「テキストを減らす」というアドバイスは、「シンプルに」という提案に次いで、最もよく言われるプレゼンテーションの助言の一つです。しかし、それはしばしば役に立ちます。 問題は、実際に伝えたい重要なことがあるときに何が起こるのかです。 財務成績は定義が必要です。研究スライドは、その数字の解釈を変える資格付けが必要です。提案書は、1つの魅力的な文句ではなく、3つの条件を必要とすることがあります。トレーニングプレゼンテーションは、スピーカーが話しだけで全員が覚えられることを期待できない用語を必要とすることがあります。 だから、役に立つ質問は「**テキストをどのように減らすか**」ではありません。それは「**スライドに存在すべき情報は何か、そしてスライドが何のためにあるのか決めていないから存在する情報は何か**」です。 --- **問題はテキストではない。スライドに適切な役割が与えられていないからだ。** 80語を同じくする2つのスライドを想像してみてください。 最初のスライドでは、その80語は、プレゼンターがすでに口頭で述べている結論を説明する段落です。聴衆は、話し手の話を聞きながら、その段落を読まなければなりません。これは本物のデザインの問題です。 2つ目のスライドでは、その80語は、複雑なビジネス決定を理解するために必要なラベル、前提、定義、条件です。半分を削除すると、スライドは見た目が綺麗になるかもしれませんが、その決定をより理解しにくくする可能性があります。 これらのスライドは同じ語数ですが、完全に異なる問題を抱えています。 プレゼンテーションデザインに関する研究は、一般的な助言の背後にある懸念を支持しています。聴衆が濃密なテキストを読みながら同時に話された情報を処理しなければならないとき、言語チャンネルは限られたワーキングメモリ容量で競争します。PLOSのプレゼンテーションスライドに関する研究は、スライドを第二のスピーチにするのではなく、単にスライドをガイドポストとして使用することを勧めています。 しかし、これは「常に少ない言葉がより良いスライドを作る」という普遍的なルールを確立するものではありません。 それよりも役に立つことは、**不要な言語処理はコストがかかる**ということです。 この区別は、テキストが多いスライドに対する私のアプローチを変えます。 --- 「**テキストを減らす**」は、テキストが意味を担っているときに失敗する。 スライドからコピーを削除する前に、私は次のような簡単なテストを使います：**「これらのテキストを削除すると、聴衆は情報を失うのか、それとも装飾だけを失うのか」**。 例えば、収益が12%減少したことを示すチャートを考えましょう。数字だけでは完全に明確に見えるかもしれません。しかし、12%は何と比較されたのか？どの期間のことか？名目価格かインフレ調整済みか？特定のビジネスユニットを除外しているか？減少は一時的か？ その情報の一部はフッターに属するかもしれませんが、チャートの解釈を変える場合、それは「ごみ」ではありません。それは証拠の一部です。 ここが過度なテキスト削減が逆効果になる場所です。デザイナーはしばしば、スライドがその資格付けなしで強く見えるから、それを削除します。聴衆はよりクリーンなビジュアルとより弱い論拠を得ます。 より良いアプローチは、テキストを**機能**によって分けることです： - **メッセージ**：聴衆が理解すべき内容。 - **証拠**：メッセージを支持する数字、引用、発見、または詳細。 - **ナビゲーション**：聴衆が何を見ているのかを教えるラベル。 - **資格付け**：前提、日付、定義、制限、または例外。 - **スピーカーの支援**：主にプレゼンターが忘れないように存在する言葉。 5つ目のカテゴリは、「テキストを減らす」が優れた助言となる場所です。 4つ目のカテゴリは、「このルールを盲目的に従うとスライドを損なう」場所です。 --- **スライドは見出しだけを含む必要はありません。** テキストが多いスライドに対する一般的な反応の一つは、すべてを大きな文句に簡略化し、詳細をプレゼンターの話に移すことです。 これはライブプレゼンテーションでは非常にうまく機能します。しかし、プレゼンターなしでデッキが生き残る必要がある場合、それははるかに信頼性が低くなります。 会議後のボードデッキ、投資家の更新、内部報告書、トレーニングデッキ、および会議の基調講演はすべて「プレゼンテーション」と呼ばれていますが、それらは同じように消費されません。 ライブ基調講演では、スピーカーはリアルタイムでコンテキストを提供できます。一方、自ら読むデッキでは、スライド自体が議論の大部分を担わなければなりません。 この区別は重要です。なぜなら、一部のプレゼンテーションのガイダンスは、常にスピーカーがいることを前提としているからです。UCサンディエゴのプレゼンテーションの推奨事項は、スライドを視覚的な補助具として、聴衆のためのものではなく、プレゼンターのための記憶補助具として明確に位置づけながら、状況によって適切なテキスト量が変わることを認めています。 私はまず必要なテキストレベルを決め、それからビジュアルスタイルを決めるべきだと考えます。 **聴衆が聞いている場合**：話しの内容を重複するテキストを減らす。 **聴衆が読んでいる場合**：議論を再構築するために必要な情報を保持する。 **スライドが両方を行う場合**：主なメッセージとサポート詳細を分離するのではなく、一つのテキスト密度が両方のモードに適応するという仮定を捨てる。 --- **より良いルールは「冗長性を除去する」こと、而不是「単語を削除する」ことです。** これは、一般的な助言をはるかに役立つものにする区別です。 例えば、プレゼンターが次のように話すとします： 「欧州の収益は、ドイツとフランスでのエンタープライズ契約の拡大により18%増加しました。」 そして、スライドは同じことを4行の段落で繰り返します。 聴衆は、同じ言語情報を二度処理しなければなりません。これはスライドの効率的な使用ではありません。 