Ein korrektes Diagramm kann trotzdem eine schlechte Präsentation sein

Es gibt eine bestimmte Art von PowerPoint-Diagramm, die Probleme verursacht, weil technisch gesehen nichts falsch damit ist. Die Zahlen sind korrekt, der Diagrammtyp ist angemessen und jede Beschriftung ist vorhanden. Dennoch muss das Publikum selbst herausfinden, was wichtig ist.

Das passiert, weil ein Präsentation-Diagramm eine andere Aufgabe hat als ein Diagramm in einem analytischen Bericht. Ein Bericht kann sich leisten, dass der Leser die Daten inspiziert. Eine Präsentation benötigt jedoch oft die visuelle Hierarchie, um einen Teil der Arbeit sofort zu übernehmen.

Wenn Sie bereits wissen, wie man Diagramme in PowerPoint einfügt, ist der nächste Schritt nicht, eine andere Diagrammart zu lernen. Es ist zu lernen, wie man entscheidet, was das Publikum zuerst bemerken soll, was verschwinden kann und welche visuellen Entscheidungen die Bedeutung der Daten versehentlich verändern könnten.

Beginnen Sie mit der Botschaft, nicht mit dem Diagramm-Menü

Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein schwaches Diagramm zu erstellen, ist, mit den verfügbaren Diagrammtypen zu beginnen. PowerPoint bietet Ihnen eine große Auswahl an Optionen, sodass es verlockend ist, einen auszuwählen, der aussieht, als wäre er passend, und dann die Daten hineinzufügen.

Kehren Sie diese Reihenfolge um.

Formulieren Sie die gewünschte Kernaussage als Satz, bevor Sie das visuelle Design erstellen. Zum Beispiel:

  • „Der Umsatz stieg das ganze Jahr über kontinuierlich.“
  • „Region A generierte deutlich mehr Umsatz als die anderen Regionen.“
  • „Der Großteil der Kostensteigerung kam aus zwei Kategorien.“
  • „Höhere Werbeausgaben sind mit höheren Verkäufen verbunden.“

Diese Aussagen beschreiben unterschiedliche Beziehungen. Ein Liniendiagramm kann die Kontinuität über die Zeit bewahren. Ein waagerechtes Balkendiagramm kann die Unterschiede zwischen den Kategorien sofort vergleichbar machen. Ein gestapeltes Diagramm kann Zusammensetzung und Gesamtgröße zeigen. Ein Streudiagramm kann einzelne Beobachtungen bewahren und aufzeigen, ob zwei Variablen zusammenhängen.

Das ist mehr als ein Trick zur Auswahl des Diagramms. Der Satz verrät Ihnen, welche visuellen Informationen den Bearbeitungsprozess überleben müssen.

Stellen Sie sich eine Folie zu den jährlichen Betriebskosten vor. Wenn die Botschaft lautet „Reisekosten stiegen stark an“, kann das Zeigen von sechs gleich gewichteten Kostenkategorien zwar technisch gesehen mehr Informationen liefern, aber es schwächt den Punkt. Das Diagramm sollte die Reisekategorie so gestalten, dass sie vor dem Betrachter auffällt, bevor er die anderen fünf liest.

Das ist die erste Gestaltungsentscheidung: was verdient visuelle Priorität?

Nutzen Sie die visuelle Hierarchie innerhalb des Diagramms

Ein Diagramm muss nicht alle Datensätze gleichmäßig um Aufmerksamkeit konkurrieren lassen.

Tatsächlich ist eine gleichmäßige Behandlung oft der Grund, warum ein Diagramm überladen wirkt. Wenn eine Reihe die Beweisführung für die Hauptaussage der Folie enthält und vier andere nur Kontext liefern, zwingt die gleiche Farbgebung, Linienstärke und Beschriftung der fünf Datensätze das Publikum, die Hierarchie selbst zu leisten.

Ein besserer Ansatz ist die Zuweisung visueller Rollen.

  • Primärdaten: die Reihe oder Kategorie, die die Hauptaussage trägt.
  • Unterstützende Daten: Informationen, die für den Vergleich oder Kontext benötigt werden.
  • Referenzelemente: Achsen, Benchmarks, Gitternetzlinien und andere strukturelle Leitlinien.
  • Anmerkungen: die kurze Erklärung, die dem Publikum erklärt, warum ein sichtbarer Unterschied wichtig ist.

Zum Beispiel: Angenommen, ein Liniendiagramm zeigt fünf Wettbewerber über zwölf Monate, aber die Präsentation geht speziell um das Wachstum Ihres Unternehmens. Wenn alle fünf Linien gleich stark sind, wird das Diagramm zu einer Überwachungsübung. Wenn Ihre Linie visuell dominant ist und die anderen reduziert werden, kann dieselbe Daten die viel spezifischere Frage beantworten.

