我曾经坐过无数次演示，每张幻灯片在技术上都没有问题，但整体感觉却像在湿沙中挣扎。没有问题，但也没有必要。这就是“废话”通常的样子——并非错误的信息，只是那些没有赢得幻灯片资格的信息。

关于这个话题的大多数建议会告诉你减少每张幻灯片的字数，或者遵循“6x6规则”。这是对症下药。真正的问题在于更高一层：整张幻灯片、部分内容和短语之所以存在，是因为有人害怕遗漏什么，而不是因为观众需要它们。减少形容词不会解决问题，删除错误的幻灯片才能解决问题。

废话不是字数问题

一个十字的项目子句可能是填充物，一个九十字的段落可能是必需的。我使用的测试标准不是长度，而是移除这一行是否会改变观众的理解或决定。如果不会，那么它就是装饰，无论措辞多么简洁。

这很重要，因为那些“为了简洁而修剪”的人通常只是缩短了填充物，而不是移除它。结果是，你得到了一个精简的演示，但依然没有传达任何信息。我宁愿看到一个稍微冗长的幻灯片，它携带着真正的信息，也不愿看到一个精心修剪的幻灯片，它却什么都没有传达。

废话实际隐藏的地方

在我的经验中，废话通常集中在五个可预见的地方，而这些地方往往不是人们想到的地方看：

  • 在上下文幻灯片之前的上下文幻灯片。团队通常会用两三张幻灯片来铺垫观点——市场背景、公司历史、“为什么重要”——但在说出具体内容之前。其中一张幻灯片通常可以替代其他两张的作用。
  • 重复前一张幻灯片标题的总结子句。“如讨论过的，我们第三季度的表现展示了增长”并没有比幻灯片标题多传达任何信息。它只是为了听起来全面，而不是为了传达信息。
  • 堆叠的限定词。“我们相信这可能代表一个重要的机会”是五个保留词包裹着零承诺。说出你认为发生了什么，或者说你还不知道——两者都比保留词更有用。
  • 当幻灯片少于十张时的议程幻灯片。对于短幻灯片，议程幻灯片就如同小册子的目录。它在大约十五张幻灯片以上或者多位发言人会议中才能证明其存在价值——以下则是多余的。
  • 没有明确结论的数据幻灯片。一张图表后面跟着沉默，或者“如你所见，数字自言自语”——它们并没有。如果图表没有配上一句说明如何处理的句子，那么它就是带有图例的填充物。

以上都不是关于语气或润色的问题，而是关于每个元素是否为会场中需要做出决定的人提供了具体的支持。

比“这是必要的”更快的测试

“这是必要的”这一问题太容易回答“是”了——几乎每个人都会认为自己研究过的内容是必要的。更尖锐的问题是：在房间里，谁需要这个具体的事实来做出决定，如果他们没有这个信息会发生什么？

如果你无法说出那个人或那个决定，那么幻灯片存在是为了完整性，而不是为了沟通。完整性是作者的目标，不是读者的——观众不会因为你的覆盖面而给你打分。人们在这里常常忽略的是：这个测试也能发现那些仅仅因为某个利益相关者在早期草稿中要求，而没有在需求变化后被移除的幻灯片。

假设例子，不是真实客户：想象一个十张幻灯片的预算审查，其中第四张幻灯片将供应商成本按季度分解，但唯一的决定是是否续约合同。季度分解是准确的，但无关紧要——续约决定只需要年度总额和替代成本。将第四张幻灯片缩减为一行，可以腾出空间来实际论证或反对续约，而这正是没有人构建的幻灯片。

修剪反而失败的地方

我不会建议删除所有重复的内容。一些重复确实在做实质性工作：

  • 在长会议中间的短总结幻灯片帮助那些离开或失去线索的人——这不是填充物，而是可及性的保障。
  • 对于混合语言或非母语英语的观众，在图表和讲述中重复关键数字可以减少母语演示中不会出现的误读。
  • 没有现场发言人发送的高管演示通常需要每张幻灯片额外的一句，而口头版本不需要，因为没有发言人来填补空白。将这句删除以匹配“现场”密度是为离场演示特有的错误。

分界线不是“永远不要重复任何内容”。而是“仅重复那些对这个特定观众和传递格式有助于理解的内容”——在现场全体会议中使用的总结幻灯片和在邮件中发送的PDF中的总结段落解决的是不同的问题，即使它们看起来相似。

一个真正有效的修剪过程

而不是逐张幻灯片编辑，我会用一个通用的问题对整个演示进行一次扫描——混合扫描是人们最终在语句上打磨那些本应被完全删除的幻灯片的原因。

第一遍：哪些幻灯片可以删除，而不会让房间里的人注意到论点的缺口？第二遍，在剩下的幻灯片上：哪些子句重复了幻灯片标题或前一张幻灯片？第三遍：哪些句子使用保留词而不是承诺？只有在这三遍之后，对语言层面的冗长度进行修剪才有意义——而且到那时，通常需要修剪的内容会比你预期的少很多，因为大部分废话随着被删除的幻灯片一起消失了，而不是紧缩后的句子。

这也有助于缩短未来演示的制作时间，因为这些习惯在你了解需要注意什么后会在多个项目中重复出现。

结构比措辞更重要

麦肯锡的幻灯片实践经常被引用为设计教训，但实际上是一个论点结构的教训——每张幻灯片陈述一个单一的结论，而下面的所有内容都存在于支持这一行的目的。以这种方式构建的演示在结构上有更少的空间容纳填充物，因为没有明确结论的幻灯片在序列中没有立足之地。如果你从头重新构建一个演示，在构建视觉效果之前，用每张幻灯片一句结论的方式可以在写作之前就发现大部分填充物。

视觉杂乱和内容杂乱经常相伴而生——一张被装饰元素塞满的幻灯片通常是在隐藏内容问题，而不仅仅是布局问题。如果一张幻灯片无论你如何重新排列都显得繁忙，检查它是否试图同时传达两个观点。

下次你发现一个演示看起来比应该的更沉重时，不要从缩短句子开始。从问哪些幻灯片房间里的人实际上不需要开始——那通常是真正的重量所在。