しかし、スライドが代わりに次のように表示される場合を想像してみてください： **欧州：+18%収益** ドイツとフランスが地図上で強調され、エンタープライズ契約が主な原動力であることを説明する短いメモが付いています。 テキストは重要な役割を果たしています。しかし、それは話しの文節ごとに競合するのではなく、視覚的または言語的な説明のガイドとして機能しています。 これは認知負荷とプレゼンテーションスライドに関する研究と一致しています：長文は話された処理と競合する可能性がありますが、簡潔なテキストは視覚的または言語的な説明のガイドとして機能できます。 そのため、単語数を数えるのではなく、**重複するチャンネル**を探すようにしましょう。 スピーカー、チャート、見出し、キャプションが同じことを伝えている場合は、繰り返しを減らす必要があります。 それぞれが異なる質問に答えている場合、それらをすべて保持することが正当化されることがあります。 --- **時には正しい解決策はスライドを増やすこと、而不是テキストを減らすことです。** ここが「テキストを減らす」ルールがもう一つの悪習慣を生み出す場所です：テキストが技術的に収まるまでフォントサイズを小さくすること。 デザイナーは4つのポイントから始めます。スライドは混雑して見えます。フォントサイズが小さくなり、マージンが消えます。プレゼンターは「コンテンツが多すぎる」と宣言し、有用な情報を削除します。 第三の選択肢があります：**順序を変える**。 複雑な説明はしばしば、複数のスライドに分散させることで、より分かりやすくなります。最近のプレゼンテーションデザインのガイダンスは、進歩的な開示（progressive disclosure）を、複雑な情報を順次的に明らかにする方法として説明しています。 例えば、次のような1枚のスライドではなく： - 問題 - 3つの原因 - 提案される解決策 - 実施スケジュール - 期待される結果 次のようなシーケンスを使用できます： **スライド1**：何が変わるのか？ **スライド2**：何が原因か？ **スライド3**：最大の機会はどこか？ **スライド4**：何をすべきか？ **スライド5**：どのように実施されるか？ 情報の総量は減っていないかもしれません。しかし、聴衆の課題は変わります。 これは重要なデザインの区別です：**プレゼンテーションのシンプルさは常にコンテンツの削減を意味しない。時には、より良い順序を意味する**。 --- **テキストが多いスライドが正しい選択肢となる場合もある。** 法的免責事項、方法論のメモ、比較表、研究の定義、技術仕様、または詳細な付録は、本当に多くの言葉を必要とすることがあります。 間違いは、テキストが多いスライドを作ることではなく、それをビルボードのようにデザインすることです。 大量のテキストが避けられない場合、デザインの問題は「**これを削除するにはどうすれば良いか**」から「**これを読みやすくし、ナビゲーションしやすくするにはどうすれば良いか**」に変わります。 これは以下を含む可能性があります： - 長い文章を意味のあるセクションに分割すること。 - 見出しが構造を担うようにすること（装飾的な要素を追加するのではなく）。 - インデントやカラムを使用して関係性を明確にすること。 - 主要情報と資格付けを区別すること。 - 二次的な詳細を、主な議論に必要でない場合は付録に移動すること。 このリストに欠けているのは、**任意の最大語数**です。 「40語を超えない」といったルールは、警告信号として役立つことがありますが、聴衆が必要とするものを判断する代替手段ではありません。たとえ機関のプレゼンテーションガイダンスが低テキスト密度を推奨しても、それは実用的なガイドラインとして、而不是普遍的な法則として位置づけられています。 --- テンプレートはテキストに役立つ—ただしレイアウトがコンテンツに従う場合。 テンプレートがここでは、装飾に関係する理由とはほとんど無関係に役立つのです。 空の四角形から始まる毎スライドで、人はコンテンツの問題を解決するために、すべてを利用可能なスペースに詰め込もうとします。異なるコンテンツ構造に設計されたレイアウトのセットは、もう一つの選択肢を提供します：コンテンツに合ったレイアウトを選択するのではなく、コンテンツを一つのレイアウトに強制するのではなく。 例えば、比較レイアウトは2つの密度の高い代替案を分離できます。プロセスレイアウトは説明テキストを段階に分布できます。チャートレイアウトは数字に視覚的な重みを与えながら、方法論的なメモを利用可能に保つことができます。構造化されたレポートスライドは、より多くのコピーを収容しながら、すべての行が同じ重要度に見えるようにすることができます。 ImagineLayoutのライブラリにはPowerPointテンプレートだけでなく、チャートや図表も含まれており、問題が単に「単語が多すぎる」ではなく、情報に適切な視覚構造を見つけることである場合に役立ちます。プレゼンテーションテンプレートと視覚レイアウトをご覧ください。 鍵は、テンプレートを過剰なコンテンツを隠すために使用するのではなく、コンテンツ内の関係性を明らかにするためにレイアウトを使用することです。 --- **テキストを削除する前に、聴衆が失うものを考えましょう。** 「テキストを減らす」は、現実の問題を修正するために生き残っています：プレゼンターは、主に自分自身を支援するためにスライドに情報を置くことが習慣になっています。 しかし、デザインのルールとしては不十分です。 より役立つバージョンは： **冗長な情報、聴衆を誤導する情報、不明瞭な思考を補う情報を削除する。聴衆が理解し、解釈し、比較し、検証し、行動するために必要な情報を保持する**。 これは、あなたにより良い編集の手順を与えます。まず、スライドが達成すべきことを決める。次に、それを達成するために必要な情報を特定する。それから初めて単語を削除し始める。 時には、結果は3語の見出しと大きなチャートになるかもしれません。 時には、80語の慎重に構造化されたテキストになるかもしれません。 そして時には、最良の「テキストを減らす」解決策は、単一の過剰なスライドを4つの理解しやすいスライドに変えることかもしれません。