¿Por qué crear una plantilla de PowerPoint en lugar de reutilizar una presentación antigua?

Una presentación antigua puede parecer una plantilla porque ya contiene tus colores, fuentes y diseños familiares. El problema es que también incluye decisiones tomadas para una presentación específica.

Una plantilla de PowerPoint bien diseñada comienza de manera diferente. Primero estableces las reglas visuales, luego creas diseños que puedan manejar diferentes tipos de contenido sin obligar a la próxima presentación a adaptarse a la forma de la anterior.

La diferencia se vuelve especialmente importante cuando varias personas usarán el mismo archivo. Una buena plantilla debe facilitar la repetición del formato correcto y dificultar los errores comunes de formato.

Empieza con el sistema de presentación, no con la primera diapositiva

Antes de abrir el Maestro de diapositivas, decide qué necesita realmente la plantilla para soportar. Piensa en las presentaciones que se crearán con ella, en lugar de la presentación que estás diseñando hoy.

Para una plantilla empresarial, eso podría incluir:

  • Diapositivas de título y apertura
  • Diapositivas divisoras de sección
  • Diapositivas con contenido centrado en texto
  • Diseños de dos columnas
  • Combinaciones de imágenes y texto
  • Diseños para datos y gráficos
  • Diapositivas de comparación
  • Diapositivas de línea de tiempo o proceso
  • Diapositivas de cierre o contacto

El objetivo no es crear docenas de diseños. Es cubrir los patrones recurrentes de comunicación que los usuarios realmente necesitarán.

El catálogo actual de PowerPoint de ImagineLayout, por ejemplo, está organizado alrededor de diferentes necesidades de presentación y también separa las plantillas de presentaciones de los diagramas, gráficos, mapas y formas. Esa distinción es útil al pensar en la arquitectura de tu propia plantilla: no todos los elementos visuales necesitan convertirse en un diseño maestro.

Establece el tamaño de la diapositiva antes de construir la plantilla

Elige las dimensiones de la presentación antes de empezar a posicionar los elementos.

Para una presentación moderna basada en pantalla, un diseño panorámico suele ser un buen punto de partida, pero la elección correcta depende de dónde se mostrará o distribuirá la presentación final.

Cambiar las dimensiones de la diapositiva después de que la plantilla haya sido construida puede afectar el espaciado, las proporciones de las imágenes, el ajuste de texto y los diseños de diagramas. Es mucho más fácil establecer primero el lienzo y diseñar el sistema alrededor de él.

También es aquí donde debes decidir sobre la cuadrícula básica: márgenes de página, ancho del contenido, posición del título, área del pie de página y las zonas donde pueden aparecer imágenes o diagramas.

Abre el Maestro de diapositivas y construye la base

Ahora ve a Vista → Maestro de diapositivas. Aquí es donde debe establecerse la estructura reutilizable de la plantilla.

El maestro no es simplemente un lugar para colocar un fondo y un logotipo. Es el marco que controla los elementos que deseas repetir en múltiples diseños.

Empieza con el maestro de nivel superior y establece las reglas visuales que deben mantenerse consistentes a lo largo de la presentación:

  • Fuentes del tema
  • Colores del tema
  • Tratamiento del fondo
  • Jerarquía de texto predeterminada
  • Colocación del logotipo donde corresponda
  • Tratamiento del pie de página o número de página
  • Reglas básicas de alineación y espaciado

Una distinción importante es entre los elementos que deben heredarse y los que deben permanecer flexibles. Si cada diapositiva necesita la misma marca de la marca en exactamente la misma posición, pertenece a la estructura del maestro. Si una imagen cambia de diapositiva en diapositiva, generalmente debe manejarse a través de un marcador o elemento de nivel de diapositiva.

La reciente guía de ImagineLayout sobre la construcción de plantillas de PowerPoint resistentes hace el mismo punto arquitectónico desde otro ángulo: el Maestro de diapositivas controla los marcadores, pero no puede controlar cada objeto flotante que un usuario inserte o mueva más tarde. Por eso el diseño de la plantilla debe considerar cómo las personas editarán realmente el archivo, no solo cómo se ve el maestro. Lee más sobre cómo diseñar una plantilla de PowerPoint que los empleados no puedan romper.

Crea colores y fuentes del tema

Una plantilla reutilizable no debe depender de cambiar manualmente el color de cada forma.

