Pourquoi créer un modèle PowerPoint plutôt que de réutiliser une ancienne présentation ?

Une ancienne présentation peut ressembler à un modèle car elle contient déjà vos couleurs, polices et mises en page familières. Le problème, c'est qu'elle contient aussi des décisions prises pour une présentation particulière.

Un modèle PowerPoint bien conçu commence différemment. Vous établissez d'abord les règles visuelles, puis créez des mises en page capables d'accueillir différents types de contenu sans forcer la présentation suivante à suivre la forme de la précédente.

La différence devient particulièrement importante lorsque plusieurs personnes utiliseront le même fichier. Un bon modèle doit rendre la mise en forme correcte facile à répéter et les erreurs de mise en forme courantes plus difficiles à commettre.

Commencez par le système de présentation, pas par la première diapositive

Avant d'ouvrir le maître des diapositives, décidez ce que le modèle doit réellement supporter. Pensez aux présentations qui seront créées avec lui plutôt qu'à la présentation que vous concevez aujourd'hui.

Pour un modèle professionnel, cela pourrait signifier :

  • Diapositives de titre et d'ouverture
  • Diapositives de séparation de section
  • Diapositives axées sur le texte
  • Mises en page à deux colonnes
  • Combinations image et texte
  • Mises en page de données et de graphiques
  • Diapositives de comparaison
  • Diapositives de chronologie ou de processus
  • Diapositives de clôture ou de contact

L'objectif n'est pas de créer des dizaines de mises en page. Il s'agit de couvrir les schémas de communication récurrents que les utilisateurs auront réellement besoin d'utiliser.

Le catalogue actuel de modèles PowerPoint d'ImagineLayout, par exemple, est organisé autour de différents besoins de présentation et sépare également les modèles de présentation des diagrammes, graphiques, cartes et formes. Cette distinction est utile lorsque vous réfléchissez à l'architecture de votre propre modèle : chaque élément visuel n'a pas besoin de devenir une mise en page maître.

Définissez la taille de la diapositive avant de construire le modèle

Choisissez les dimensions de la présentation avant de commencer à positionner les éléments.

Pour une présentation moderne basée sur l'écran, une mise en page large est souvent un bon point de départ pratique, mais le bon choix dépend de l'endroit où la présentation finale sera affichée ou distribuée.

Changer les dimensions des diapositives après que le modèle a été construit peut affecter les espacements, les proportions des images, la mise en forme du texte et les mises en page des diagrammes. Il est bien plus facile d'établir d'abord la toile et de concevoir le système autour d'elle.

C'est également le moment de décider de la grille de base : marges de page, largeur du contenu, position du titre, zone du pied de page et les zones où les images ou les diagrammes peuvent apparaître.

Ouvrez le maître des diapositives et construisez la base

Passez maintenant à Affichage → Maître des diapositives. C'est ici que la structure réutilisable du modèle doit être établie.

Le maître n'est pas simplement un endroit pour placer un arrière-plan et un logo. C'est le cadre qui contrôle les éléments que vous souhaitez répéter sur plusieurs mises en page.

Commencez par le maître de niveau supérieur et établissez les règles visuelles qui doivent rester cohérentes tout au long de la présentation :

  • Polices de thème
  • Couleurs de thème
  • Traitement de l'arrière-plan
  • Hiérarchie de texte par défaut
  • Placement du logo si approprié
  • Traitement du pied de page ou du numéro de page
  • Règles d'alignement et d'espacement de base

Une distinction importante est celle des éléments qui doivent être hérités et des éléments qui doivent rester flexibles. Si chaque diapositive nécessite la même marque de marque à exactement le même endroit, elle appartient à la structure maître. Si une image change d'une diapositive à l'autre, elle doit généralement être gérée via un marqueur ou un élément de niveau de diapositive.

Les dernières orientations d'ImagineLayout sur la construction de modèles PowerPoint résilients font le même point architectural sous un autre angle : le maître des diapositives contrôle les marqueurs, mais il ne peut pas contrôler chaque objet flottant librement qu'un utilisateur insère ou déplace plus tard. C'est pourquoi la conception de modèle doit tenir compte de la manière dont les gens modifieront réellement le fichier, et non seulement de l'apparence du maître.

Créez les couleurs et polices du thème

Un modèle réutilisable ne doit pas dépendre du changement manuel de la couleur de chaque forme.

Définissez les couleurs principales du thème afin que PowerPoint puisse les réutiliser dans toute la présentation. Incluez les couleurs nécessaires pour la marque ainsi que des couleurs pratiques de soutien pour les arrière-plans, le texte, les bordures, les graphiques et les éléments mis en avant.

