スクラッチから毎回PowerPointスライドを作成するのを止めましょう
空のPowerPointプレゼンテーションは柔軟に見えますが、しばしば最も遅いワークフローを生み出します。どこに何があるかを決め、ビジュアル構造を作成し、スペースを調整し、フォントを選択し、次に次のスライドで同じプロセスを繰り返す必要があります。
既製のスライドはそのスタートポイントを変えます。毎回スライドの幾何学を設計するのではなく、既存の構造から始めて、オーディエンスが実際に見るべき内容を決める時間を使うのです。コツは単にテンプレートをダウンロードすることではなく、準備されたスライドを使いながらプレゼンテーションを無関連なレイアウトの集まりにしないことです。
スライドはその役割で選びましょう
テンプレートで最も時間を無駄にする方法は、見た目が魅力的なスライドを選ぶことです。見た目が素晴らしいレイアウトでも、メッセージに完全に不適切な場合があります。
まず、各スライドの役割を特定しましょう。アイデアを紹介する必要があるか、二つ以上のオプションを比較する必要があるか、プロセスを説明する必要があるか、タイムラインを表示する必要があるか、データを提示する必要があるか、決定をまとめる必要があるかを判断してください。
コミュニケーションのタスクが明確になると、適切な既製スライドを見つけるのはずっと簡単になります。
- 比較: 二つ以上の代替案が明確に分離されたビジュアル領域のあるレイアウトを使用してください。
- プロセス: シーケンス、ステージ、または依存関係を中心としたスライドを選んでください。
- タイムライン: 時間の期間に十分な水平または垂直のスペースを与える構造を使用してください。
- データ: 大切な数字に十分なビジュアルの優先順位を与えるレイアウトを選んでください。
- 概念: パラグラフに強制するのではなく、図や関係性に基づいたレイアウトを使用してください。
ImagineLayoutのコレクションには、さまざまなコミュニケーション問題に特化したPowerPointレイアウトが含まれており、すべてのプレゼンテーションを同じ種類のデッキとして扱うのではなく、それぞれのプレゼンテーションに合わせて設計されています。例えば、そのプロセステンプレートはシーケンス、依存関係、決定ポイント、および関連する関係性を中心に設計されています。プロセスを説明するスライドが必要な場合は、PowerPointプロセステンプレートを探索してください。
編集を始める前にストーリーを構築しましょう
既製のスライドは、プレースホルダーを置き換える前に伝えたいことが分かっているときに最も役立ちます。
まず、プレゼンテーションの主要メッセージの簡単なリストを書きましょう。完成したコピーは必要ありません。例えば、「問題 → 証拠 → オプション → 推奨 → 次のステップ」というような単純なシーケンスで、デッキの方向性を与えるだけで十分です。
次に、各メッセージにスライドタイプをマッチさせましょう。
これはテンプレートベースのプレゼンテーションでよくある問題を防ぎます：デザインがストーリーを決定してしまうのです。素晴らしい図を発見し、それを使わなければならないと決め、その後20分間情報を強制的にその図に合わせようと試みることになります。
より良い順序はその逆です：
- オーディエンスが理解する必要があることを決めます。
- そのポイントを説明するビジュアル構造を選びます。
- プレースホルダーのコンテンツを置き換えます。
- メッセージを支援しないものはすべて削除します。
既製のスライドは、あなたのビジュアル問題を解決すべきです。新たなコンテンツ問題を作るべきではありません。
カスタマイズする前に不要なスライドを削除しましょう
プレゼンテーションの生産を速める最も簡単な方法の一つは、また最も見落とされやすい方法です：詳細な編集を始める前に不要なスライドを削除することです。
大きなテンプレートには多くのレイアウトが含まれていますが、それらすべてを使用することはプレゼンテーションをより完成度が高いものにするわけではありません。通常、編集プロセスを長くし、視覚的な不一致を引き起こすだけです。
計画したストーリーにマッチするスライドタイプのみを残してください。必要なレイアウトが大規模なコレクションから六つある場合は、それら六つを使ってください。何十もの代替案を繰り返しブラウズするのではなく。
このアプローチは特に編集可能なPowerPointテンプレートに有効です。例えば、ImagineLayoutのテンプレートは編集可能なPowerPointファイルとして提供されており、開始点を適応させるのではなく再構築することができます。編集可能なPowerPointスライドコレクションは、同じプレゼンテーションで複数の関連レイアウトが必要な場合に役立ちます。
レイアウトを壊すことなくコンテンツを置き換えましょう
次に誘惑されるのは、スライドを編集し始めたらすぐにそれを再設計しようとすることです。最初はそれを抵抗してください。
見出し、本文、数字、画像、ラベルを置き換えながら、元の構造を保持してください。これにより、レイアウトが実際にあなたのコンテンツに適しているかどうかを発見できるようになり、視覚システムを変更する時間を節約できます。
テキストボックスが混雑しすぎた場合は、フォントサイズをすぐに小さくする前にコピーを短くしましょう。図が要素が多すぎる場合は、オーディエンスが必要としない情報を削除し、すべてを技術的に収まるように小さくするのではなく、必要な情報だけを残してください。
例えば、三段階のプロセススライドに七段階を追加することは、必ずしもより良いものになりません。オーディエンスが理解する必要があるのは三つの主要なステージだけである場合、準備された構造はそのステージを簡単に見えるようにすることで、その役割を果たしています。
編集プロセスは置き換え、削除、調整に近いものであって、置き換え、再設計、再構築ではありません。
一つのビジュアルシステムを維持し、テンプレートを混ぜ合わせないでください
