Un graphique correct peut tout de même être un mauvais graphique de présentation

Il existe un type particulier de graphique PowerPoint qui pose problème car rien n’est techniquement incorrect. Les chiffres sont exacts, le type de graphique est raisonnable et toutes les étiquettes sont présentes. Pourtant, le public doit encore déterminer ce qui compte.

Cela arrive parce qu’un graphique de présentation a un rôle différent de celui d’un graphique dans un rapport analytique. Un rapport peut se permettre de faire examiner les données au lecteur. Une présentation a généralement besoin d’une hiérarchie visuelle pour accomplir une partie de ce travail immédiatement.

Si vous savez déjà comment insérer des graphiques dans PowerPoint, l’étape suivante n’est pas d’apprendre un autre type de graphique. Il s’agit d’apprendre à décider ce que l’audience doit remarquer en premier, ce qui peut disparaître et quelles choix visuels pourraient accidentellement modifier le sens des données.

Commencez par le message, pas par le menu des graphiques

L’une des façons les plus simples de produire un graphique faible est de commencer par les types de graphiques disponibles. PowerPoint vous offre une grande galerie d’options, donc il est tentant de choisir celui qui semble approprié et d’y adapter ensuite les données.

Inversez cet ordre.

Écrivez le message clé à retenir sous forme de phrase avant de concevoir la visuelle. Par exemple :

  • « Le chiffre d’affaires a augmenté régulièrement tout au long de l’année. »
  • « La région A a généré substantiellement plus de chiffre d’affaires que les autres régions. »
  • « La majorité de l’augmentation des coûts provient de deux catégories. »
  • « Une dépense publicitaire plus élevée est associée à des ventes plus élevées. »

Ces énoncés décrivent différentes relations. Un graphique en courbes peut préserver la continuité dans le temps. Un graphique en barres horizontales peut rendre immédiatement comparables les différences entre catégories. Un graphique empilé peut montrer la composition et la taille totale. Un nuage de points peut préserver les observations individuelles et révéler si deux variables évoluent ensemble.

Ce n’est pas seulement un tour de passe-passe pour choisir un graphique. La phrase vous indique quelles informations visuelles doivent survivre au processus d’édition.

Imaginez une diapositive sur les coûts opérationnels annuels. Si le message est « les frais de déplacement ont fortement augmenté », montrer six catégories de dépenses également pondérées peut techniquement fournir plus d’informations, mais cela affaiblit le point. Le graphique doit rendre la catégorie des frais de déplacement facile à repérer avant que le spectateur ne commence à lire les cinq autres.

C’est la première décision de conception : qu’est-ce qui mérite la priorité visuelle ?

Utilisez la hiérarchie visuelle à l’intérieur du graphique

Un graphique n’a pas besoin que toutes les séries de données concurrencent pour l’attention.

En fait, un traitement égal est souvent la raison pour laquelle un graphique semble chargé. Si une série contient les preuves de l’argument principal de la diapositive et que quatre autres fournissent un contexte, donner aux cinq le même traitement en termes de couleur, d’épaisseur de ligne et d’étiquetage force le public à établir lui-même la hiérarchie.

Une meilleure approche consiste à attribuer des rôles visuels.

  • Données principales : la série ou la catégorie qui porte le point principal.
  • Données de soutien : les informations nécessaires pour la comparaison ou le contexte.
  • Éléments de référence : axes, repères, lignes de grille et autres guides structurels.
  • Annotation : l’explication courte qui indique au public pourquoi une différence visible compte.

Par exemple, supposons qu’un graphique en courbes montre cinq concurrents sur douze mois, mais la présentation porte spécifiquement sur la croissance de votre entreprise. Donner à toutes les cinq courbes la même force transforme le graphique en un exercice de suivi. Rendre votre courbe visuellement dominante tout en réduisant les autres permet aux mêmes données de répondre à une question beaucoup plus spécifique.

L’essentiel n’est pas simplement « utilisez moins de couleurs ». L’essentiel est de décider quelles différences visuelles correspondent à des différences d’importance.

C’est aussi le moment où un graphique devrait commencer à se comporter comme une partie de la présentation plutôt qu’un objet importé depuis Excel. La discussion d’ImagineLayout sur la cohérence de la présentation fait le même point plus largement : un bon deck développe des règles reconnaissables pour des éléments tels que les graphiques, les annotations, la typographie et l’accentuation. Une présentation peut rester cohérente sans que chaque diapositive soit visuellement identique.

Supprimez les éléments du graphique qui obligent l’audience à traduire

Le graphique PowerPoint par défaut contient de nombreux éléments car le logiciel doit servir de nombreuses situations possibles. Une présentation a rarement besoin de tous.

La question ne doit pas être « Comment rendre ce graphique minimal ? » Elle doit être « Quels éléments aident l’audience à effectuer la comparaison que je demande ? »

Une légende est un bon exemple. Une légende a du sens lorsque plusieurs séries nécessitent une identification et que les étiquettes ne peuvent pas raisonnablement se trouver à côté des données. Mais si vous n’avez que deux lignes et que vous avez assez de place pour étiqueter directement, forcer le lecteur à regarder en bas vers la légende puis à revenir sur le graphique ajoute une étape de décodage inutile.