Le même principe s'applique à la typographie. Définissez les polices de titre et de corps avant de créer les mises en page individuelles.

Faites attention au texte réel que les utilisateurs placeront dans le modèle. Une combinaison de polices qui semble excellente avec un titre court peut se comporter très différemment lorsqu'un utilisateur entre un en-tête plus long.

C'est l'une des raisons pour lesquelles le test avec un contenu réaliste compte plus que le remplissage de chaque marqueur avec des mots d'exemple courts.

Construisez les mises en page autour d'un contenu réel

Une fois la base du maître prête, créez les mises en page de diapositives individuelles.

Une erreur courante consiste à concevoir ces mises en page comme des compositions attrayantes en premier lieu et à décider ensuite de leur utilité. La meilleure approche est de définir la tâche de communication en premier.

Par exemple, une mise en page intitulée Deux Colonnes doit avoir une raison claire d'exister. Elle pourrait être destinée à une comparaison, un argument avec des preuves de soutien, ou une combinaison texte-image. Ces utilisations peuvent nécessiter des proportions différentes, même si les deux contiennent techniquement deux colonnes.

Les mises en page utiles incluent souvent :

  • Titre
  • Titre et contenu
  • Séparateur de section
  • Comparaison à deux colonnes
  • Image avec légende
  • Statistique importante ou message clé
  • Graphique et explication
  • Processus ou chronologie
  • Diapositive de clôture

Gardez la liste concentrée. Si deux mises en page accomplissent essentiellement le même travail, les utilisateurs choisiront éventuellement l'une au hasard et le modèle deviendra plus difficile à maintenir.

Utilisez des marqueurs plutôt que des boîtes décoratives

Les marqueurs sont l'une des parties les plus importantes d'un modèle PowerPoint réutilisable.

Un rectangle décoratif peut ressembler à une zone d'image, mais il ne dit pas nécessairement à l'utilisateur suivant ce qu'il faut y mettre. Un marqueur correctement configuré donne à la mise en page une structure fonctionnelle qui peut être réutilisée.

Utilisez des marqueurs pour le contenu qui est censé changer :

  • Titres
  • Texte du corps
  • Images
  • Graphiques
  • Tableaux
  • Autres zones de contenu récurrentes

Gardez les éléments décoratifs fixes séparés de ces zones de contenu. Cela facilite pour les utilisateurs le remplacement du contenu réel sans déplacer accidentellement le cadre visuel autour.

Un test utile consiste à insérer un contenu complètement différent dans chaque marqueur. Si la mise en page ne fonctionne qu'avec le contenu d'exemple que vous avez initialement conçu, elle n'est pas encore un modèle robuste.

Concevez le modèle pour le flux de travail de duplication de diapositive

Les gens créent rarement chaque diapositive à partir d'une toile vierge. Ils dupliquent généralement une diapositive, choisissent une autre mise en page, collent le contenu ou réutilisent quelque chose d'une présentation précédente.

Ce comportement doit influencer l'architecture du modèle.

Les orientations sur les modèles d'ImagineLayout soulignent un point de défaillance particulièrement courant : un utilisateur duplique une diapositive qui a déjà été modifiée manuellement, et ces modifications locales deviennent le point de départ pour une autre diapositive. Le résultat est un décalage visuel progressif.

Une solution pratique consiste à rendre les mises en page prévues évidentes et à garder les mises en page maîtres inutiles hors du fichier final. Si il y a dix choix presque identiques, les utilisateurs sont plus susceptibles de contourner la structure.

Un modèle doit guider les utilisateurs vers l'action correcte sans qu'ils aient besoin de comprendre comment fonctionne l'architecture sous-jacente de PowerPoint.

Testez le modèle avec un contenu médiocre

C'est l'étape que beaucoup de créateurs de modèles sautent.

Ne testez pas seulement avec des titres soigneusement rédigés et des images parfaitement recadrées. Essayez le contenu qui révélera réellement les faiblesses.

  • Utilisez un titre deux fois plus long que l'exemple.
  • Collez un paragraphe avec plus de texte que prévu.
  • Insérez une image portrait dans un marqueur paysage.
  • Utilisez un graphique avec des étiquettes de catégorie longues.
  • Dupliquez plusieurs diapositives et modifiez leur contenu.
  • Remplacez les images par des rapports d'aspect différents.
  • Testez le modèle sur un autre ordinateur avec les polices prévues disponibles.

Surveillez les textes qui rétrécissent de manière inattendue, les marges incohérentes, les objets qui sortent de la zone prévue et les mises en page qui deviennent inutilisables lorsque le contenu change.

