Wie Sie eine Präsentation schneller mit vorfertigen Folien erstellen

Hören Sie auf, jede PowerPoint-Folie von Grund auf zu erstellen

Eine leere PowerPoint-Präsentation wirkt zwar flexibel, führt aber oft zu dem langsamsten möglichen Arbeitsablauf. Sie müssen entscheiden, wo alles hin soll, die visuelle Struktur aufbauen, Abstände anpassen, Schriftarten wählen und diesen Prozess dann bei der nächsten Folie wiederholen.

Vorgefertigte Folien ändern diesen Ausgangspunkt. Statt die Geometrie jeder Folie zu gestalten, beginnen Sie mit einer bestehenden Struktur und nutzen Ihre Zeit dafür, zu entscheiden, was das Publikum tatsächlich sehen soll. Der Trick besteht nicht darin, einfach ein Template herunterzuladen. Es besteht darin, zu lernen, wie man vorbereitete Folien nutzt, ohne die Präsentation in eine Sammlung unzusammenhängender Layouts zu verwandeln.

Wählen Sie Folien nach ihrer Aufgabe

Der schnellste Weg, Zeit mit einem Template zu verschwenden, ist, Folien nur wegen ihres attraktiven Aussehens auszuwählen. Ein visuell beeindruckendes Layout kann trotzdem völlig ungeeignet für Ihre Botschaft sein.

Beginnen Sie damit, die Aufgabe jeder Folie zu identifizieren. Soll sie eine Idee einführen, zwei Optionen vergleichen, einen Prozess erklären, eine Zeitachse zeigen, Daten präsentieren oder eine Entscheidung zusammenfassen?

Sobald die Kommunikationsaufgabe klar ist, wird die Suche nach einer passenden vorbereiteten Folie deutlich einfacher.

• Vergleich: Verwenden Sie ein Layout, in dem zwei oder mehr Alternativen klar getrennte visuelle Bereiche haben.
• Prozess: Wählen Sie eine Folie, die um Abfolge, Stufen oder Abhängigkeiten gestaltet ist.
• Zeitachse: Nutzen Sie eine Struktur, die Zeiträumen genug horizontalen oder vertikalen Raum gibt.
• Daten: Wählen Sie ein Layout, das den wichtigsten Zahlen genug visuelle Priorität gibt.
• Konzept: Verwenden Sie ein Diagramm oder ein layoutbasiertes Verhältnis statt das Konzept in einen Absatz zu zwingen.

Die Sammlung von ImagineLayout enthält spezialisierte PowerPoint-Layouts für verschiedene Kommunikationsprobleme, statt jede Präsentation als denselben Deck-Typ zu behandeln. Zum Beispiel sind die Prozessvorlagen um Abfolge, Abhängigkeiten, Entscheidungsstellen und verwandte Beziehungen gestaltet. Erkunden Sie PowerPoint-Prozessvorlagen, wenn die Folie erklären soll, wie etwas funktioniert, statt nur Informationen aufzulisten.

Bauen Sie die Geschichte auf, bevor Sie mit dem Bearbeiten der Folien beginnen

Vorgefertigte Folien sind am nützlichsten, wenn Sie wissen, was Sie sagen möchten, bevor Sie Platzhalter ersetzen.

Schreiben Sie zunächst eine grobe Liste der wichtigsten Botschaften der Präsentation. Sie benötigen keine fertigen Texte. Eine einfache Abfolge wie „Problem → Beweis → Optionen → Empfehlung → nächste Schritte“ reicht aus, um dem Deck eine Richtung zu geben.

Dann passen Sie jede Botschaft einer Folientypen zu.

Das verhindert ein häufiges Problem bei templatebasierten Präsentationen: Die Gestaltung bestimmt die Geschichte. Sie finden ein schönes Diagramm, entscheiden, dass Sie es verwenden müssen, und verbringen dann zwanzig Minuten damit, Ihre Informationen hineinzupressen.

Die bessere Reihenfolge ist das Gegenteil:

1. Entscheiden Sie, was das Publikum verstehen muss.
2. Wählen Sie die visuelle Struktur, die diesen Punkt erklärt.
3. Ersetzen Sie den Platzhalterinhalt.
4. Entfernen Sie alles, was die Botschaft nicht unterstützt.

Eine vorbereitete Folie sollte ein visuelles Problem für Sie lösen. Sie sollte nicht ein neues Inhaltsproblem schaffen.

Löschen Sie überflüssige Folien, bevor Sie etwas anpassen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Erstellung von Präsentationen zu beschleunigen, ist auch eine der leichtesten zu übersehen: Löschen Sie Folien, die Sie nicht benötigen, bevor Sie mit der detaillierten Bearbeitung beginnen.