Das Wichtigste ist nicht einfach „weniger Farben verwenden“. Das Wichtigste ist zu entscheiden, welche visuellen Unterschiede Unterschieden in der Bedeutung entsprechen.

Das ist auch der Punkt, an dem ein Diagramm anfangen sollte, Teil der Präsentation zu sein, statt ein Objekt aus Excel zu sein. Die Diskussion von ImagineLayout zur Präsentationseinheit macht denselben Punkt weitergehend: ein starkes Deck entwickelt erkennbare Regeln für Elemente wie Diagramme, Anmerkungen, Typografie und Hervorhebungen. Eine Präsentation kann konsistent bleiben, ohne dass jede Folie visuell identisch wirkt.

Löschen Sie Diagramm-Elemente, die das Publikum übersetzen lassen müssen

Das Standard-Diagramm von PowerPoint enthält viele Elemente, weil die Software viele mögliche Situationen abdecken muss. Eine Präsentation benötigt selten alle davon.

Die Frage sollte nicht „Wie mache ich dieses Diagramm minimal?“ sein. Sie sollte lauten: „Welche Elemente helfen dem Publikum, den Vergleich durchzuführen, den ich fordere?“

Eine Legende ist ein gutes Beispiel. Eine Legende ist sinnvoll, wenn mehrere Reihen identifiziert werden müssen und die Beschriftungen nicht vernünftigerweise neben den Daten platziert werden können. Aber wenn es nur zwei Linien gibt und Sie genug Platz haben, um sie direkt zu beschriften, zwingt das Leser, nach unten zur Legende zu schauen und dann zurück zum Diagramm zu blicken – ein unnötiger Decodierungsschritt.

Das gleiche Prinzip gilt für Datensignaturen. Das Anzeigen aller Werte kann nützlich sein, wenn präzise Zahlen der Punkt sind. Es wird jedoch gegenproduktiv, wenn die Aufgabe des Diagramms darin besteht, eine Tendenz oder Rangfolge zu zeigen.

Ein nützlicher Test besteht darin, ein Element nach dem anderen zu entfernen und zu fragen, welche Informationen tatsächlich verloren gehen.

  • Entfernen Sie den Rahmen. Verliert das Diagramm seine Bedeutung?
  • Entfernen Sie die Nebenlinien. Können die Werte immer noch interpretiert werden?
  • Entfernen Sie die Legende. Können die Reihen direkt identifiziert werden?
  • Entfernen Sie die meisten Datensignaturen. Wird der Hauptvergleich leichter?
  • Entfernen Sie dekorative Effekte. Verschwinden analytische Informationen?

Wenn das Entfernen eines Elements nur das Erscheinungsbild und nicht die Interpretation verändert, sollte es einer starken Überprüfung unterzogen werden, bevor es auf der Folie bleibt.

Microsofts eigene PowerPoint-Steuerungen ermöglichen es, Achsen, Titel, Beschriftungen, Gitternetzlinien, Legenden, Trendlinien und andere Diagramm-Elemente unabhängig hinzuzufügen oder zu entfernen. Das Gestaltungsproblem ist daher nicht, ob PowerPoint das Element unterstützt; es ist, ob die Folie es benötigt.

Machen Sie den Titel das Diagramm erklären, statt es zu benennen

„Umsatz nach Region“ sagt dem Publikum, was das Diagramm enthält. Es sagt ihnen aber nicht, worauf sie achten sollen.

Ein stärkerer Titel kann einen Teil der Interpretation übernehmen:

  • Schwach: Umsatz nach Region
  • Stärker: Nordamerika generierte den größten Anteil am Umsatz

Oder:

  • Schwach: Monatliche Verkäufe
  • Stärker: Die Verkäufe beschleunigten sich in der zweiten Jahreshälfte

Das ändert die Beziehung zwischen Überschrift und Diagramm. Das Diagramm liefert Beweise; der Titel stellt die Frage oder den Schluss dar.

Das bedeutet nicht, dass jeder Diagrammtitel zu einem langen Satz werden muss. Eine kurze Aussage kann perfekt funktionieren, wenn das visuelle Element darunter sie vervollständigt. Wichtig ist, dass der Titel eine kommunikative Aufgabe erfüllt und nicht nur das Objekt darunter beschreibt.

Es gibt einen weiteren Vorteil. Wenn der Titel die gewünschte Kernaussage formuliert, wird es leichter, ein Gestaltungsproblem zu erkennen. Wenn das Diagramm die Aussage nicht visuell unterstützt, wissen Sie, dass etwas geändert werden muss, bevor die Präsentation das Publikum erreicht.