Le même principe s’applique aux étiquettes de données. Afficher chaque valeur peut être utile lorsque les chiffres précis sont le point. Cela devient contre-productif lorsque le rôle du graphique est de montrer une tendance ou un classement.

Un test utile consiste à supprimer un élément à la fois et à demander quelle information est réellement perdue.

  • Supprimez le bord. Le graphique perd-il son sens ?
  • Supprimez les lignes de grille mineures. Les valeurs peuvent-elles encore être interprétées ?
  • Supprimez la légende. Les séries peuvent-elles être identifiées directement ?
  • Supprimez la plupart des étiquettes de données. La comparaison principale devient-elle plus facile ?
  • Supprimez les effets décoratifs. Quelque chose d’analytique disparaît-il ?

Si la suppression d’un élément ne change que l’apparence et non l’interprétation, il mérite une forte remise en question avant de rester sur la diapositive.

Les propres contrôles de PowerPoint permettent d’ajouter ou de supprimer indépendamment les axes, les titres, les étiquettes, les lignes de grille, les légendes, les tendances et autres éléments de graphique. Le problème de conception n’est donc pas de savoir si PowerPoint supporte l’élément ; il est de savoir si la diapositive en a besoin.

Faites en sorte que le titre explique le graphique plutôt que de le nommer

« Chiffre d’affaires par région » informe le public de ce que contient le graphique. Il ne leur dit pas quoi remarquer.

Un titre plus fort peut porter une partie de l’interprétation :

  • Faible : Chiffre d’affaires par région
  • Plus fort : L’Amérique du Nord a généré la plus grande part du chiffre d’affaires

Ou :

  • Faible : Ventes mensuelles
  • Plus fort : Les ventes ont accéléré dans la seconde moitié de l’année

Cela change la relation entre le titre et le graphique. Le graphique fournit des preuves ; le titre établit la question ou la conclusion.

Cela ne signifie pas que chaque titre de graphique doit devenir une longue phrase. Une courte phrase peut parfaitement bien fonctionner lorsque la visuelle en dessous la complète. Ce qui compte, c’est que le titre accomplisse un travail de communication plutôt que de simplement décrire l’objet en dessous.

Il y a un autre avantage. Lorsque le titre énonce le message clé à retenir, il devient plus facile de repérer un problème de conception. Si le graphique ne soutient pas visuellement la phrase, vous savez que quelque chose doit changer avant que la présentation ne parvienne au public.

Soyez délibéré avec les axes — surtout lorsque la visuelle exagère la différence

La conception de graphiques devient trompeuse lorsque l’échelle modifie l’importance perçue des données.

Les graphiques en barres méritent une attention particulière car les spectateurs interprètent la longueur des barres comme une magnitude. Un graphique en barres comparant 98 et 100 peut rendre la différence dramatique si l’axe commence à 97, même si les valeurs sous-jacentes sont proches.

Cela ne signifie pas que chaque graphique doit utiliser exactement le même traitement d’axe. Un graphique en courbes peut bénéficier d’une plage plus serrée lorsque l’objectif est de révéler de petits mouvements dans le temps. La question importante est de savoir si l’échelle soutient l’interprétation souhaitée.

Avant de finaliser un graphique, modifiez temporairement la plage de l’axe et regardez à nouveau la diapositive.

Si l’importance apparente de l’histoire change de manière dramatique tandis que les données sous-jacentes n’ont pas changé, l’échelle mérite un autre regard.

Vérifiez également si l’axe fait le travail que les étiquettes accomplissent déjà. Si chaque barre a une valeur claire et que le public n’a pas besoin d’estimer les valeurs intermédiaires, un axe lourd et une grille dense peuvent consommer de l’espace sans ajouter beaucoup d’informations.

La guidance existante d’ImagineLayout sur les graphiques fait la même distinction : un type de graphique correct peut tout de même communiquer une impression déformée si l’échelle est choisie sans considérer la revendication visuelle qu’elle crée. Le type de graphique et son échelle doivent être considérés ensemble.

Concevez les annotations comme faisant partie des preuves

L’une des plus grandes différences entre un graphique analytique et un graphique de présentation réside dans le rôle de l’explication.

Un graphique analytique peut montrer qu’une valeur a changé. Un graphique de présentation doit souvent montrer pourquoi ce changement compte.

Supposons qu’une courbe monte brusquement en mars. Une petite annotation peut indiquer au public ce qui s’est passé : « Nouveau tarif lancé en mars. » La courbe fournit les preuves ; l’annotation fournit le contexte.

Sans ce contexte, le public peut remarquer la pointe mais n’a aucune raison de la relier à l’argument de la diapositive.

Les annotations sont particulièrement utiles lorsque les données contiennent un événement évident :

  • une augmentation ou une diminution soudaine ;
  • un objectif atteint ou manqué ;
  • un changement majeur de classement ;
  • un écart inhabituel ;
  • une rupture structurelle dans une tendance ;
  • une catégorie spécifique responsable d’un changement important.