Eine große Vorlage kann viele Layouts enthalten, aber die Verwendung aller davon macht eine Präsentation nicht vollständiger. Meistens verlängert es den Bearbeitungsprozess und kann zu visueller Inkonsistenz führen.

Behalten Sie nur die Folientypen bei, die zu Ihrer geplanten Geschichte passen. Wenn Sie sechs Layouts aus einer großen Sammlung benötigen, arbeiten Sie mit diesen sechs statt ständig durch Dutzende Alternativen zu stöbern.

Dieser Ansatz ist besonders nützlich bei bearbeitbaren PowerPoint-Vorlagen. Zum Beispiel liefert ImagineLayout die Vorlagen als bearbeitbare PowerPoint-Dateien, sodass der Ausgangspunkt angepasst statt neu aufgebaut werden kann. Eine Sammlung bearbeitbarer PowerPoint-Folien kann nützlich sein, wenn Sie mehrere verwandte Layouts für dieselbe Präsentation benötigen.

Ersetzen Sie Inhalte, ohne das Layout zu zerstören

Die nächste Versuchung ist, die Folie sofort umzugestalten, sobald Sie mit der Bearbeitung beginnen. Widerstehen Sie diesem zunächst.

Ersetzen Sie Überschrift, Fließtext, Zahlen, Bilder und Beschriftungen, während Sie die ursprüngliche Struktur beibehalten. So können Sie herausfinden, ob das Layout tatsächlich für Ihre Inhalte funktioniert, bevor Sie Zeit mit der Veränderung seines visuellen Systems verschwenden.

Wenn ein Textfeld zu voll wird, kürzen Sie den Text, bevor Sie sofort die Schriftgröße verringern. Wenn ein Diagramm zu viele Elemente hat, entfernen Sie Informationen, die das Publikum nicht benötigt, statt alles zu verkleinern, bis es technisch passt.

Zum Beispiel wird eine Folie mit einem dreistufigen Prozess nicht automatisch besser, wenn Sie sieben Schritte hinzufügen. Wenn das Publikum nur die drei wichtigsten Stufen verstehen muss, erfüllt die vorbereitete Struktur ihre Aufgabe, indem sie diese Stufen leicht erkennbar macht.

Der Bearbeitungsprozess sollte daher näher an ersetzen, entfernen, anpassen als an ersetzen, umgestalten, neu aufbauen liegen.

Behalten Sie ein einheitliches visuelles System bei, statt verschiedene Templates zu mischen

Die Nutzung von vorbereiteten Folien aus mehreren unzusammenhängenden Templates kann Zeit bei einzelnen Folien sparen, erfordert aber später mehr Arbeit.

Eine Folie kann große abgerundete Karten verwenden, eine andere dünne Linien und kleine Beschriftungen, und eine dritte ein komplett anderes Typografie-System. Jede Folie mag für sich gut aussehen. Zusammen wirken sie jedoch, als stammten sie aus verschiedenen Präsentationen.

Beginnen Sie immer mit einem einheitlichen visuellen System, wenn möglich. Wenn Sie eine andere Art von Folie benötigen, suchen Sie nach einem Layout, das innerhalb desselben Systems funktionieren kann, statt sofort ein komplett anderes Template zu importieren.

Das ist einer der Gründe, warum bearbeitbare Template-Sammlungen nützlicher sind als isolierte attraktive Folien. Ein kohärenter Satz bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, verschiedene Arten von Informationen zu präsentieren, ohne Sie zu zwingen, die gesamte Präsentation nach jeder neuen Folie neu zu gestalten.

Zum Beispiel kann eine Geschäftspräsentation eine Übersicht, einen Prozess, einen Vergleich und eine Zeitachse benötigen. Die visuelle Struktur sollte sich nach der Information ändern, aber die zugrundeliegende Designsprache sollte erkennbar bleiben.

Nutzen Sie vorbereitete Diagramme, wenn die Struktur die harte Arbeit ist

Manche Folien sind langsam nicht wegen der Schwierigkeit des Inhalts, sondern weil die Geometrie zeitaufwendig ist.

Prozessdiagramme, Strategiekarten, Vergleichsstrukturen, Zeitachsen und Beziehungsdiagramme können eine überraschend große Menge manueller Anpassungen erfordern. Sie müssen Formen positionieren, Elemente verbinden, Abstände einhalten und sicherstellen, dass alles auch nach der Bearbeitung noch funktioniert.

Hier bietet eine vorbereitete Folie mehr Wert als nur ein dekorativer Hintergrund.

Ein vorbereitetes Diagramm gibt Ihnen die Beziehungen und die räumliche Struktur zuerst. Sie können sich dann auf die tatsächlichen Informationen konzentrieren. Zum Beispiel bieten ImagineLayouts Hauptidee-PowerPoint-Vorlagen bearbeitbare Layouts, die für die Präsentation von Ideen und verwandten geschäftlichen oder pädagogischen Konzepten gedacht sind.

