グラフをより良くデザインする方法

正しいグラフでも、プレゼンテーションで使うには不適切な場合があります

ある特定のPowerPointのグラフは、技術的な問題はないのに、問題を引き起こすことがあります。数値は正確で、グラフの種類も適切で、すべてのラベルも揃っています。それでも、聴衆は何が重要かを自分で判断しなければなりません。

これは、プレゼンテーション用のグラフと分析レポートのグラフが異なる役割を持つからです。レポートは読者がデータを検討する余裕があります。プレゼンテーションは、視覚的な階層構造によって一部の作業を即座に行わなければなりません。

すでにPowerPointでグラフを挿入する方法を知っているなら、次のステップは、新しいグラフの種類を学ぶことではありません。聴衆が最初に注目すべきこと、見えなくてもよいこと、どの視覚的な選択肢がデータの意味を偶然変えてしまうかを判断する方法を学ぶことです。

メッセージから始める、グラフメニューからは始めない

弱いグラフを作る最も簡単な方法の一つは、利用可能なグラフの種類から始めることです。PowerPointには多くの選択肢がありますので、適切に見えるものを選んでデータを当てはめるのが誘惑になります。

その順序を逆転しましょう。

視覚をデザインする前に、意図したメッセージを1文で書きましょう。例えば：

「年間を通じて収益は着実に増加した。」
「地域Aは他の地域よりもはるかに多くの収益を生み出した。」
「コストの増加の大半は2つのカテゴリから来た。」
「広告費の増加は売上の増加と関連している。」

これらの文は異なる関係性を説明しています。ラインチャートは時間の連続性を保持できます。水平バーチャートはカテゴリ間の差を即座に比較できます。積み上げチャートは構成と総量を示せます。散布図は個々の観測値を保持し、2つの変数がともに動くかどうかを明らかにできます。

これは単なるグラフ選択のテクニック以上のものです。その文は、編集プロセスを通じて生き残らなければならない視覚情報を教えてくれます。

年間の営業費用についてのスライドを想像してみましょう。メッセージが「旅費が急激に増加した」なら、6つの等しい重みを持つ費用カテゴリをすべて表示しても、技術的にはより多くの情報を提供できますが、その主張を弱めます。グラフは旅費カテゴリを視聴者が他の5つを読む前に見つけやすくする必要があります。

これが最初のデザインの決定です：どの要素が視覚的な優先順位を持つべきか？

グラフ内での視覚階層を活用する

グラフは、すべてのデータシリーズが同等に注目される必要はありません。

実際、等しい扱いはしばしばチャートが忙しそうに見える理由です。一つのシリーズがスライドの主な主張の証拠を持ち、他の4つが背景情報を提供している場合、すべての5つに同じ色、線の太さ、ラベルの扱いをすると、聴衆は階層を自分で行わなければなりません。

より良いアプローチは、視覚的な役割を割り当てることです。

主要データ: 主な主張を担うシリーズまたはカテゴリ。
サポートデータ: 比較や背景情報に必要な情報。
参照要素: 軸、基準、グリッドライン、その他の構造的ガイド。
注釈: 視覚的な差がなぜ重要かを説明する短い文。

例えば、12ヶ月間の5つの競合他社を示すラインチャートがあると仮定しましょうが、プレゼンテーションは特に自社の成長についてです。すべての5つのラインを同等に強調すると、チャートは追跡作業に変わります。自社のラインを視覚的に優位とし、他のラインを減らすことで、同じデータがより具体的な質問に答えることができます。

重要なのは「色を減らす」ということではなく、どの視覚的な違いが重要性の違いに対応しているかを決めることです。

これはチャートがプレゼンテーションの一部として振る舞うようになるべきタイミングでもあります。ImagineLayoutのプレゼンテーションの一貫性についての議論は、より広範な点を指摘しています：強力なプレゼンテーションは、チャート、注釈、タイポグラフィ、強調などの要素に関する認識可能なルールを発展させます。プレゼンテーションは全てのスライドが視覚的に同一でなくても一貫性を保つことができます。

聴衆が解釈する必要のあるチャート要素を削除する

PowerPointのデフォルトのグラフには多くの要素が含まれていますが、そのソフトウェアは多くの可能な状況に対応する必要があるからです。プレゼンテーションはほとんどの場合、それらすべてを必要としません。

