Hecho un seguimiento a presentaciones donde cada diapositiva era técnicamente correcta y, sin embargo, todo parecía navegar a través de arena húmeda. No había nada mal, ni nada necesario. Eso es lo que suele ser el "relleno" —no información mala, solo información que no merecía su diapositiva.

La mayoría de los consejos sobre este tema le indican que reduzca las palabras por diapositiva o siga la regla 6x6. Eso es una solución sintomática. El verdadero problema está un nivel más arriba: diapositivas, secciones y frases que existen porque alguien tenía miedo de dejar algo fuera, no porque la audiencia las necesitara. Recortar adjetivos no solucionará eso. Recortar la diapositiva equivocada sí.

El relleno no es un problema de conteo de palabras

Un viñeta de diez palabras puede ser relleno. Un párrafo de noventa palabras puede ser esencial. La prueba que uso no es la longitud —sino si eliminar esa línea cambia lo que la audiencia entiende o decide. Si no lo hace, es decoración, sin importar lo ajustado que sea el enunciado.

Esto importa porque las personas que "recortan por concisión" suelen solo acortar el relleno en lugar de eliminarlo. Al final terminan con una presentación más delgada que, sin embargo, no dice nada. Prefiero ver una diapositiva ligeramente más extensa que lleve información real que una diapositiva bellamente recortada que no lleve nada.

Dónde realmente se esconde el relleno

En mi experiencia, se agrupa en cinco lugares predecibles, y rara vez son donde la gente suele buscar:

  • La diapositiva de contexto antes de la diapositiva de contexto. Los equipos suelen preparar su punto con dos o tres diapositivas de aclaración —antecedentes del mercado, historia de la compañía, "por qué esto importa"— antes de decir algo específico. Una de esas diapositivas suele cumplir la función de las tres.
  • Viñetas de repaso que repiten el título de la diapositiva anterior. "Como se discutió, nuestro desempeño en el T3 mostró crecimiento" no agrega nada que el título de la diapositiva no hubiera dicho ya. Está ahí para sonar exhaustivo, no para informar.
  • Calificadores apilados sobre calificadores. "Creemos que esto podría representar potencialmente una oportunidad significativa" son cinco matices alrededor de cero compromisos. Di lo que piensas que pasó, o di que aún no lo sabes —ambas opciones son más útiles que el matiz.
  • La diapositiva de agenda, cuando la presentación tiene menos de diez diapositivas. Para una presentación corta, una diapositiva de agenda es un índice para un folleto. Se justifica solo a partir de aproximadamente quince diapositivas o en sesiones con múltiples oradores —por debajo de eso, es un obstáculo.
  • Diapositivas de datos sin implicación declarada. Un gráfico seguido de silencio, o por "como pueden ver, los números hablan por sí mismos" —no lo hacen. Si el gráfico no va acompañado de una frase que diga qué hacer al respecto, es relleno con leyenda.

Nada de esto es sobre tono o pulido. Es sobre si cada elemento está tirando del peso para una persona específica en la sala que lo necesita para tomar una decisión.

Una prueba más rápida que "¿esto es necesario?"

"¿Esto es necesario?" es demasiado fácil de responder con un "sí" —casi todo parece necesario para quien investigó el tema. Una pregunta más afilada: ¿quién en esta sala necesita este dato específico para tomar su decisión y qué pasa si no lo tiene?

Si no puedes nombrar a la persona o la decisión, la diapositiva está ahí por completitud, no por comunicación. La completitud es el objetivo de quien escribe, no del lector —nadie en el público te está calificando por cobertura. Una cosa que la gente suele pasar por alto aquí: esta prueba también detecta diapositivas que existen solo porque un interesado las pidió en un borrador anterior y nadie las eliminó cuando el requerimiento cambió.

Ejemplo hipotético, no de un cliente real: imagina una revisión de presupuesto de diez diapositivas donde la diapositiva 4 desglosa un costo de proveedor por trimestre, pero la única decisión en la mesa es si renovar el contrato o no. El desglose trimestral es exacto e irrelevante —la decisión de renovación solo necesita el total anual y el costo alternativo. Recortar la diapositiva 4 a una línea libera espacio para argumentar a favor o en contra de la renovación, que es la diapositiva que nadie construyó.

Dónde el recorte puede salir mal

No recomendaría recortar todo lo que se repite. Algunas redundancias están haciendo un trabajo real:

  • Una diapositiva breve de repaso antes de un descanso en una sesión larga ayuda a quienes se fueron o perdieron el hilo —eso no es relleno, es accesibilidad.
  • Para una audiencia con varios idiomas o no nativa del inglés, repetir un número clave tanto en el gráfico como en la narración reduce malentendidos que una presentación en inglés nativo no necesitaría.
  • Las presentaciones ejecutivas enviadas sin un presentador en vivo suelen necesitar una frase adicional por diapositiva que una versión hablada no requeriría, porque no hay un orador para llenar el vacío. Recortar esa frase para igualar la densidad "presencial" es un error específico de las presentaciones para dejar atrás.

La línea no es "nunca repetir nada". Es "repetir solo lo que sirva para la comprensión de esta audiencia específica y el formato de entrega" —una diapositiva de repaso para una reunión en vivo de todos los empleados y un párrafo de repaso en un PDF enviado por correo electrónico resuelven problemas diferentes, incluso si parecen similares.

Un corte que realmente funciona

En lugar de editar diapositiva por diapositiva, reviso la presentación una vez haciendo solo una pregunta por pasada —mezclar pasadas es cómo la gente termina puliendo frases en diapositivas que deberían haber sido eliminadas por completo.

Primera pasada: ¿qué diapositivas podrían eliminarse sin que nadie en la sala note un vacío en el argumento? Segunda pasada, en lo que queda: ¿qué viñetas repiten el título de la diapositiva o el de la anterior? Tercera pasada: ¿qué frases matizan en lugar de comprometerse? Solo después de esas tres pasa tener sentido un ajuste a nivel de lenguaje por redundancia —y para entonces suele haber mucho menos que recortar de lo que se espera, porque la mayor parte del relleno se queda con las diapositivas eliminadas, no con las frases ajustadas.

Esto también tiende a acortar el tiempo de construcción en presentaciones futuras, ya que muchos de estos hábitos se repiten a través de proyectos una vez que sabes qué buscar.

La estructura pesa más que el texto

La práctica de diapositivas de McKinsey suele citarse como una lección de diseño, pero en realidad es una lección de estructura de argumento — cada diapositiva establece una sola conclusión, y todo lo que está debajo existe para apoyar esa línea. Una presentación construida así tiene mucho menos espacio para relleno por construcción, porque una diapositiva sin una conclusión clara no tiene dónde ubicarse en la secuencia. Si estás reconstruyendo una presentación desde cero, empezar con conclusiones de una sola frase por diapositiva antes de construir los elementos visuales atrapa gran parte del relleno antes de que incluso se escriba.

La saturación visual y la saturación de contenido suelen ir de la mano, también — una diapositiva abarrotada de elementos decorativos suele esconder un problema de contenido debajo, no solo uno de diseño. Si una diapositiva parece ocupada sin importar cómo la reorganices, revisa si está intentando hacer dos puntos a la vez.

La próxima vez que mires una presentación que pesa más de lo que debería, no empieces por acortar frases. Empieza preguntándote cuáles son las diapositivas que nadie en la sala realmente necesita —eso suele ser donde está el verdadero peso.