Un diagramme PowerPoint peut prendre cinq minutes à construire — ou quarante-cinq minutes pour lui donner l’air conçu par vous-même.

La différence n’est généralement pas une fonctionnalité cachée de PowerPoint. C’est la décision que vous prenez avant de dessiner la première forme. Si vous commencez par ouvrir SmartArt, ajouter des boîtes ou copier un graphique au style Excel, PowerPoint a tendance à dicter la structure visuelle pour vous. Une meilleure approche consiste à décider quelle relation le diagramme doit communiquer, puis à construire uniquement les éléments visuels nécessaires pour cette relation.

Voici une méthode pratique pour créer un diagramme dans PowerPoint en cinq minutes sans obtenir l’aspect générique par défaut.

1. Décidez ce que le diagramme doit montrer avant d’ouvrir les Formes

Imaginez que vous ayez besoin d’une diapositive expliquant comment un projet passe d’une idée à un résultat finalisé.

Vous pourriez créer six rectangles, ajouter six flèches, changer les couleurs et l’appeler un diagramme de processus. Cela fonctionnerait techniquement. Mais le résultat a souvent l’air d’une collection de boîtes plutôt que d’une explication visuelle.

La première question devrait être plus simple : quelle relation l’audience doit-elle voir ?

  • Séquence : utilisez un flux de gauche à droite ou de haut en bas.
  • Hiérarchie : utilisez des niveaux qui rendent visibles la reporting ou la propriété.
  • Comparaison : placez les éléments liés sur une base visuelle commune.
  • Cycle : utilisez une structure circulaire uniquement lorsque le processus revient effectivement à son point de départ.
  • Relation : connectez les éléments lorsque la connexion elle-même porte un sens.

Cette petite décision évite l’un des problèmes les plus courants de PowerPoint : choisir une forme de diagramme décorative en premier et essayer de forcer le contenu à s’y adapter ensuite.

Par exemple, un diagramme circulaire peut paraître plus intéressant qu’une rangée de boîtes, mais si votre processus a un début et une fin clairs, la structure circulaire introduit une mauvaise signification. Le design peut paraître plus soigné tout en communiquant moins précisément.

2. Construisez le squelette avec des formes simples de PowerPoint

Pour un diagramme en cinq minutes, ne commencez pas avec des effets, des icônes, des dégradés ou des SmartArt élaborés. Commencez par la géométrie.

Ouvrez Insérer → Formes et créez les objets principaux. Un rectangle arrondi suffit généralement pour une étape de processus. Un cercle peut représenter un nœud ou une étape. Une ligne ou une flèche simple peut montrer la direction.

L’essentiel est que la première version paraisse presque ennuyeuse.

Pour un simple diagramme de processus, créez trois à cinq formes égales et placez-les approximativement à l’endroit où elles doivent être. Ne passez pas de temps à rendre chaque boîte parfaite individuellement. Les outils d’alignement de PowerPoint sont plus utiles lorsque vous traitez les objets comme un système.

Sélectionnez les formes et utilisez Alignement pour établir une position commune. Ensuite, utilisez Répartir horizontalement ou Répartir verticalement pour créer des intervalles cohérents.

C’est là qu’un diagramme commence à se démarquer d’un arrangement de type Excel. Le spectateur doit percevoir une structure intentionnelle plutôt que plusieurs objets positionnés indépendamment.

3. Connectez les objets sans que les flèches ne deviennent le design

Les flèches sont faciles à surutiliser. Lorsque chaque relation obtient une grande flèche, les connecteurs peuvent devenir plus visuellement dominants que l’information qu’ils sont censés expliquer.

Pour un processus simple, utilisez un connecteur fin avec assez de contraste pour rester visible. Gardez la tête de flèche subordonnée aux boîtes sauf si la direction est le message central.

Il y a aussi un détail pratique de PowerPoint qui fait gagner du temps : utilisez des lignes de connexion plutôt que des lignes ordinaires lorsque les objets doivent rester connectés tout en les déplaçant. Les connecteurs s’attachent aux formes, donc la structure est plus facile à ajuster plus tard.

Un test utile consiste à retirer temporairement les flèches. Si l’ordre des objets est déjà évident, les connecteurs n’ont besoin que de renforcer cette relation. Si les retirer rend le diagramme ambigu, alors la direction nécessite un traitement visuel plus délibéré.

4. Supprimez les indices visuels qui donnent l’impression d’un modèle par défaut

C’est généralement l’étape que les gens sautent.

Ils créent le diagramme correctement, puis ajoutent plus de décoration parce que le résultat semble trop sobre. Le problème est que le diagramme n’a souvent pas besoin de décoration. Il manque une hiérarchie visuelle claire.

Commencez par un traitement de forme dominant et un traitement de soutien.

  • Utilisez une seule remplissage principale ou un traitement neutre pour la plupart des nœuds.
  • Réservez une emphase plus forte pour l’étape qui compte le plus.
  • Gardez les bordures cohérentes au lieu de donner à chaque boîte un traitement différent.
  • Utilisez un style de connecteur unique dans tout le diagramme.
  • Gardez la position du texte identique sur des formes équivalentes.