Define los colores principales del tema para que PowerPoint pueda reutilizarlos en toda la presentación. Incluye los colores necesarios para la marca así como colores prácticos de apoyo para fondos, texto, bordes, gráficos y énfasis.

El mismo principio se aplica a la tipografía. Define las fuentes de título y cuerpo antes de crear los diseños individuales.

Presta atención al texto real que los usuarios colocarán en la plantilla. Una combinación de fuentes que se vea excelente con un título corto puede comportarse muy diferente cuando un usuario ingresa un encabezado más largo.

Esto es una de las razones por las que probar con contenido real es más importante que llenar cada marcador con palabras de ejemplo cortas.

Construye diseños alrededor de contenido real

Una vez que la base del maestro esté lista, crea los diseños individuales de las diapositivas.

Un error común es diseñar estos diseños como composiciones atractivas primero y decidir después para qué sirven. El mejor enfoque es definir primero la tarea de comunicación.

Por ejemplo, un diseño llamado Dos Columnas debe tener una razón clara de existir. Podría estar destinado a una comparación, un argumento con evidencia de apoyo, o una combinación de texto e imagen. Estos usos pueden requerir proporciones diferentes, incluso si técnicamente contienen dos columnas.

Los diseños útiles suelen incluir:

  • Título
  • Título y contenido
  • Divisor de sección
  • Comparación de dos columnas
  • Imagen con leyenda
  • Estadística grande o mensaje clave
  • Gráfico y explicación
  • Proceso o línea de tiempo
  • Diapositiva de cierre

Mantén la lista enfocada. Si dos diseños realizan esencialmente la misma función, los usuarios terminarán eligiendo uno al azar y la plantilla se volverá más difícil de mantener.

Usa marcadores en lugar de cajas decorativas

Los marcadores son una de las partes más importantes de una plantilla reutilizable de PowerPoint.

Un rectángulo decorativo puede parecer un área para imágenes, pero no necesariamente le dice al siguiente usuario qué debe colocarse allí. Un marcador correctamente configurado da al diseño una estructura funcional que puede reutilizarse.

Usa marcadores para contenido que se espera que cambie:

  • Títulos
  • Texto corporal
  • Imágenes
  • Gráficos
  • Tablas
  • Otras áreas de contenido recurrentes

Mantén los elementos decorativos fijos separados de esas áreas de contenido. Esto facilita que los usuarios reemplacen el contenido real sin mover accidentalmente el marco visual alrededor de él.

Una prueba útil es simple: inserta un contenido completamente diferente en cada marcador. Si el diseño solo funciona con el contenido de ejemplo que diseñaste originalmente, aún no es una plantilla robusta.

Diseña la plantilla para el flujo de trabajo de duplicar diapositivas

Las personas rara vez crean cada diapositiva desde un lienzo vacío. Por lo general, duplican una diapositiva, seleccionan otro diseño, pegan contenido o reutilizan algo de una presentación anterior.

Este comportamiento debe influir en la arquitectura de la plantilla.

La guía de plantillas de ImagineLayout destaca un punto de fallo particularmente común: un usuario duplica una diapositiva que ya ha sido modificada manualmente, y esas modificaciones locales se convierten en el punto de partida para otra diapositiva. El resultado es una deriva visual gradual.

Una solución práctica es hacer que los diseños previstos sean obvios y mantener fuera del archivo final los diseños maestros innecesarios. Si hay diez opciones casi idénticas, los usuarios son más propensos a saltarse la estructura por completo.

Una plantilla debe guiar a los usuarios hacia la acción correcta sin que deban entender cómo funciona la arquitectura subyacente de PowerPoint.

Prueba la plantilla con contenido deficiente

Este es el paso que muchos creadores de plantillas omiten.

No pruebes solo con titulares cuidadosamente escritos y imágenes recortadas perfectamente. Prueba con el contenido que realmente revelará debilidades.

  • Usa un titular que sea el doble de largo que el de ejemplo.
  • Pega un párrafo con más texto de lo esperado.
  • Inserta una imagen vertical en un marcador horizontal.
  • Usa un gráfico con etiquetas de categoría largas.
  • Duplica varias diapositivas y cambia su contenido.
  • Reemplaza las imágenes con proporciones diferentes.
  • Prueba la plantilla en otra computadora con las fuentes previstas disponibles.

Observa si el texto se reduce inesperadamente, márgenes inconsistentes, objetos que salen de la zona prevista y diseños que se vuelven inutilizables cuando el contenido cambia.