La première diapositive peut paraître parfaite tandis que la cinquième ou la dixième mise en page révèle les vrais défauts du modèle.

Rendez le maître plus petit que ce que l'utilisateur pense

Un modèle peut devenir plus difficile à utiliser lorsque chaque variation de conception possible est intégrée.

Vous pourriez être tenté de créer des mises en page séparées pour chaque variation de couleur, position d'image, longueur de texte et combinaison de contenu. Cela produit une flexibilité sur le papier mais crée souvent une surcharge de choix pour la personne qui construit la présentation.

Au lieu de cela, décidez quelles variations nécessitent vraiment d'être structurelles. Si un utilisateur peut modifier un élément directement sur la diapositive sans endommager le système sous-jacent, il peut ne pas mériter sa propre mise en page maître.

Le meilleur modèle n'est pas nécessairement celui qui contient le plus grand nombre de mises en page. C'est celui où les mises en page disponibles couvrent les vrais travaux que les utilisateurs doivent effectuer.

Ajoutez soigneusement des éléments visuels réutilisables

Après que les mises en page principales fonctionnent, ajoutez des diagrammes, icônes, formes ou composants visuels réutilisables là où ils résolvent un problème récurrent.

Gardez les éléments modifiables vraiment modifiables. Si un diagramme doit changer fréquemment, ses formes et textes importants ne doivent pas être fusionnés en une seule image.

Le catalogue de modèles PowerPoint d'ImagineLayout illustre ce principe à travers des actifs de présentation modifiables et des collections séparées de diagrammes et de graphiques. Ce sont des exemples utiles de la différence entre une mise en page de diapositive et un composant visuel réutilisable.

Pour plus d'exemples de structures de présentation PowerPoint modifiables, vous pouvez parcourir la collection de modèles PowerPoint d'ImagineLayout.

Enregistrez le modèle terminé sous forme de fichier .POTX

Lorsque le maître, les mises en page, les paramètres de thème et les éléments réutilisables sont prêts, enregistrez le modèle terminé au format de modèle PowerPoint.

Le format .potx est conçu pour les modèles PowerPoint réutilisables. Il permet de conserver la structure originale du modèle séparément des présentations individuelles créées à partir de lui.

Avant de distribuer le fichier, ouvrez une nouvelle présentation à partir du modèle et testez le résultat du point de vue de quelqu'un qui n'a jamais vu le fichier maître.

Vérifiez si les mises en page attendues apparaissent dans le bon ordre, si le thème se comporte correctement, si les marqueurs fonctionnent comme prévu et si la présentation reste cohérente après plusieurs rounds de modification.

Certains produits PowerPoint d'ImagineLayout incluent également des fichiers modifiables et des fichiers .POTX, montrant comment le format de modèle peut coexister avec le format de présentation de travail. Voir un exemple de modèle PowerPoint modifiable avec un fichier .POTX.

Créez une dernière présentation de test

Avant de déclarer le modèle terminé, créez une petite présentation à partir de celui-ci sans revenir au maître des diapositives.

Ce dernier test est important car un modèle peut être techniquement correct tout en étant inconfortable à utiliser.

Créez plusieurs diapositives, alternez entre les mises en page, remplacez le contenu des marqueurs, ajoutez une image, insérez un graphique, dupliquez une diapositive et effectuez quelques modifications normales. Si vous devez régulièrement ouvrir le maître des diapositives pour corriger quelque chose qui aurait dû être simple en vue normale, l'architecture du modèle nécessite probablement une autre passe.

L'objectif n'est pas d'empêcher chaque erreur possible de l'utilisateur. Il s'agit de rendre le flux de travail prévu le plus facile possible.

Un modèle PowerPoint est un système de conception, pas seulement un fichier

Créer un modèle PowerPoint à partir de zéro est moins une question de décoration d'une présentation vierge et plus une question de conception d'un système réutilisable.

Commencez par la taille de la diapositive et les règles visuelles. Construisez le maître. Définissez les polices et les couleurs. Créez un ensemble concentré de mises en page. Utilisez des marqueurs pour le contenu changeant et gardez les éléments fixes sous contrôle. Ensuite, testez le fichier avec un contenu susceptible de le casser.

Si le modèle ne fonctionne que lorsque le texte et les images d'exemple d'origine restent intacts, vous avez créé une présentation, pas un modèle réutilisable.

Le vrai test est ce qui se passe lorsque quelqu'un ouvre le fichier trois semaines plus tard, choisit une mise en page, colle un contenu complètement différent et n'a jamais besoin de demander comment la conception doit fonctionner.