« Utilisez moins de texte. » C’est probablement le conseil le plus répété en matière de présentation après « gardez-le simple ». Et souvent, c’est utile.

Le problème, c’est ce qui arrive quand vous avez vraiment quelque chose d’important à dire.

Un résultat financier a besoin de sa définition. Une diapositive de recherche nécessite une qualification qui change la manière dont le chiffre doit être interprété. Une proposition peut nécessiter trois conditions, et non une phrase accrocheuse. Une présentation de formation peut nécessiter un vocabulaire que l’orateur ne peut raisonnablement pas attendre que tout le monde retienne uniquement à partir de la narration.

Donc, la question utile n’est pas « Comment utiliser moins de texte ? ». C’est : « Quelle information doit figurer sur la diapositive, et quelle information n’existe que parce que je n’ai pas encore décidé ce que la diapositive doit faire ? »

Le problème n’est pas le texte. C’est le mauvais rôle pour la diapositive.

Imaginez deux diapositives contenant exactement les mêmes 80 mots.

Sur la première, ces 80 mots forment un paragraphe expliquant une conclusion que le présentateur annonce déjà à voix haute. Le public doit lire le paragraphe tout en écoutant l’orateur. C’est un vrai problème de conception.

Sur la seconde, les 80 mots sont les étiquettes, hypothèses, définitions et conditions nécessaires pour comprendre une décision complexe en affaires. Enlever la moitié d’entre eux peut rendre la diapositive plus propre tout en rendant la décision moins compréhensible.

Ces diapositives ont le même nombre de mots mais des problèmes totalement différents.

Les recherches sur la conception de présentations confirment bien la préoccupation derrière le conseil habituel. Lorsque le public doit lire un texte dense tout en traitant simultanément des informations orales, les canaux verbaux entrent en compétition pour une capacité limitée de mémoire de travail. Une recherche de PLOS sur les diapositives de présentation recommande donc d’utiliser les mots comme balises plutôt que de transformer la diapositive en un deuxième discours.

Mais cela n’établit pas une règle universelle selon laquelle moins de mots produisent toujours une meilleure diapositive.

Cela établit quelque chose de plus utile : le traitement verbal inutile est coûteux.

Cette distinction change la manière dont j’aborde les diapositives chargées en texte.

« Moins de texte » échoue quand le texte porte le sens.

Il existe un test simple que j’utilise avant de supprimer du contenu : si j’enlève ces mots, le public perd-il des informations ou seulement des éléments décoratifs ?

Considérez un graphique montrant une baisse de 12 % des revenus. Le chiffre peut sembler parfaitement clair en soi. Mais 12 % par rapport à quoi ? Quelle période ? Est-ce nominal ou ajusté à l’inflation ? Exclut-il une unité d’affaires ? La baisse est-elle temporaire ?

Une partie de ces informations peut appartenir à une note de bas de page plutôt qu’au titre. Mais si les enlever change l’interprétation du graphique, ce n’est pas du « bruit ». C’est une partie des preuves.

C’est ici que la réduction agressive du texte peut devenir contre-productive. Les designers retirent parfois la qualification parce que la diapositive semble plus forte sans elle. Le public obtient une image plus propre et un argument plus faible.

Une meilleure approche consiste à séparer le texte par fonction :

  • Message : ce que le public doit comprendre.
  • Preuve : le chiffre, la citation, la découverte ou le détail soutenant le message.
  • Navigation : les étiquettes indiquant au public ce qu’il regarde.
  • Qualification : les hypothèses, dates, définitions, limites ou exceptions.
  • Soutien à l’orateur : les mots qui existent principalement parce que le présentateur a peur de les oublier.

La cinquième catégorie est généralement là où « utilisez moins de texte » est un excellent conseil.

La quatrième catégorie est là où appliquer aveuglément la règle peut nuire à la diapositive.

Une diapositive n’a pas besoin de contenir uniquement le titre.

Une réaction courante face aux diapositives chargées en texte est de réduire tout à une grande déclaration et de déplacer les détails dans ce que le présentateur dit.