L’erreur consiste à tout annoter. Si chaque point a un appel, le graphique devient une collection d’explications concurrentes. Réservez les annotations pour les moments qui aident le spectateur à comprendre l’histoire que le graphique est utilisé pour raconter.

Pensez à l’annotation comme faisant partie de la grammaire visuelle du graphique, et non comme une note ajoutée après la fin du graphique.

Faites en sorte que le graphique appartienne à la présentation

Un graphique peut paraître parfaitement acceptable tout seul et pourtant paraître collé dans le deck.

Cela arrive généralement parce que le graphique suit les règles visuelles d’Excel ou du thème par défaut de PowerPoint, tandis que le reste de la présentation suit un système différent.

Regardez le graphique aux côtés des diapositives environnantes et vérifiez quatre choses :

  • Typographie : Le graphique utilise-t-il la même famille de polices et la même hiérarchie ?
  • Couleur : Les couleurs d’accent ont-elles la même signification ailleurs dans le deck ?
  • Mise en valeur : Le nombre le plus important est-il mis en valeur de la même manière que les autres informations importantes ?
  • Composition : Le graphique occupe-t-il la diapositive selon la même logique d’espacement et d’alignement que les autres éléments visuels ?

Cela ne signifie pas forcer chaque graphique dans des dimensions ou des couleurs identiques. Un graphique en courbes, un graphique en eau et un graphique de comparaison nécessitent naturellement des géométries différentes.

L’objectif est un langage visuel partagé, pas une mise en page clonée.

C’est l’une des raisons pour lesquelles les structures de graphiques modifiables peuvent être utiles. Une structure de graphique préparée peut éliminer le travail de construction répétitif tout en permettant au designer de modifier la hiérarchie visuelle pour l’ensemble de données spécifique. ImagineLayout maintient une collection dédiée de graphiques PowerPoint modifiables couvrant plusieurs familles de graphiques, ce qui peut être utile lorsque le problème récurrent est de construire la géométrie plutôt que de décider ce que signifient les données. Parcourez la collection de graphiques PowerPoint pour des structures de graphiques modifiables.

Conservez les données modifiables lorsque le graphique est susceptible de changer

Il y a aussi une décision technique de conception cachée derrière la qualité de la présentation : la manière dont le graphique arrive dans PowerPoint.

Si un graphique est collé sous forme d’image, il peut paraître exactement correct à ce moment-là, mais les données sous-jacentes ont disparu de la présentation. Cela est acceptable pour une visuelle finale qui ne nécessitera jamais de mise à jour. C’est un mauvais choix pour un rapport récurrent.

PowerPoint peut également intégrer des données Excel ou maintenir un lien vers un classeur externe. Ces options créent différentes conséquences de maintenance.

Un classeur intégré conserve une copie des données à l’intérieur de la présentation. Un graphique lié peut être mis à jour à partir d’une source externe, mais la relation dépend de la disponibilité du fichier source au lieu attendu.

Cette distinction compte lorsque vous concevez un deck de gestion récurrent. Le graphique le plus beau n’est pas nécessairement celui qui demande le moins d’efforts à construire aujourd’hui. Il peut s’agir de celui qui peut survivre au prochain ensemble de chiffres sans avoir à être reconstruit à partir de zéro.

Avant de choisir comment coller un graphique, posez une question simple : ces chiffres vont-ils changer après que cette diapositive soit terminée ?

Si la réponse est oui, la connexion des données fait partie de la décision de conception du graphique, et non simplement un détail technique. Le guide d’ImagineLayout sur les graphiques Excel dans PowerPoint couvre les différences pratiques entre les images, les classeurs intégrés et les graphiques liés en plus de détails.

Effectuez le test des trois secondes avant d’envoyer le deck

Il existe un test utile final qui ne nécessite aucun logiciel supplémentaire.

Regardez la diapositive terminée pendant environ trois secondes. Ne lisez pas attentivement les étiquettes. Ne passez pas en revue les chiffres. Juste observez la hiérarchie visuelle.

Puis demandez-vous :

  • Qu’ai-je remarqué en premier ?
  • Quelle comparaison le graphique a-t-il rendue la plus facile ?
  • Quelle conclusion je répéterais probablement à quelqu’un d’autre ?

Comparez ensuite cette réponse au message réel de la diapositive.

Si le message destiné était « une région fait progresser la croissance » mais la première chose que vous avez remarquée était un bloc de couleur décoratif, une série secondaire ou un regroupement dense d’étiquettes, le graphique n’est pas terminé.

Les meilleurs graphiques PowerPoint ne contiennent pas nécessairement des graphiques plus sophistiqués. Ils rendent l’interprétation souhaitée plus facile que les interprétations non souhaitées.

C’est là le véritable standard pour une meilleure conception de graphiques : non pas si le graphique semble impressionnant à plein zoom, mais si sa structure visuelle aide l’audience à parvenir à la bonne conclusion avec moins d’interprétation inutile.