Seien Sie bewusst bei den Achsen – besonders wenn die visuelle Vergrößerung den Unterschied betont

Die Diagrammgestaltung wird irreführend, wenn die Skala die wahrgenommene Bedeutung der Daten verändert.

Balkendiagramme verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil Betrachter die Balkenlänge als Größe interpretieren. Ein Balkendiagramm, das 98 und 100 vergleicht, kann den Unterschied dramatisch wirken lassen, wenn die Achse bei 97 beginnt, obwohl die zugrundeliegenden Werte nahe beieinander liegen.

Das bedeutet nicht, dass jedes Diagramm genau dieselbe Achsenbehandlung verwenden muss. Ein Liniendiagramm kann von einem engeren Bereich profitieren, wenn der Zweck darin besteht, kleine Bewegungen über die Zeit zu erkennen. Die wichtige Frage ist, ob die Skala die gewünschte Interpretation unterstützt.

Bevor Sie ein Diagramm finalisieren, ändern Sie vorübergehend den Achsenbereich und schauen Sie sich die Folie erneut an.

Wenn die scheinbare Bedeutung der Geschichte sich dramatisch ändert, während die zugrundeliegenden Daten unverändert bleiben, verdient die Skala einen zweiten Blick.

Überprüfen Sie auch, ob die Achse Arbeit verrichtet, die die Beschriftungen bereits leisten. Wenn jeder Balken einen klaren Wert hat und das Publikum keine Zwischenwerte schätzen muss, kann eine schwere Achse und ein dichtes Gitternetz Platz verbrauchen, ohne viel Information hinzuzufügen.

Die bestehende Diagrammführung von ImagineLayout macht denselben Unterschied: Ein korrekter Diagrammtyp kann trotzdem eine verzerrte Vorstellung vermitteln, wenn die Skala ohne Berücksichtigung der visuellen Aussage gewählt wird. Der Diagrammtyp und seine Skala müssen gemeinsam betrachtet werden.

Gestalten Sie Anmerkungen als Teil der Beweisführung

Einer der größten Unterschiede zwischen einem analytischen Diagramm und einem Präsentation-Diagramm ist die Rolle der Erklärung.

Ein analytisches Diagramm kann zeigen, dass sich ein Wert geändert hat. Ein Präsentation-Diagramm muss oft zeigen, warum die Veränderung wichtig ist.

Angenommen, eine Linie steigt im März stark an. Eine kleine Anmerkung kann dem Publikum erklären, was passiert ist: „Neue Preise wurden im März eingeführt.“ Die Linie liefert den Beweis; die Anmerkung liefert den Kontext.

Ohne diesen Kontext könnte das Publikum zwar den Anstieg bemerken, aber keinen Grund haben, ihn mit der Argumentation der Folie zu verknüpfen.

Anmerkungen sind besonders nützlich, wenn die Daten ein offensichtliches Ereignis enthalten:

  • ein plötzlicher Anstieg oder Rückgang;
  • das Erreichen oder Verfehlen eines Ziels;
  • eine bedeutende Veränderung der Rangfolge;
  • ein ungewöhnlicher Ausreißer;
  • ein struktureller Bruch in einer Tendenz;
  • eine spezifische Kategorie, die für eine große Veränderung verantwortlich ist.

Der Fehler besteht darin, alles zu annotieren. Wenn jeder Punkt einen Hinweis hat, wird das Diagramm zu einer Sammlung konkurrierender Erklärungen. Bewahren Sie Anmerkungen für die Momente auf, die dem Betrachter helfen, die Geschichte zu verstehen, die das Diagramm erzählen soll.

Betrachten Sie die Anmerkung als Teil der visuellen Grammatik des Diagramms, nicht als eine Notiz, die nach dem Erstellen des Diagramms hinzugefügt wird.

Machen Sie das Diagramm zur Präsentation gehören

Ein Diagramm kann perfekt aussehen, wenn es allein betrachtet wird, und trotzdem wie eingeklebt in den Folien wirken.

Das passiert meistens, weil das Diagramm den visuellen Regeln von Excel oder dem Standard-Design von PowerPoint folgt, während der Rest der Präsentation ein anderes System verwendet.

Betrachten Sie das Diagramm neben den umgebenden Folien und prüfen Sie vier Dinge:

  • Typografie: Verwendet das Diagramm dieselbe Schriftart und Hierarchie?
  • Farbe: Haben die Akzentfarben dieselbe Bedeutung wie sonst im Deck?
  • Hervorhebung: Wird die wichtigste Zahl auf dieselbe Weise hervorgehoben wie andere wichtige Informationen?
  • Komposition: Besetzt das Diagramm die Folie gemäß denselben Abstands- und Ausrichtungslogiken wie andere visuelle Elemente?