問いの方向性は「このグラフを最小限にするにはどうすればよいのか」ではなく、「どの要素が聴衆が行うべき比較を容易にするのか」です。

レジェンドは良い例です。複数のシリーズが識別が必要で、ラベルがデータの隣に置くことが合理的でない場合、レジェンドは意味を持ちます。しかし、2つのラインしかなく、ラベルを直接表示できるスペースがあれば、読者がレジェンドを見下ろしてからチャートに戻ることを強制するのは不要な解読ステップを追加するだけです。

同じ原則はデータラベルにも適用されます。すべての値を表示することは、精確な数値がポイントの場合は有用です。しかし、チャートの役割が傾向やランキングを示す場合、それは逆効果になります。

有用なテストは、一度に一つの要素を削除して、実際に失われる情報は何かを確認することです。

境界線を削除します。チャートは意味を失いますか？
マイナーなグリッドラインを削除します。値はまだ解釈できますか？
レジェンドを削除します。シリーズは直接識別できますか？
ほとんどのデータラベルを削除します。主な比較はより容易になりますか？
装飾効果を削除します。何か分析上の情報は消えますか？

要素を削除しても、見た目だけが変わり、解釈には影響しない場合、スライドに残す前に強く疑問視すべきです。

Microsoft自身のPowerPointの制御機能により、軸、タイトル、ラベル、グリッドライン、レジェンド、トレンドライン、その他のチャート要素を独立して追加または削除できます。デザインの問題はPowerPointがその要素をサポートするかどうかではなく、スライドがそれを必要とするかどうかです。

タイトルがチャートを説明するようにする

「地域別収益」は聴衆にチャートに何が含まれているかを伝えます。しかし、何が注目すべきかを伝えることはできません。

より強力なタイトルは一部の解釈を担うことができます：

弱い: 地域別収益
強い: 北米が最大の収益シェアを生み出した

または：

弱い: 月間売上
強い: 売上は年半ばから加速した

これは、見出しとチャートの関係性を変えます。チャートは証拠を提供し、タイトルは質問または結論を設定します。

これは、すべてのチャートタイトルが長い文になるべきという意味ではありません。視覚の下にある短い文が完璧に機能することもあります。重要なのは、タイトルが単に下のオブジェクトを説明するのではなく、コミュニケーションの仕事を果たすことです。

もう一つの利点があります。タイトルが意図したメッセージを述べている場合、デザインの問題を発見しやすくなります。チャートが視覚的にタイトルの文を支持していない場合、プレゼンテーションが聴衆に届く前に何かを変える必要があることを知ることができます。

軸は特に視覚的な強調が差を誇張する場合に慎重にデザインする

グラフのデザインが誤解を招くのは、スケールがデータの重要性の認識を変える場合です。

バーチャートは特に注意が必要です。視聴者は棒の長さを大きさとして解釈します。98と100を比較するバーチャートは、軸が97から始まると、実際の値が近いにもかかわらず、差が劇的に見えることがあります。

これは、すべてのチャートが同じ軸の扱いを強制的に行う必要があるという意味ではありません。時間の経過に伴う小さな変化を明らかにする目的で、ラインチャートはより緊密な範囲を利用することが有益です。重要な質問は、スケールが意図した解釈を支援しているかどうかです。

チャートを最終決定する前に、軸の範囲を一時的に変更してスライドを見直しましょう。

データは変わっていないのに、物語の見た重要性が劇的に変わる場合、スケールは再検討に値します。

軸がラベルがすでに行っている仕事をしているかどうかも確認してください。すべての棒に明確な値があり、視聴者が中間値を推測する必要がない場合、重い軸と密なグリッドは情報をほとんど追加せずにスペースを消費するだけです。

ImagineLayoutの既存のチャートガイダンスは、同じ区別を指摘しています：正しいチャートの種類でも、スケールが選択されない場合、視覚的な主張を通じて歪んだ印象を伝えることがあります。チャートの種類とそのスケールは、一緒に考慮する必要があります。

注釈を証拠の一部としてデザインする

分析用のグラフとプレゼンテーション用のグラフの最大の違いは説明の役割です。

分析用のグラフは、値が変化したことを示すだけです。プレゼンテーション用のグラフは、なぜその変化が重要かを示す必要があることが多いです。

例えば、3月にラインが急激に上昇するとしましょう。小さな注釈で視聴者に何が起こったかを教えることができます：「3月に新しい価格設定が開始された」。ラインは証拠を提供し、注釈は背景情報を提供します。

その背景情報がないと、視聴者はスパイクに気付くかもしれませんが、スライドの主張と結びつける理由がありません。

注釈は特にデータに明らかな出来事がある場合に有用です：

急激な増加または減少;
目標が達成または達成されなかった;
ランキングの大きな変化;
異常なアウトライヤー;
傾向の構造的な変化;
大きな変化に責任のある特定のカテゴリ。