La primera diapositiva puede verse perfecta mientras que la quinta o décima revelan las verdaderas debilidades de la plantilla.

Mantén el maestro más pequeño de lo que piensa el usuario

Una plantilla puede volverse más difícil de usar cuando se incluyen todas las posibles variaciones de diseño en ella.

Podrías estar tentado a crear diseños separados para cada variación de color, posición de imagen, longitud de texto y combinación de contenido. Esto produce flexibilidad en el papel, pero a menudo crea sobrecarga de opciones para la persona que construye la presentación.

En su lugar, decide cuáles variaciones realmente necesitan ser estructurales. Si un usuario puede cambiar un elemento directamente en la diapositiva sin dañar el sistema subyacente, quizá no merezca su propio diseño maestro.

La mejor plantilla no es necesariamente la que tenga el mayor número de diseños. Es la que cubre los trabajos reales que los usuarios necesitan realizar.

Agrega elementos visuales reutilizables con cuidado

Después de que los diseños principales funcionen, agrega diagramas, iconos, formas o componentes visuales reutilizables donde resuelvan un problema recurrente.

Mantén los elementos editables realmente editables. Si un diagrama necesita cambiar con frecuencia, sus formas y textos importantes no deben convertirse en una sola imagen.

El catálogo de plantillas de PowerPoint de ImagineLayout ilustra este principio a través de activos de presentación editables y colecciones separadas de diagramas y gráficos. Estos son ejemplos útiles de la diferencia entre un diseño de diapositiva y un componente visual reutilizable.

Para más ejemplos de estructuras de presentaciones de PowerPoint editables, puedes explorar la colección de plantillas de PowerPoint de ImagineLayout.

Guarda la plantilla terminada como un archivo .POTX

Cuando el maestro, los diseños, las configuraciones del tema y los elementos reutilizables estén listos, guarda la plantilla terminada en el formato de plantilla de PowerPoint.

El formato .potx está diseñado para plantillas reutilizables de PowerPoint. Permite que la estructura original de la plantilla permanezca separada de las presentaciones individuales creadas a partir de ella.

Antes de distribuir el archivo, abre una nueva presentación desde la plantilla y prueba el resultado desde la perspectiva de alguien que nunca haya visto el archivo maestro.

Verifica si los diseños esperados aparecen en el orden correcto, si el tema se comporta correctamente, si los marcadores funcionan como se espera y si la presentación sigue siendo consistente después de varias rondas de edición.

Algunos productos de PowerPoint de ImagineLayout incluyen tanto archivos de presentación editables como archivos .POTX, mostrando cómo el formato de plantilla puede coexistir con el formato de presentación de trabajo. Ve un ejemplo de una plantilla de PowerPoint editable con un archivo POTX.

Crea una última presentación de prueba

Antes de considerar la plantilla terminada, crea una pequeña presentación a partir de ella sin volver al Maestro de diapositivas.

Esta prueba final es importante porque una plantilla puede ser técnicamente correcta pero aún incómoda de usar.

Crea varias diapositivas, cambia entre diseños, reemplaza el contenido de los marcadores, agrega una imagen, inserta un gráfico, duplica una diapositiva y realiza algunas ediciones normales. Si repetidamente necesitas abrir el Maestro de diapositivas para corregir algo que debería ser simple en la Vista Normal, probablemente la arquitectura de la plantilla necesite otra revisión.

El objetivo no es prevenir cada posible error del usuario. Es hacer que el flujo de trabajo previsto sea el más fácil.

Una plantilla de PowerPoint es un sistema de diseño, no solo un archivo

Crear una plantilla de PowerPoint desde cero es menos acerca de decorar una presentación en blanco y más acerca de diseñar un sistema reutilizable.

Empieza con el tamaño de la diapositiva y las reglas visuales. Construye el maestro. Define las fuentes y colores. Crea un conjunto enfocado de diseños. Usa marcadores para el contenido cambiante y mantén los elementos fijos bajo control. Luego prueba el archivo con contenido que probablemente lo rompa.

Si la plantilla solo funciona cuando el texto y las imágenes de ejemplo originales permanecen sin tocar, has creado una presentación, no una plantilla reutilizable.

La verdadera prueba es lo que ocurre cuando alguien abre el archivo tres semanas después, elige un diseño, pega contenido completamente diferente y nunca necesita preguntar cómo debe funcionar el diseño.