Deja de crear cada diapositiva de PowerPoint desde cero

Una presentación de PowerPoint en blanco parece flexible, pero a menudo da lugar al flujo de trabajo más lento posible. Tienes que decidir dónde va cada elemento, crear la estructura visual, ajustar el espaciado, elegir la tipografía y luego repetir el proceso en la siguiente diapositiva.

Las diapositivas prediseñadas cambian ese punto de partida. En lugar de diseñar la estructura geométrica de cada diapositiva, empiezas con una estructura existente y dedicas el tiempo a decidir qué necesita ver realmente el público. El truco no consiste simplemente en descargar una plantilla, sino en aprender a usar diapositivas prediseñadas sin convertir la presentación en un conjunto de diseños inconexos.

Elige las diapositivas según lo que deban lograr

La forma más rápida de perder tiempo con una plantilla es elegir las diapositivas porque se ven atractivas. Un diseño visualmente impactante puede ser completamente inadecuado para tu mensaje.

Empieza por identificar el propósito de cada diapositiva. ¿Debe presentar una idea, comparar dos opciones, explicar un proceso, mostrar una cronología, presentar datos o resumir una decisión?

Cuando la tarea comunicativa está clara, resulta mucho más fácil encontrar una diapositiva prediseñada adecuada.

  • Comparación: usa un diseño en el que dos o más alternativas ocupen áreas visuales claramente diferenciadas.
  • Proceso: elige una diapositiva diseñada en torno a una secuencia, etapas o dependencias.
  • Cronología: usa una estructura que dé suficiente espacio horizontal o vertical a los períodos de tiempo.
  • Datos: elige un diseño que dé suficiente prioridad visual a las cifras importantes.
  • Concepto: usa un diagrama o un diseño basado en relaciones, en lugar de forzar la idea dentro de un párrafo.

La colección de ImagineLayout incluye diseños especializados de PowerPoint para distintos retos de comunicación, en vez de tratar todas las presentaciones como si fueran del mismo tipo. Por ejemplo, sus plantillas de procesos están diseñadas en torno a secuencias, dependencias, puntos de decisión y relaciones afines. Explora las plantillas de procesos para PowerPoint cuando la diapositiva deba explicar cómo funciona algo, en lugar de limitarse a enumerar información.

Construye la historia antes de empezar a editar las diapositivas

Las diapositivas prediseñadas son más útiles cuando sabes qué quieres decir antes de empezar a reemplazar los marcadores de posición.

Primero, escribe una lista preliminar de los mensajes clave de la presentación. No necesitas el texto definitivo. Basta con una secuencia sencilla como «problema → evidencia → opciones → recomendación → próximos pasos» para orientar la presentación.

Después, asigna cada mensaje a un tipo de diapositiva.

Así evitarás un problema común en las presentaciones basadas en plantillas: que el diseño empiece a determinar la historia. Encuentras un diagrama atractivo, decides que tienes que usarlo y luego pasas veinte minutos intentando encajar la información en él.

El orden adecuado es el contrario:

  1. Decide qué debe comprender el público.
  2. Elige la estructura visual que explique ese punto.
  3. Reemplaza el contenido de los marcadores de posición.
  4. Elimina todo lo que no respalde el mensaje.

Una diapositiva prediseñada debería resolver un problema visual por ti, no crear un nuevo problema de contenido.

Elimina las diapositivas innecesarias antes de personalizar nada

Una de las formas más sencillas de acelerar la creación de presentaciones también es una de las más fáciles de pasar por alto: elimina las diapositivas que no necesitas antes de empezar a editarlas en detalle.

Una plantilla grande puede incluir muchos diseños, pero usarlos todos no hace que la presentación sea más completa. Por lo general, alarga el proceso de edición y puede introducir incoherencias visuales.

Quédate solo con los tipos de diapositiva que encajen con la historia que has planificado. Si necesitas seis diseños de una colección grande, trabaja con esos seis en vez de revisar una y otra vez decenas de alternativas.

Este enfoque resulta especialmente útil con las plantillas editables de PowerPoint. Por ejemplo, las plantillas de ImagineLayout se ofrecen como archivos de PowerPoint editables, así que puedes adaptar el punto de partida en lugar de reconstruirlo. Una colección editable de diapositivas de PowerPoint puede ser útil cuando necesitas varios diseños relacionados para una misma presentación.

Reemplaza el contenido sin estropear el diseño

La siguiente tentación es rediseñar la diapositiva en cuanto empiezas a editarla. Al principio, resístela.

Reemplaza el título, el texto principal, las cifras, las imágenes y las etiquetas, pero conserva la estructura original. Así podrás comprobar si el diseño realmente funciona para tu contenido antes de dedicar tiempo a cambiar su sistema visual.

Si un cuadro de texto queda demasiado recargado, acorta el texto antes de reducir inmediatamente el tamaño de la fuente. Si un diagrama tiene demasiados elementos, elimina la información que el público no necesita en lugar de encogerlo todo hasta que quepa por poco.

Por ejemplo, una diapositiva de proceso con tres pasos no mejora automáticamente al añadir siete pasos. Si el público solo necesita entender las tres etapas principales, la estructura prediseñada está cumpliendo su función al hacer que se vean con claridad.

Por lo tanto, el proceso de edición debería parecerse más a reemplazar, eliminar, ajustar que a reemplazar, rediseñar, reconstruir.

Mantén un solo sistema visual en lugar de mezclar plantillas

Usar diapositivas prediseñadas de varias plantillas inconexas puede ahorrarte tiempo en cada diapositiva, pero generar más trabajo después.