複数の無関連なテンプレートから既製のスライドを使用することは、個々のスライドの作成を時間短縮するかもしれませんが、後にさらに多くの作業を生み出す可能性があります。
一つのスライドは大きな丸みを帯びたカードを使用し、別のスライドは細い線と小さなラベルを使用し、第三のスライドは完全に異なるフォントシステムを使用するかもしれません。それぞれのスライドが個別に見た目が良いかもしれませんが、一緒に見ると、別のプレゼンテーションから来たように見えます。
可能な限り一つのビジュアルシステムから始めてください。異なる種類のスライドが必要な場合は、同じシステム内で機能する別のレイアウトを探してください。すぐに完全に異なるテンプレートをインポートするのではなく。
これは編集可能なテンプレートコレクションが個々の魅力的なスライドよりも有用な理由の一つです。一貫したセットは、異なる種類の情報を表示するための複数の方法を提供し、毎回新しいスライドを追加した後にプレゼンテーション全体を再設計する必要がないようにします。
例えば、ビジネスプレゼンテーションは概要、プロセス、比較、タイムラインが必要かもしれません。ビジュアル構造は情報に応じて変化するべきですが、下地となるデザイン言語は認識可能なものでなければなりません。
構造が難しいときに準備された図を使用しましょう
スライドが遅いのは、コンテンツが難しいからではなく、幾何学が面倒だからです。
プロセス図、戦略マップ、比較構造、タイムライン、関係図などは、驚くほど多くの手動調整を必要とすることがあります。形状を配置し、要素を接続し、スペースを維持し、編集後にすべてが機能するようにする必要があります。
ここが既製のスライドが単なる装飾的な背景以上の価値を提供する場所です。
準備された図は、最初に関係性と空間構造を提供してくれます。その後、実際の情報に集中できます。ImagineLayoutのメインアイディアPowerPointテンプレートは、例えば、アイデアや関連するビジネスや教育的概念を提示するための編集可能なレイアウトを提供しています。
有用な質問は「このスライドはモダンに見えるか？」ではなく、「このスライドはすでに私が自分で解決しようとしていた構造問題を解決しているか？」です。
テンプレートを改変するのはメッセージを向上させるためだけにしましょう
既製のスライドのすべての部分がカスタマイズを必要とするわけではありません。
プレゼンテーションに反映させる必要のある要素を変更してください：コンテンツ、画像、ブランドカラー、ラベル、データ、場合によってはフォント。既に機能している構造要素はそのままにしておいてください。
これは特にプレゼンテーションにデッドラインがある場合に重要です。正しく伝わる図を15分間再構築することは、プレゼンテーションを必ずしも向上させるとは限りません。
また、「ブランド化」と「再設計」の有用な区別があります。「ブランドカラーを適用し、プレースホルダーのコンテンツを置き換える」ことは、準備されたスライドをプレゼンテーションの一部に感じさせます。しかし、「個人的には自分が位置付けようとしたようにすべての形状を再構築する」ことは、既製のスライドを使用する主な利点を打ち消してしまいます。
既製のスライドが速いときと、そうでないとき
既製のスライドは、すべてのプレゼンテーションに対して自動的に最も速い解決策ではありません。
単純なタイトルスライドが必要な場合、単一のテキストと画像のレイアウトを自分で作成する方が、テンプレートを探して調整するよりも時間がかかるかもしれません。また、通常のプレゼンテーションパターンに合わない異なる構造のコンテンツがある場合、準備されたレイアウトに強制的に合わせることで、編集作業が空のスライドから始めるよりも多くの時間を要することがあります。
既製のスライドは、特に時間のかかるビジュアル問題に対して最大のメリットを提供します：複数の関連要素を整理すること、プロセスを説明すること、代替案を比較すること、タイムラインを表示すること、構造化されたビジネス図を作成することなどです。
これは、特化したテンプレートが一般的なコレクションよりも有用な理由でもあります。特定のプレゼンテーション問題に特化したテンプレートは、最終結果に近いスタートポイントから始まります。
次のプレゼンテーションのためのより速いワークフロー
定期的にPowerPointプレゼンテーションを作成する場合は、空のデッキから始める代わりに、以下のワークフローを試してください：
- メッセージを概要化します。 各スライドの主なポイントを一文で書きましょう。
- スライドを分類します。 比較、プロセス、タイムライン、図、データ表示、または単純なコンテンツレイアウトが必要かを決めましょう。
- 一貫したテンプレートシステムを選択します。 無関連なデザインを組み合わせるのは強い理由がない限り避けてください。
- 必要なレイアウトのみを残してください。 詳細な編集を始める前に不要なスライドを削除してください。
- コンテンツを置き換えます。 元の幾何学を保持しながら、情報をテストしてください。
- 縮小する前に削除します。 不要な言葉や要素を削除してから、すべてを小さくしてください。
- ブランドを適用します。 組織に本当にマッチする色、フォント、画像、その他の要素を調整してください。
- デッキを一連の順序としてレビューします。 スライドが一つのプレゼンテーションのように見えるかどうかを確認してください。
実際の時間短縮は、PowerPointでどのように行動するかを変えることにあります。毎回のプレゼンテーションの最初の部分でボックスを構築し、オブジェクトを揃え、レイアウトを実験するのではなく、すでに一部のビジュアル問題を解決した構造から始めるのです。
これにより、より多くの時間を、オーディエンスが理解すべき内容、強調すべき内容、削除すべき内容を判断することに費やすことができます。
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