Ça fonctionne magnifiquement dans certaines présentations en direct. C’est beaucoup moins fiable quand la présentation doit survivre sans le présentateur.

Un dossier pour le conseil d’administration envoyé après une réunion, une mise à jour pour les investisseurs, un rapport interne, une formation et une conférence d’ouverture peuvent tous être appelés « présentations », mais ils ne sont pas consommés de la même manière.

Pour une conférence d’ouverture en direct, le conférencier peut fournir le contexte en temps réel. Pour un dossier à lire seul, la diapositive elle-même doit porter considérablement plus de l’argument.

Cette distinction compte car certaines recommandations sur les présentations supposent que le conférencier est toujours présent. Les recommandations de l’UC San Diego sur les présentations cadrent explicitement les diapositives comme des aides visuelles pour un public plutôt que comme des aides à la mémoire pour le présentateur, tout en reconnaissant que la quantité appropriée de texte dépend de la situation.

Je déciderais donc du niveau de texte requis avant de décider du style visuel.

Si le public écoute : réduisez le texte qui duplique votre narration.

Si le public lit : conservez les informations dont il a besoin pour reconstruire l’argument.

Si la diapositive fera les deux : séparez le message principal des détails de soutien plutôt que de prétendre qu’une densité de texte fonctionne pour les deux modes.

La meilleure règle est « supprimez la redondance », et non « supprimez les mots ».

C’est cette distinction qui rend le conseil habituel beaucoup plus utile.

Supposons que le conférencier dise :

« Nos revenus européens ont augmenté de 18 % grâce à l’expansion des contrats d’entreprise en Allemagne et en France. »

Et que la diapositive dise exactement la même chose dans un paragraphe de quatre lignes.

Le public doit maintenant traiter la même information verbale deux fois. C’est une mauvaise utilisation de la diapositive.

Mais imaginez plutôt que la diapositive montre :

Europe : +18 % de revenus

avec l’Allemagne et la France mises en évidence sur une carte et une courte note expliquant que les contrats d’entreprise étaient le principal moteur.

Le texte fait toujours un travail important. Il ne concurrence simplement pas le discours du conférencier mot à mot.

Cela s’aligne avec les recherches sur la charge cognitive et les diapositives de présentation : les phrases complètes peuvent entrer en compétition avec le traitement oral, tandis que le texte concis peut fonctionner comme une balise pour l’explication visuelle ou verbale.

Donc, au lieu de compter les mots, cherchez les canaux redondants.

Si le conférencier, le graphique, le titre et la légende communiquent tous la même chose, réduisez la répétition.

Si chaque élément répond à une question différente, conserver tous peut être justifié.

Parfois, la solution correcte est d’utiliser plus de diapositives, et non moins de texte.

C’est ici que la règle « moins de texte » crée un autre mauvais réflexe : réduire la taille de la police jusqu’à ce que le contenu tienne techniquement.

Le designer commence avec quatre points. La diapositive semble surchargée. La police devient plus petite. Les marges disparaissent. Le présentateur annonce alors qu’il y a « trop de contenu » et supprime des informations utiles.

Il existe une troisième option : changer la séquence.

Une explication complexe peut souvent être répartie sur plusieurs diapositives, chacune introduisant une partie de l’argument. Les dernières recommandations sur la conception de présentations décrivent la révélation progressive comme une méthode pour révéler des informations complexes de manière séquentielle plutôt que d’exiger que le public décode tout en une fois.

Par exemple, au lieu d’une seule diapositive contenant :

  • le problème
  • trois causes
  • la solution proposée
  • le calendrier de mise en œuvre
  • le résultat attendu

vous pourriez utiliser une séquence :

Diapositive 1 : Que va-t-il changer ?

Diapositive 2 : Qu’est-ce qui le cause ?

Diapositive 3 : Où se trouve la plus grande opportunité ?

Diapositive 4 : Que devons-nous faire ?

Diapositive 5 : Comment cela sera-t-il mis en œuvre ?