Die nützliche Frage ist nicht „Sieht diese Folie modern aus?“, sondern „Hat diese Folie das strukturelle Problem bereits gelöst, das ich sonst selbst lösen müsste?“

Passen Sie das Template nur dort an, wo es die Botschaft verbessert

Nicht jeder Teil einer vorbereiteten Folie benötigt eine Anpassung.

Ändern Sie die Elemente, die Ihre Präsentation widerspiegeln müssen: den Inhalt, die Bilder, die Markenfarben, die Beschriftungen, die Daten und manchmal die Schriftarten. Lassen Sie strukturelle Elemente in Ruhe, wenn sie bereits funktionieren.

Das ist besonders wichtig, wenn eine Präsentation eine Deadline hat. Fünfzehn Minuten, um ein Diagramm umzubauen, das ohnehin korrekt kommuniziert, verbessern die Präsentation nicht unbedingt.

Es gibt auch einen nützlichen Unterschied zwischen Markenbildung und Neugestaltung. Das Anwenden Ihrer Markenfarben und das Ersetzen von Platzhalterinhalten kann einer vorbereiteten Folie das Gefühl geben, Teil Ihrer Präsentation zu sein. Das Umgestalten jeder Form, weil Sie sie persönlich anders positioniert hätten, untergräbt den Hauptvorteil der Nutzung einer vorbereiteten Folie.

Wann vorgefertigte Folien schneller sind – und wann nicht

Vorgefertigte Folien sind nicht automatisch die schnellste Lösung für jede Präsentation.

Wenn Sie eine sehr einfache Titelfolie benötigen, kann ein einzelnes Text- und Bild-Layout weniger Zeit in Anspruch nehmen, selbst erstellt zu werden, als ein Template zu finden und anzupassen. Ebenso kann es sein, dass Ihr Inhalt eine ungewöhnliche Struktur hat, die nicht zu den üblichen Präsentationen passt, und dass das Zwingen dieser Struktur in ein vorbereitetes Layout mehr Bearbeitungsarbeit erfordert als das Starten mit einer leeren Folie.

Vorgefertigte Folien bieten den größten Vorteil, wenn das visuelle Problem vertraut, aber zeitaufwendig ist: das Organisieren mehrerer verwandter Elemente, das Erklären eines Prozesses, das Vergleichen von Optionen, das Zeigen einer Zeitachse oder das Erstellen eines strukturierten Geschäftsdiagramms.

Das ist auch der Grund, warum spezialisierte Templates nützlicher sein können als generische Sammlungen. Ein Template, das um ein spezifisches Präsentationproblem herum aufgebaut ist, startet näher am Endergebnis.

Ein schnellerer Workflow für Ihre nächste Präsentation

Wenn Sie regelmäßig PowerPoint-Präsentationen erstellen, versuchen Sie diesen Workflow, statt mit einem leeren Deck zu beginnen:

1. Skizzieren Sie die Botschaft. Schreiben Sie den Hauptpunkt jeder Folie in einem Satz.
2. Klassifizieren Sie die Folie. Entscheiden Sie, ob sie einen Vergleich, einen Prozess, eine Zeitachse, ein Diagramm, eine Datensicht oder ein einfaches Inhaltslayout benötigt.
3. Wählen Sie ein kohärentes Template-System. Vermeiden Sie das Kombinieren unzusammenhängender Designs, es sei denn, es gibt einen starken Grund dafür.
4. Behalten Sie nur die benötigten Layouts bei. Löschen Sie ungenutzte Folien vor der detaillierten Bearbeitung.
5. Ersetzen Sie den Inhalt. Behalten Sie die ursprüngliche Geometrie bei, während Sie Ihre Informationen testen.
6. Entfernen Sie vor dem Verkleinern. Schneiden Sie überflüssige Wörter oder Elemente, bevor Sie alles verkleinern.
7. Wenden Sie Markenbildung an. Passen Sie Farben, Schriftarten, Bilder und andere Elemente an, die tatsächlich Ihrer Organisation entsprechen müssen.
8. Überprüfen Sie das Deck als Abfolge. Prüfen Sie, ob die Folien wie eine Präsentation und nicht wie individuelle Designs wirken.

Die eigentliche Zeitersparnis kommt durch die Veränderung dessen, was Sie mit PowerPoint tun. Statt den ersten Teil jeder Präsentation mit dem Erstellen von Boxen, dem Ausrichten von Objekten und dem Experimentieren mit Layouts zu verbringen, starten Sie mit einer Struktur, die bereits einen Teil des visuellen Problems gelöst hat.

Das lässt Ihnen mehr Zeit für den Teil, der tatsächlich Urteilskraft erfordert: zu entscheiden, was das Publikum verstehen soll, was hervorgehoben werden muss und was entfernt werden kann.