Ensuite, cherchez les éléments qui ne transmettent pas d’information. Si une ombre, un dégradé, un biseau, une icône décorative ou une bordure supplémentaire n’aide pas à distinguer une étape ou une relation, elle fait probablement du travail visuel sans communiquer rien.

L’objectif n’est pas de rendre le diagramme minimal pour son propre bien. C’est de rendre chaque différence visuelle significative.

5. Utilisez une distinction visuelle pour indiquer au lecteur où regarder

Supposons que votre diagramme comporte cinq étapes et que la troisième étape soit la décision qui compte le plus.

Vous n’avez pas besoin de cinq couleurs pour que cela soit évident. En fait, cinq couleurs peuvent affaiblir la hiérarchie car chaque objet commence à rivaliser pour l’attention.

Au lieu de cela, gardez quatre étapes visuellement liées et donnez à l’étape importante une différence contrôlée : une remplissage plus forte, un contour plus foncé, une forme légèrement plus grande ou une brève étiquette explicative.

Cela est particulièrement utile pour les diagrammes professionnels. Un diagramme contient souvent plusieurs informations, mais le présentateur souhaite généralement que l’audience remarque une relation ou une décision en premier.

Concevez l’emphase autour du message, et non autour du nombre d’objets.

6. Ne pas utiliser un graphique quand ce dont vous avez besoin est un diagramme

Cette distinction économise un temps surprenant.

Si votre diapositive explique des pourcentages, des quantités, une croissance ou d’autres relations numériques, un graphique PowerPoint peut être approprié. Si elle explique des étapes, des dépendances, des rôles, des catégories ou des relations entre des concepts, un diagramme est généralement l’outil le plus adapté.

Essayer de faire en sorte qu’un graphique se comporte comme un diagramme produit souvent l’aspect Excel que les gens essaient d’éviter. À l’inverse, transformer des données numériques en formes décoratives peut rendre les comparaisons précises plus difficiles.

Imaginez que vous ayez besoin de montrer trois priorités commerciales et comment elles influencent un projet. Vous n’avez pas besoin d’un camembert simplement parce qu’il y a trois éléments. Un diagramme de relation peut communiquer l’idée plus précisément.

D’un autre côté, si vous devez montrer qu’une catégorie représente 62 % et une autre 18 %, des cercles décoratifs ne sont pas un substitut à un graphique quantitatif.

La décision de design la plus rapide est souvent simplement de choisir la bonne grammaire visuelle avant de commencer à formater.

7. Quand cinq minutes ne suffisent pas, partez d’une structure de diagramme plutôt que d’une diapositive vierge

Il y a un moment où la construction manuelle de chaque diagramme cesse d’être efficace. Si vous créez régulièrement des flux de processus, des diagrammes de relation, des matrices, des cycles ou des cadres commerciaux, reconstruire la même géométrie à partir de zéro est un travail inutile.

ImagineLayout propose une collection de diagrammes PowerPoint incluant des structures modifiables comme des organigrammes, des diagrammes de flux, des cartes mentales et des diagrammes de Venn.

L’avantage n’est pas seulement que les formes existent déjà. Un modèle de diagramme utile vous offre une structure spatiale testée, donc vos cinq minutes peuvent être consacrées au remplacement du contenu et à l’ajustement de l’emphase plutôt qu’à l’alignement répété des boîtes et des connecteurs.

Par exemple, une collection prête à l’emploi est utile lorsque la présentation nécessite plusieurs types de diagrammes liés plutôt qu’une seule diapositive isolée. La Collection polyvalente : Pack de diagrammes PowerPoint contient plusieurs maquettes de diagrammes modifiables conçues pour différentes relations visuelles.

Si la diapositive concerne réellement des informations numériques plutôt que des relations conceptuelles, la collection de graphiques PowerPoint est un point de départ plus approprié.

Un workflow en cinq minutes qui fonctionne vraiment

Si la diapositive est assez simple, le processus peut être réduit à cinq décisions :

  1. Minute 1 : identifiez la relation — séquence, hiérarchie, comparaison, cycle ou connexion.
  2. Minute 2 : créez les formes principales et établissez leurs positions approximatives.
  3. Minute 3 : alignez et répartissez les formes, puis ajoutez des connecteurs là où ils communiquent un sens.
  4. Minute 4 : établissez un traitement visuel dominant et une emphase délibérée.
  5. Minute 5 : supprimez la décoration inutile et vérifiez si le diagramme peut être compris avant que vous ne l’expliquiez verbalement.

Ce dernier test compte plus qu’il n’y paraît. Un diagramme fait son travail lorsque l’audience peut reconstruire la relation souhaitée à partir de la diapositive elle-même, même avant que le présentateur ne commence à décrire chaque boîte.

Et c’est là le vrai truc derrière un bon diagramme PowerPoint en cinq minutes : vous n’essayez pas de dessiner quelque chose d’impressionnant en cinq minutes. Vous essayez de rendre la structure évidente avant de passer du temps à la décorer.