私は、技術的に正しいスライドばかりで構成されたプレゼンテーションを何度も聞いたことがあります。それでも、全体としては、ぬかるみを歩くような感覚を抱かせるものでした。問題は何一つありません。必要のないものも何一つありません。これが「フラフラ」と呼ばれるものの本質です——悪くない情報でも、そのスライドに値するものではなかったのです。
このテーマについての多くのアドバイスは、スライドあたりの単語数を減らすか、6x6ルールに従うように言います。これは症状の治療です。本質的な問題は、一段階上にあります：スライド、セクション、フレーズが存在するのは、誰かが何かを省略することを恐れたからで、聴衆がそれを必要としているからではありません。形容詞を削除しても解決しません。間違ったスライドを削除することが解決します。
フラフラは単語数の問題ではありません
10語の箇条書きがフィラーになることもあります。90語の段落が本質的なものになることもあります。私が使うテストは長さではなく、その行を削除しても聴衆が理解したり決断したりする内容が変わらないかどうかです。変わらないのであれば、それは飾りで、どんなにコンパクトな表現でも構わないのです。
これは重要です。人々が「簡潔さのために削減」するとき、彼らはしばしばフィラーを短くするだけで、それを削除しないため、結果として、よりスリムなデッキがそれでも何の意味もないことを伝えることになります。私は、より多少語数の多いスライドで実質的な情報を伝える方が、美しく切り詰められたもので何の情報も伝えないよりも好みます。
フィラーが実際に隠れる場所
私の経験では、フィラーは五つの予測可能な場所に集中しており、人はそこに気づくことはほとんどありません：
- コンテキストスライドの前にコンテキストスライド。 チームは、市場背景、会社の歴史、または「なぜ重要か」といったスライドを2、3枚使って、初めて具体的なことを述べることがあります。そのスライドのうち、通常は3つの目的を1つのスライドで果たすことができます。
- 前のスライドのタイトルを再言するリカップの箇条書き。「議論の通り、我々のQ3のパフォーマンスは成長を示した」という文は、スライドのタイトルが既に伝えていることを何の新しい情報も加えません。それは徹底感を演出するために存在し、情報を提供するためではありません。
- 修飾語が積み重なる修飾語。「このことが重要な機会を示唆している可能性があると我々は考える」という文は、ゼロのコミットメントを5つの修飾語で包み込んでいます。あなたが考えることを述べるか、まだ分からないと伝えるか、どちらもこの修飾語の束よりも有用です。
- スライド数が10枚以下の場合のアジェンダスライド。短いデッキにとって、アジェンダスライドはパンフレットの目次です。15枚以上のスライドや複数のスピーカーによるセッションでは意味を持ちますが、それ以下ではオーバーヘッドになります。
- 明示的な結論を伴わないデータスライド。チャートに続く沈黙、または「ご覧の通り、数字は自ら語っている」という文は、数字が語っているわけではありません。チャートに、それをどう扱うべきかを述べる文が付いていない場合、それは図説付きのフィラーです。
これらはトーンや仕上げの問題ではありません。各要素が、その情報を必要とする部屋の特定の誰かが決断するために重みを持っているかどうかの問題です。
「これは必要ですか」よりも速いテスト
「これは必要ですか」という質問は、「はい」と答えるのが簡単すぎます——ほとんどの人は調査した情報に対して「必要」と感じてしまいます。より鋭い質問は、この部屋にいる誰かがこの特定の事実を決断するために必要とし、もしそれを持たないとどうなるのかです。
その人や決断を特定できないのであれば、そのスライドは完結性のために存在し、コミュニケーションのためではありません。完結性は書き手の目標であり、読み手の目標ではありません——聴衆はあなたのカバー範囲を評価することはありません。ここでは、人々が見落とすことがよくあるのは、このテストは、以前のドラフトでステークホルダーが要求したスライドが存在し、その後その要求が変わっても誰もそれを削除しなかった場合にも、そのようなスライドをキャッチすることです。
仮想的な例、実際のクライアントではありません：10枚の予算レビューで、スライド4がベンダーのコストを四半期ごとに分解していますが、テーブル上の唯一の決断は契約を更新するかどうかです。四半期ごとの分解は正確ではありますが、関連性がありません——更新の決断には年間の総額と代替コストのみが必要です。スライド4を1行に削減することで、実際に更新に賛成または反対する議論を行う余地が生まれます、それが誰も作成しなかったスライドです。
削減が逆効果になる場所
私は、すべての繰り返しを削除することをお勧めしません。ある程度の冗長性は実質的な働きをしています：
- 長いセッションの間の休憩前に、短いリカップスライドは、休憩に出た人や話の流れを失った人に役立ちます——これはフィラーではなく、アクセシビリティです。
- 多言語または英語非母語話者の聴衆の場合、チャートとナレーションの両方で重要な数値を再言することで、ネイティブスピーカーのデッキでは必要としない誤読を減らすことができます。
- ライブプレゼンターがいない場合、実行中のエグゼクティブデッキは、スピーチ版では必要のない1つの追加文を、各スライドに必要とすることがあります。インパーソナル版の密度に合わせてその文を削除するのは、留置用デッキに特有のミスです。
線引きは「何一つ繰り返さない」ではありません。これは「この特定の聴衆とプレゼンテーション形式のために理解を助けるためにのみ繰り返す」ということです——ライブの全員集会用のリカップスライドと、メールで送付されるPDFのリカップ段落は、見た目が似ていても、解決する問題が異なります。
実際に効果的な削減パス
スライドごとに編集するのではなく、一度のパスでデッキ全体を通して、一つの質問のみを尋ねるようにします——パスを混ぜ合わせることが、スライドを完全に削除すべきものをポリッシュすることにつながる原因です。
最初のパス：部屋の誰もが論理のギャップに気づかないスライドはどれか。次に残ったものに対して、二つ目のパス：どの箇条書きがスライドのタイトルまたは前のスライドを繰り返しているか。三つ目のパス：どの文が修飾語でしかなく、コミットメントを示していないか。この三つのパスの後で、初めて単語数の削減のための言語レベルの編集が意味を持ちます——そしてその時には、通常、削除されたスライドに残ったフラフラの大半が削減される前に、削減すべき単語数は予想よりも少なくなるでしょう。
これはまた、将来のデッキの作成時間を短縮する傾向があります、なぜならこれらの習慣は、一度その注意を払うようになれば、プロジェクトをまたいで繰り返されるからです。
構造は言葉よりも重みを持つ
McKinseyのスライドの実践は、デザインの教訓としてよく引用されますが、実際には論理構造の教訓です——各スライドは一つの結論を述べ、その下のすべての要素はその一行を支えるために存在するのです。そのような構造で作られたデッキは、構造上、フィラーの余地がほとんどなくなります、なぜなら明確な結論のないスライドは、その流れの中で存在する場所がないからです。デッキをゼロから再構築する場合、スライドごとに一つの文の結論を最初に決めてからビジュアルを作成することで、多くのパディングを事前に防ぐことができます。
視覚的な混雑と内容の混雑はしばしば共に現れます——装飾的な要素で混雑したスライドは、しばしば下に隠された内容の問題を抱えているのであり、単にレイアウトの問題ではありません。スライドがどのように配置しても忙しそうに見える場合、それは実際に二つのポイントを同時に伝えようとしている可能性があります。
次回、プレゼンテーションが予想以上に重たいと感じたとき、まずは短い文を削るところから始めないでください。代わりに、部屋にいる誰もが実際に必要としないスライドはどれかと尋ねてください——それは通常、本当の重みが存在する場所です。
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