La quantité totale d’informations n’a pas nécessairement diminué. La tâche du public a changé.

C’est une distinction de conception importante : la simplicité de la présentation ne signifie pas toujours une réduction du contenu. Parfois, cela signifie une meilleure séquence.

Il existe des diapositives où plus de texte est en fait le choix honnête.

Un avertissement juridique, une note méthodologique, un tableau comparatif, une définition de recherche, une spécification technique ou un appendice détaillé peuvent nécessiter réellement plus de mots.

L’erreur n’est pas d’avoir une diapositive chargée en texte. L’erreur est de concevoir une diapositive chargée en texte comme si c’était une affiche publicitaire.

Quand un texte substantiel est inévitable, le problème de conception change de « Comment puis-je supprimer cela ? » à « Comment puis-je rendre cela lisible et navigable ? »

Cela peut signifier :

  • diviser un long passage en sections significatives ;
  • faire en sorte que les titres portent la structure plutôt qu’ajouter des éléments décoratifs ;
  • utiliser l’indentation ou les colonnes pour exposer les relations ;
  • distinguant l’information principale des qualifications ;
  • déplacer les détails secondaires dans un appendice lorsqu’ils sont utiles mais non requis pour l’argument principal.

Remarquez ce qui manque dans cette liste : un maximum arbitraire de mots.

Des règles comme « n’utilisez jamais plus de 40 mots » peuvent être utiles comme signal d’alerte, mais elles ne remplacent pas le jugement sur ce dont le public a besoin. Même les recommandations institutionnelles sur les présentations qui conseillent une faible densité de texte les présentent généralement comme un guide pratique plutôt que comme une loi universelle.

Les modèles peuvent aider avec le texte — si la mise en page suit le contenu.

Un modèle est utile ici pour une raison qui a peu à voir avec la décoration.

Quand chaque diapositive commence comme un rectangle vide, les gens ont tendance à résoudre les problèmes de contenu en serrant tout dans l’espace disponible. Un ensemble de mises en page conçues pour différentes structures de contenu vous offre une autre option : choisissez une mise en page qui correspond à l’information plutôt que de forcer l’information dans une seule mise en page.

Par exemple, une mise en page de comparaison peut séparer deux alternatives denses. Une mise en page de processus peut répartir le texte explicatif sur les différentes étapes. Une mise en page de graphique peut donner plus de poids visuel au chiffre tout en gardant la note méthodologique disponible. Une mise en page de rapport structuré peut accueillir plus de texte sans que chaque ligne paraisse également importante.

La bibliothèque ImagineLayout comprend des modèles PowerPoint ainsi que des diagrammes et des graphiques, qui peuvent être utiles lorsque le problème n’est pas simplement « trop de mots », mais trouver une structure visuelle appropriée pour les informations. Parcourez les modèles de présentation et les mises en page visuelles.

La clé n’est pas d’utiliser un modèle pour cacher un contenu excessif. C’est d’utiliser la mise en page pour révéler les relations à l’intérieur de ce contenu.

Avant de supprimer du texte, demandez ce que le public perdrait.

« Utilisez moins de texte » perdure parce qu’il corrige un problème très réel : les présentateurs mettent régulièrement des informations sur les diapositives qui existent principalement pour les soutenir, eux, et non le public.

Mais en tant que règle de conception, il est incomplet.

La version plus utile est :

Supprimez le texte qui duplique, distraire ou compense une pensée peu claire. Conservez le texte dont le public a besoin pour comprendre, interpréter, comparer, vérifier ou agir.

Cela vous donne aussi une meilleure séquence d’édition. Décidez d’abord ce que la diapositive doit accomplir. Identifiez ensuite les informations nécessaires pour l’accomplir. Seule après cela, commencez à couper les mots.

Parfois, le résultat sera un titre de trois mots et un grand graphique.

Parfois, ce sera 80 mots soigneusement structurés.

Et parfois, la meilleure solution « moins de texte » n’est pas de supprimer un seul mot — c’est de transformer une diapositive surchargée en quatre diapositives compréhensibles.