PowerPointの図は5分で作成できるかもしれませんが、実際に自分でデザインしたかのように見せるには45分かかることもあります。
この違いは通常、PowerPointの隠れた機能ではなく、最初の図形を描く前にする決定にあります。SmartArtを開いてボックスを追加したり、Excel風のチャートをコピーしたりすると、PowerPointが視覚構造をほぼ独断で決めてしまいます。より良い方法は、図が伝えるべき関係性を決めてから、その関係性に必要な視覚要素だけを構築することです。
以下は、5分で図を作成しながら、デフォルトのOffice風の見た目にならない方法です。
1. Shapesを開く前に図が伝えるべき内容を決める
例えば、プロジェクトがアイデアから完成品になるまでの流れを1枚のスライドで説明したいとします。
6つの四角形を作成し、6本の矢印を追加して色を変え、それをプロセス図と名付けることもできます。技術的には機能しますが、結果はしばしばボックスの集まりのように感じられ、視覚的な説明にはなりません。
最初にするべき質問はシンプルなものです。視聴者が見るべき関係性は何ですか？
- 順序: 左から右か上から下の流れを使用します。
- 階層: 報告や所有権が明確になるようにレベルを使用します。
- 比較: 関連する要素を共通の視覚的基準に配置します。
- サイクル: プロセスが実際に開始点に戻る場合にのみ円形構造を使用します。
- 関係: 意味のある接続を持つ要素を接続します。
この小さな決定は、PowerPointで最も一般的な問題の一つを防ぎます：装飾的な図形の形状を最初に選んで、その後内容を強引に当てはめようとすることです。
例えば、円形の図形はボックスの行よりも興味深く見えますが、プロセスに明確な始まりと終わりがある場合、円形構造は誤った意味を導き入れてしまいます。デザインはより洗練されたように見えるかもしれませんが、正確な情報を伝える能力は低下します。
2. 単純なPowerPointの形状で骨組みを作る
5分で図を作成する場合、効果、アイコン、グラデーション、複雑なSmartArtから始めるのではなく、まず幾何学的な形状から始めます。
挿入 → 図形を開いて、主なオブジェクトを作成します。プロセスのステップには丸められた四角形が通常十分です。円はノードまたはステージを表すのに適しています。薄い線または矢印で方向を示すことができます。
重要なことは、最初のバージョンがほとんど退屈に見えることです。
単純なプロセス図の場合、3つから5つの等しい形状を作成し、それらが大まかに所属する場所に配置します。各ボックスを個別に完璧にする時間を費やさないでください。PowerPointの揃えツールは、オブジェクトをシステムとして扱うときにより有用です。
形状を選択して揃えを使用して共通の位置を確立し、水平方向に均等配置または垂直方向に均等配置を使用して一貫した間隔を作成します。
ここから図はExcel風の配置から離れ始めます。視聴者は一つの意図的な構造を認識すべきで、複数の独立したオブジェクトの配置ではなくです。
3. 矢印でオブジェクトを接続しながら、矢印がデザインの主役にならないようにする
矢印は過剰に使用しがちです。すべての関係に大きな矢印を付けると、接続要素が説明すべき情報よりも視覚的に目立ってしまいます。
単純なプロセスの場合、十分なコントラストで見えるように薄い接続線を使用してください。矢印の先端はボックスよりも目立たせないようにしてください、除非方向が中央のメッセージでなければなりません。
また、PowerPointの実用的な詳細があり、時間を節約します：オブジェクトを移動する際に接続を維持する必要がある場合は、接続線を通常の線よりも使用してください。接続線は形状に付着するため、構造を後で調整しやすくなります。
有用なテストは、一時的に矢印を削除することです。オブジェクトの順序がすでに明確であれば、接続線はその関係性を強調するだけで十分です。矢印を削除すると図が曖昧になれば、方向はより意図的な視覚的処理が必要です。
4. デフォルトのOffice風に見える視覚的な手がかりを取り除く
これは通常、人が飛ばすステップです。
正しく図を作成した後、結果が地味に感じるためにさらに装飾を追加するのです。問題は、図が装飾を欠いているのではなく、明確な視覚的階層を欠いていることが多いのです。
まず、1つの主な塗りつぶしまたは中立的な処理と、1つのサポート的な処理を選択してください。
- ノードの大部分に対して1つの主な塗りつぶしまたは中立的な処理を使用します。
- 最も重要なステージに強い強調を予約します。
