Ich habe Präsentationen erlebt, bei denen jede Folie technisch korrekt war, die aber trotzdem so anfühlten, als würde man durch nassen Sand waten. Es war nichts falsch – und nichts war auch nicht nötig. Genau das ist meistens „Blabla“: nicht schlechte Informationen, sondern solche, die ihre Folie nicht verdient haben.

Die meisten Ratschläge zu diesem Thema raten Ihnen, die Wörter pro Folie zu kürzen oder die 6x6-Regel zu befolgen. Das ist eine Symptombehandlung. Das eigentliche Problem liegt eine Ebene höher: ganze Folien, Abschnitte und Formulierungen existieren, weil jemand Angst hatte, etwas auszulassen, nicht weil das Publikum sie brauchte. Weniger Adjektive lösen das nicht. Das richtige Entfernen der falschen Folie tut es.

Blabla ist kein Problem der Wortanzahl

Ein Zehn-Wörter-Punkt kann Füllmaterial sein. Ein neunzig Wörter langer Absatz kann essenziell sein. Mein Test ist nicht die Länge – sondern ob das Entfernen der Zeile, was das Publikum versteht oder entscheidet, verändert. Wenn nicht, ist es Dekoration, egal wie präzise die Formulierung ist.

Das ist wichtig, weil Menschen, die „für Prägnanz kürzen“, oft nur das Füllmaterial kürzen, statt es zu entfernen. Am Ende haben Sie eine schlankere Präsentation, die trotzdem nichts aussagt. Ich würde lieber eine etwas wortreichere Folie sehen, die echte Informationen trägt, als eine perfekt gekürzte, die gar keine trägt.

Wo sich Füllmaterial tatsächlich versteckt

Aus meiner Erfahrung sammelt es sich an fünf vorhersehbaren Stellen – und die sind selten dort, wo die Leute suchen:

  • Die Kontextfolie vor der Kontextfolie. Teams bauen ihre Punkte oft mit zwei oder drei Folien „Hustentablett“ auf – Marktübersicht, Firmenhistorie, „warum das wichtig ist“ – bevor sie etwas Spezifisches sagen. Eine dieser Folien erledigt meistens die Arbeit aller drei.
  • Zusammenfassungs-Punkte, die den Titel der vorherigen Folie wiederholen. „Wie besprochen zeigte unsere Q3-Leistung Wachstum“ sagt nichts Neues, was der Folientitel nicht schon gesagt hätte. Es ist da, um gründlich zu wirken, nicht um zu informieren.
  • Qualifikationen, die sich auf Qualifikationen stapeln. „Wir glauben, dies könnte möglicherweise eine bedeutende Gelegenheit darstellen“ sind fünf Ausflüchte um null Verpflichtungen. Sagen Sie, was Sie denken, oder sagen Sie, dass Sie es noch nicht wissen – beides ist nützlicher als die Ausflucht.
  • Die Agenda-Folie, wenn die Präsentation weniger als zehn Folien hat. Für eine kurze Präsentation ist eine Agenda-Folie wie ein Inhaltsverzeichnis für einen Flyer. Sie verdient ihren Platz erst ab etwa fünfzehn Folien oder in einer Mehrpersonen-Präsentation – darunter ist sie Ballast.
  • Datenfolien ohne klare Schlussfolgerung. Ein Diagramm, gefolgt von Stille oder „wie Sie sehen können, sprechen die Zahlen für sich“ – sie tun das nicht. Wenn das Diagramm nicht mit einem Satz begleitet wird, der erklärt, was man damit tun soll, ist es Füllmaterial mit Legende.

Das hier hat nichts mit Ton oder Feinheit zu tun. Es geht darum, ob jedes Element für eine bestimmte Person im Raum Gewicht trägt, die es braucht, um eine Entscheidung zu treffen.

Ein schnellerer Test als „ist das notwendig“

„Ist das notwendig“ ist zu einfach zu bejahen – fast alles fühlt sich für die Person, die es recherchiert hat, notwendig an. Eine schärfere Frage: wer in diesem Raum braucht diese spezifische Information, um eine Entscheidung zu treffen, und was passiert, wenn sie sie nicht hat?

Wenn Sie den Menschen oder die Entscheidung nicht benennen können, ist die Folie für Vollständigkeit da, nicht für Kommunikation. Vollständigkeit ist das Ziel eines Autors, nicht eines Lesers – niemand im Publikum bewertet Sie nach Abdeckung. Etwas, das viele übersehen: Dieser Test fängt auch Folien ein, die nur existieren, weil ein Stakeholder sie in einer früheren Version angefordert hat und niemand sie entfernt hat, nachdem sich die Anforderung geändert hat.