Una diapositiva puede usar tarjetas grandes con bordes redondeados, otra, líneas finas y etiquetas pequeñas, y una tercera, un sistema tipográfico completamente distinto. Por separado, puede que todas se vean bien. En conjunto, parecen pertenecer a presentaciones diferentes.

Siempre que sea posible, empieza con un solo sistema visual. Si necesitas otro tipo de diapositiva, busca un diseño que funcione dentro del mismo sistema antes de importar una plantilla completamente diferente.

Por eso las colecciones de plantillas editables son más útiles que las diapositivas atractivas aisladas. Un conjunto coherente te ofrece distintas formas de presentar diferentes tipos de información sin obligarte a rediseñar toda la presentación cada vez que añades una diapositiva.

Por ejemplo, una presentación empresarial puede necesitar una descripción general, un proceso, una comparación y una cronología. La estructura visual debería cambiar según la información, pero el lenguaje de diseño subyacente debería seguir siendo reconocible.

Usa diagramas prediseñados cuando la estructura sea lo más difícil

Algunas diapositivas llevan mucho tiempo no porque su contenido sea difícil, sino porque la geometría resulta laboriosa.

Los diagramas de procesos, mapas estratégicos, estructuras comparativas, cronologías y diagramas de relaciones pueden exigir muchos ajustes manuales. Tienes que colocar las formas, conectar los elementos, mantener el espaciado y asegurarte de que todo siga funcionando después de editarlo.

Es aquí donde una diapositiva prediseñada aporta más valor que un simple fondo decorativo.

Un diagrama prediseñado te proporciona primero las relaciones y la estructura espacial. Después, puedes concentrarte en la información en sí. Por ejemplo, las plantillas de PowerPoint para ideas principales de ImagineLayout ofrecen diseños editables pensados para presentar ideas y conceptos relacionados con el ámbito empresarial o educativo.

La pregunta útil no es «¿Esta diapositiva tiene un aspecto moderno?», sino «¿Esta diapositiva ya resolvió el problema estructural que estaba a punto de resolver por mi cuenta?»

Personaliza la plantilla solo cuando ayude a transmitir el mensaje

No es necesario personalizar todas las partes de una diapositiva prediseñada.

Cambia los elementos que deban reflejar tu presentación: el contenido, las imágenes, los colores de marca, las etiquetas, los datos y, en ocasiones, la tipografía. Deja intactos los elementos estructurales cuando ya funcionen.

Esto es especialmente importante cuando la presentación tiene una fecha límite. Dedicar quince minutos a reconstruir un diagrama que ya comunica correctamente no necesariamente mejora la presentación.

También conviene distinguir entre aplicar la marca y rediseñar. Usar los colores de tu marca y reemplazar el contenido de los marcadores de posición puede hacer que una diapositiva prediseñada parezca parte de tu presentación. Reconstruir cada forma porque, personalmente, la habrías colocado de otra manera anula la principal ventaja de usar una diapositiva prediseñada.

Cuándo las diapositivas prediseñadas son más rápidas y cuándo no

Las diapositivas prediseñadas no son automáticamente la solución más rápida para todas las presentaciones.

Si necesitas una diapositiva de título muy sencilla, puede llevar menos tiempo crear tú mismo un diseño con texto e imagen que buscar y adaptar una plantilla. Del mismo modo, si tu contenido tiene una estructura poco habitual que no encaja con los patrones comunes de las presentaciones, forzarlo dentro de un diseño prediseñado puede requerir más trabajo de edición que empezar con una diapositiva en blanco.

Las diapositivas prediseñadas ofrecen la mayor ventaja cuando el problema visual es conocido, pero lleva tiempo resolverlo: organizar varios elementos relacionados, explicar un proceso, comparar alternativas, mostrar una cronología o crear un diagrama empresarial estructurado.

Por eso las plantillas especializadas también pueden ser más útiles que las colecciones genéricas. Una plantilla creada para un problema específico de presentación te acerca más al resultado final desde el principio.

Un flujo de trabajo más rápido para tu próxima presentación

Si creas presentaciones de PowerPoint con frecuencia, prueba este flujo de trabajo en lugar de empezar con una presentación en blanco:

  1. Esboza el mensaje. Escribe en una frase la idea principal de cada diapositiva.
  2. Clasifica la diapositiva. Decide si necesita una comparación, un proceso, una cronología, un diagrama, una visualización de datos o un diseño de contenido sencillo.
  3. Elige un sistema de plantillas coherente. Evita combinar diseños inconexos, salvo que haya una razón de peso.
  4. Quédate solo con los diseños que necesitas. Elimina las diapositivas que no vayas a usar antes de empezar a editarlas en detalle.
  5. Reemplaza el contenido. Conserva la estructura original mientras compruebas cómo encaja la información.
  6. Elimina antes de reducir. Recorta las palabras o los elementos innecesarios antes de hacer que todo sea más pequeño.
  7. Aplica la identidad de marca. Ajusta los colores, las fuentes, las imágenes y otros elementos que realmente deban coincidir con los de tu organización.
  8. Revisa la presentación como una secuencia. Comprueba que las diapositivas parezcan parte de una misma presentación y no diseños independientes.

El verdadero ahorro de tiempo viene de cambiar la forma en que trabajas con PowerPoint. En lugar de pasar la primera parte de cada presentación creando recuadros, alineando objetos y probando diseños, empieza con una estructura que ya haya resuelto parte del problema visual.

Así tendrás más tiempo para lo que realmente exige criterio: decidir qué debería comprender el público, qué merece destacarse y qué se puede eliminar.