- 各ボックスに異なる処理を与えるのではなく、境界線を一貫させます。
- 図全体で1つの接続線スタイルを使用します。
- 等価な形状のテキスト位置を同じに保ちます。
次に、情報を伝えない要素を探してください。影、グラデーション、ベベル、装飾アイコン、または追加の境界線がステージまたは関係性を区別するのに役立たない場合、それは視覚的な作業をしているものの、何も伝えていません。
目標は、図を単純化するためではなく、すべての視覚的な違いが意味を持つようにすることです。
5. 読者にどこを見させるかを1つの視覚的な違いで伝える
例えば、図に5つのステージがあり、3番目のステージが重要な決定であるとします。
5つの色を使ってそのことを明らかにする必要はありません。実際、5つの色は階層を弱める可能性があり、すべてのオブジェクトが注意を引きつけ合うようになります。
代わりに、4つのステージを視覚的に関連付け、重要なステージに1つの制御された違いを与えてください：強い塗りつぶし、暗い境界線、やや大きな形状、または短い説明ラベルです。
これは特にビジネス図に有用です。図には複数の情報が含まれることがありますが、プレゼンターは通常、最初に視聴者に1つの関係性または決定に注意を向けてほしいのです。
メッセージではなくオブジェクトの数に基づいて強調をデザインするのではありません。
6. チャートを使うべきではない場合は図を使う
この区別は驚くほど時間を節約します。
スライドがパーセント、数量、成長、またはその他の数値関係を説明する場合、PowerPointのチャートが適切かもしれません。しかし、ステージ、依存関係、役割、カテゴリ、または概念間の関係を説明する場合、図が通常より良いツールです。
チャートを図のように振る舞わせようとすると、Excel風の見た目になることがよくあります。逆に、数値データを装飾的な形状に変換すると、正確な比較が難しくなります。
例えば、3つのビジネス優先事項とそれらがプロジェクトに与える影響を示したいとします。3つのアイテムがあるからといってパイチャートが必要ではありません。関係図がアイデアをより正確に伝えるかもしれません。
一方、1つのカテゴリが62%、もう1つが18%を占めることを示す必要がある場合、装飾的な円は定量的なチャートの代替手段ではありません。
最速のデザイン決定は、フォーマットを始める前に正しい視覚的文法を選択することがよくあります。
5分では足りない場合は、空のスライドではなく図の構造から始める
ある時点で、図を手作業で構築することが効率的でなくなります。プロセスフロー、関係図、マトリックス、サイクル、ビジネスフレームワークなどを頻繁に作成する場合、同じ幾何学を毎回から作り直すのは無駄な作業です。
ImagineLayoutのPowerPoint Diagramsコレクションには、編集可能な構造としてフローチャート、組織図、マインドマップ、ベン図などが含まれています。
利点は、形状がすでに存在するだけではありません。有用な図のテンプレートは、テスト済みの空間構造を提供するため、5分を内容の置き換えや強調の調整に費やすことができます。
例えば、複数の関連する図の種類が必要なプレゼンテーションの場合、事前作成されたコレクションが役立ちます。ImagineLayoutのVersatile Collection: PowerPoint Diagrams Packには、異なる視覚的関係に設計された複数の編集可能な図のレイアウトが含まれています。
スライドが実際に数値情報についてである場合、サイトのPowerPoint Chartsコレクションがより適切な開始点となります。
実際に機能する5分間のワークフロー
スライドが簡単な場合、プロセスは5つの決定に簡略化できます：
- 1分: 関係性を特定する — 順序、階層、比較、サイクル、または接続。
- 2分: 主な形状を作成し、それらの大まかな位置を確立する。
- 3分: 形状を揃え、配置し、意味のある接続を追加する。
- 4分: 1つの主な視覚的な処理と1つの意図的な強調を確立する。
- 5分: 不要な装飾を取り除き、図が説明する前に視聴者が関係性を再構築できるかどうかを確認する。
最後のテストは、聞こえ以上に重要です。図が役割を果たしているのは、視聴者がスライドだけで意図した関係性を再構築できるときです、プレゼンターが毎回ボックスの説明を始める前にです。
そして、良い5分間のPowerPoint図の真のコツは、5分で印象的なものを描こうとしているのではなく、装飾する前に構造を明確にすることです。
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