Beispiel zur Veranschaulichung, kein echter Kunde: Stellen Sie sich eine zehnseitige Budgetüberprüfung vor, bei der Folie 4 die Kosten eines Lieferanten quartalsweise aufbricht, aber die einzige Entscheidung auf dem Tisch ist, ob der Vertrag überhaupt verlängert werden soll. Die quartalsweise Aufschlüsselung ist zwar korrekt, aber irrelevant – die Entscheidung zur Verlängerung braucht nur die Jahresgesamtkosten und die Alternative. Durch das Kürzen von Folie 4 auf eine Zeile wird Platz frei, um tatsächlich für oder gegen die Verlängerung zu argumentieren, was die Folie ist, die niemand gebaut hat.

Wo das Kürzen schiefgeht

Ich würde nicht empfehlen, alles zu kürzen, was sich wiederholt. Manche Wiederholung leistet echte Arbeit:

  • Eine kurze Zusammenfassungsfolie vor einer Pause in einer langen Sitzung hilft den Menschen, die dazwischen gegangen sind oder den Faden verloren haben – das ist keine Füllung, sondern Zugänglichkeit.
  • Für ein gemischtes Sprach- oder nicht-muttersprachliches Publikum reduziert das Wiederholen einer Schlüsselzahl sowohl im Diagramm als auch in der Erzählung Missverständnisse, die eine rein englischsprachige Präsentation nicht benötigen würde.
  • Führungspräsentationen, die ohne Live-Präsentator verschickt werden, benötigen oft einen zusätzlichen Satz pro Folie, den eine gesprochene Version nicht bräuchte, weil es keinen Sprecher gibt, der die Lücke füllt. Das Kürzen dieses Satzes, um die „Live“-Dichte zu erreichen, ist ein Fehler, der speziell für „Leave-behind“-Präsentationen gilt.

Die Regel ist nicht „wiederhole nichts“. Sie lautet: „Wiederhole nur, was die Verständlichkeit für dieses spezifische Publikum und diesen Präsentationstyp unterstützt“ – eine Zusammenfassungsfolie für eine Live-All-Hands-Sitzung und ein Zusammenfassungsabsatz in einer per E-Mail verschickten PDF lösen unterschiedliche Probleme, selbst wenn sie ähnlich aussehen.

Ein Schnitt, der wirklich funktioniert

Statt Folie für Folie zu bearbeiten, gehe ich einmal durch die Präsentation und stelle nur eine Frage pro Durchgang – das Mischen von Durchgängen führt dazu, dass Menschen Sätze auf Folien polieren, die eigentlich ganz gelöscht werden sollten.

Erster Durchgang: Welche Folien könnten gelöscht werden, ohne dass jemand im Raum eine Lücke in der Argumentation bemerkt? Zweiter Durchgang, bei dem, was übrig bleibt: Welche Punkte wiederholen den Folientitel oder die vorherige Folie? Dritter Durchgang: Welche Sätze umschreiben statt zu entscheiden? Erst nach diesen drei Durchgängen macht ein sprachlicher Feinschliff für Wortkargheit Sinn – und bis dahin gibt es meistens viel weniger zu kürzen, als man erwartet, weil der Großteil des Blablas mit den gelöschten Folien verschwindet, nicht mit den verkürzten Sätzen.

Das verkürzt auch die Bauzeit für zukünftige Präsentationen, da viele dieser Gewohnheiten sich über Projekte hinweg wiederholen, sobald man weiß, worauf man achten muss.

Struktur wiegt mehr als Wortwahl

Die Präsentationspraxis von McKinsey wird oft als Gestaltungslektion zitiert, aber es ist eigentlich eine Argumentationsstrukturlektion – jede Folie stellt eine einzelne Schlussfolgerung dar, und alles darunter existiert, um diese eine Zeile zu unterstützen. Eine so gebaute Präsentation hat von Natur aus weniger Platz für Füllmaterial, weil eine Folie ohne klare Schlussfolgerung keinen Platz in der Abfolge hat. Wenn Sie eine Präsentation von Grund auf neu aufbauen, beginnt das Festlegen von Einzeilschlussfolgerungen pro Folie vor dem Erstellen der Visuals, fängt vieles vom „Polstern“ ab, bevor es überhaupt geschrieben wird.

Visuelle und inhaltliche Überladung gehen oft Hand in Hand – eine Folie, die mit dekorativen Elementen überladen ist, verbirgt häufig ein inhaltliches Problem darunter, nicht nur ein Layoutproblem. Wenn eine Folie unabhängig davon, wie Sie sie umarrangieren, überladen wirkt, prüfen Sie, ob sie eigentlich versucht, zwei Punkte gleichzeitig zu vermitteln.

Das nächste Mal, wenn Sie eine Präsentation sehen, die schwerer wirkt als nötig, beginnen Sie nicht damit, Sätze zu kürzen. Fragen Sie stattdessen, welche Folien niemand im Raum wirklich braucht – das ist meistens, wo das eigentliche Gewicht liegt.