Das bedeutet nicht, jedes Diagramm in identische Abmessungen oder Farben zu zwingen. Ein Liniendiagramm, ein Wasserfalldiagramm und ein Vergleichsdiagramm benötigen natürlich unterschiedliche Geometrien.

Das Ziel ist eine gemeinsame visuelle Sprache, nicht eine geklonte Layout.

Das ist einer der Gründe, warum bearbeitbare Diagrammstrukturen nützlich sein können. Eine vorbereitete Diagrammvorlage kann repetitive Konstruktionsarbeit vermeiden, während sie es dem Designer trotzdem ermöglicht, die visuelle Hierarchie für die spezifischen Datensätze anzupassen. ImagineLayout unterhält eine dedizierte Sammlung bearbeitbarer PowerPoint-Diagramme, die mehrere Diagrammfamilien abdecken und nützlich sein können, wenn das wiederkehrende Problem darin besteht, die Geometrie aufzubauen, statt zu entscheiden, was die Daten bedeuten. Stöbern Sie in der PowerPoint Charts Sammlung für bearbeitbare Diagrammstrukturen.

Behalten Sie die Daten bearbeitbar, wenn das Diagramm wahrscheinlich geändert wird

Es gibt auch eine technische Gestaltungsentscheidung, die sich hinter der Präsentationqualität verbirgt: wie das Diagramm in PowerPoint gelangt.

Wenn ein Diagramm als Bild eingefügt wird, mag es genau zu diesem Zeitpunkt perfekt aussehen, aber die zugrundeliegenden Daten sind aus der Präsentation verschwunden. Das ist akzeptabel für ein fertiges visuelles Element, das nie aktualisiert werden muss. Es ist eine schlechte Wahl für einen wiederkehrenden Bericht.

PowerPoint kann auch Excel-Daten einbetten oder einen Link zu einer externen Arbeitsmappe aufrechterhalten. Diese Optionen haben unterschiedliche Wartungsfolgen.

Eine eingebettete Arbeitsmappe behält eine Kopie der Daten innerhalb der Präsentation. Ein verknüpftes Diagramm kann sich aus einer externen Quelle aktualisieren, aber die Beziehung hängt davon ab, dass die Quelldatei an der erwarteten Stelle verfügbar bleibt.

Das ist wichtig, wenn Sie ein wiederkehrendes Management-Deck erstellen. Das am besten aussehende Diagramm ist nicht unbedingt das, das heute die wenigste Mühe bei der Erstellung erfordert. Es könnte das sein, das die nächste Runde von Zahlen ohne Neuerstellung überleben kann.

Bevor Sie entscheiden, wie Sie ein Diagramm einfügen, stellen Sie eine einfache Frage: werden diese Zahlen nach Fertigstellung der Folie geändert?

Wenn die Antwort ja ist, ist die Datenverbindung Teil der Diagrammgestaltungsentscheidung, nicht nur eine technische Detailfrage. Die Anleitung von ImagineLayout zu Excel-Diagrammen in PowerPoint behandelt die praktischen Unterschiede zwischen Bildern, eingebetteten Arbeitsmappen und verknüpften Diagrammen im Detail.

Führen Sie den Drei-Sekunden-Test durch, bevor Sie das Deck senden

Es gibt einen nützlichen abschließenden Test, der keine zusätzliche Software erfordert.

Schauen Sie sich die fertige Folie etwa drei Sekunden lang an. Lesen Sie die Beschriftungen nicht genau durch. Untersuchen Sie die Zahlen nicht. Betrachten Sie einfach die visuelle Hierarchie.

Dann fragen Sie sich:

  • Worauf habe ich zuerst geachtet?
  • Welcher Vergleich war für mich am einfachsten?
  • Welchen Schluss würde ich wahrscheinlich jemandem anderem wiederholen?

Vergleichen Sie diese Antwort mit der tatsächlichen Kernaussage der Folie.

Wenn die beabsichtigte Botschaft „eine Region treibt das Wachstum“ war, aber das Erste, worauf Sie geachtet haben, ein dekoratives Farbblock, eine sekundäre Reihe oder ein dichter Cluster von Beschriftungen war, ist das Diagramm noch nicht fertig.

Die stärksten PowerPoint-Diagramme enthalten nicht unbedingt aufwendigere Grafiken. Sie machen die beabsichtigte Interpretation leichter als die unbeabsichtigten.

Das ist der eigentliche Maßstab für bessere Diagrammgestaltung: nicht, ob das Diagramm bei voller Vergrößerung beeindruckend aussieht, sondern ob seine visuelle Struktur dem Publikum hilft, den richtigen Schluss mit weniger unnötiger Interpretation zu ziehen.