すべての点に注釈を付けるのは間違いです。すべての点にコールアウトがあると、チャートは競合する説明の集合体になります。視聴者がチャートで語られている物語を理解するのに役立つ瞬間に注釈を保存しましょう。

注釈をチャートの視覚的な文法の一部と考え、完成したチャートに後から付け加えるノートとは考えないでください。

チャートをプレゼンテーションの一部にする

チャートは単独で見れば完璧に見えても、プレゼンテーションに貼り付けられたように感じることがあります。

これは、チャートがExcelまたはPowerPointのデフォルトテーマの視覚ルールに従っているのに対し、プレゼンテーションの残りの部分が異なるシステムに従っているためです。

チャートと周囲のスライドを並べて、次の4つの点を確認してください：

タイポグラフィ: チャートは同じフォントファミリーと階層を使用していますか？
色: アクセントカラーはデッキの他の場所でも同じ意味を持っていますか？
強調: 最も重要な数値は、他の重要な情報と同じように強調されていますか？
構成: チャートはスライド上で他の視覚要素と同じスペースと配置のロジックに従って占められていますか？

これは、すべてのチャートを同じサイズや色に強制することを意味するわけではありません。ラインチャート、ウォーターフォール、比較チャートはそれぞれ異なる幾何学を必要とします。

目指すべきは共有された視覚言語であり、クローンされたレイアウトではないということです。

これは、編集可能なチャート構造が有用な理由の一つです。用意されたチャートレイアウトは、繰り返しの構築作業を削減しながら、デザイナーが特定のデータセットのために視覚階層を変更できるようにします。ImagineLayoutは、複数のチャートファミリーをカバーする編集可能なPowerPointチャートの専用コレクションを維持しており、問題が幾何学の構築ではなくデータの意味を決めることにある場合、特に有用です。編集可能なPowerPointチャートコレクションをご覧ください。

データが変更される可能性がある場合は、チャートを編集可能に保つ

プレゼンテーションの品質の背後に隠れた技術的なデザイン決定があります：チャートがPowerPointにどのように入るかです。

チャートが画像として貼り付けられると、その瞬間は完璧に見えるかもしれませんが、プレゼンテーションからデータは失われてしまいます。これは、更新する必要のない完成したビジュアルにとっては適切です。しかし、定期的なレポートにとっては、適切な選択ではありません。

PowerPointはExcelデータを埋め込むか、外部のワークブックにリンクすることもできます。これらのオプションは異なるメンテナンスの結果をもたらします。

埋め込まれたワークブックはプレゼンテーション内にデータのコピーを保持します。リンクされたチャートは外部ソースから更新できますが、その関係は期待される場所にソースファイルが利用可能であることに依存します。

これは、定期的なマネジメントデッキをデザインする際に重要な違いです。最も見栄えの良いチャートは、今日最も手間のかからない方法で構築するものとは限りません。それは、次のセットの数字が変わっても、ゼロから再構築する必要なく生き残るものかもしれません。

チャートを貼り付ける前に、単純な質問をしましょう：このスライドが完成した後、これらの数字は変わりますか？

もし「はい」なら、データの接続はチャートのデザイン決定の一部であり、単なる技術的な細部ではありません。ImagineLayoutのExcelチャートに関するPowerPointのガイドは、画像、埋め込まれたワークブック、リンクされたチャートの実用的な違いについてさらに詳細を説明しています。

デッキを送信する前に3秒テストを行う

有用な最終テストは、追加のソフトウェアを必要としません。

完成したスライドを見て約3秒間見ましょう。ラベルを注意深く読んだり、数値を検討したりしないでください。視覚的な階層構造だけを見てください。

その後、次の質問に答えましょう：

最初に何が気付きましたか？
チャートはどの比較を最も容易にしましたか？
誰かに伝える場合、どの結論をおそらく繰り返すでしょうか？

次に、その回答を実際のスライドのポイントと比較してください。

意図したメッセージが「一つの地域が成長を牽引している」だったとしても、最初に目に付いたのは装飾的な色のブロック、二次的なシリーズ、または密集したラベルのクラスターだった場合、チャートは完成していません。

最も強力なPowerPointチャートは、必ずしもより複雑なグラフィックスを含むわけではありません。それは意図した解釈をより容易にし、意図しない解釈を困難にする視覚構造を持つことです。

これは、より良いチャートデザインの真の基準です：チャートがフルズームで見たときに印象的かどうかではなく、その視覚構造が聴衆に正しい結論に到達するのを助けるかどうかです。