Commencez par la question financière, pas par le tableau

Une présentation financière peut contenir des chiffres précis et laisser tout de même l’audience incertaine quant à ce qu’elle doit en retenir. Le problème commence généralement avant même la création du premier graphique : trop d’attention est portée sur la collecte des données et trop peu sur la décision de ce que la présentation doit expliquer.

Si vous apprenez comment créer une présentation financière, commencez par définir la question derrière les chiffres. Expliquez-vous pourquoi les revenus ont changé ? Comparez-vous les résultats réels avec un budget ? Présentez-vous une prévision ? Montrez-vous une opportunité d’investissement ? Revoquez-vous la performance financière ?

Cette question doit déterminer la structure de la présentation. Par exemple, un décompte des résultats trimestriels nécessite une histoire visuelle différente d’une présentation pour investisseurs ou d’une analyse financière détaillée.

Construisez une structure simple pour une présentation financière

Une fois la question principale claire, organisez les informations dans une séquence permettant à l’audience de comprendre les chiffres sans constamment sauter d’une diapositive à l’autre.

Une structure pratique pour de nombreuses présentations financières est la suivante :

  • Contexte : Expliquez la période, la zone d’activité ou la situation financière abordée.
  • Chiffres clés : Montrez le petit groupe de chiffres qui définit la situation actuelle.
  • Analyse : Expliquez les principaux changements, relations ou écarts.
  • Moteurs : Montrez ce qui a causé le mouvement financier.
  • Prévision : Présentez les performances futures attendues si nécessaire.
  • Action ou décision : Expliquez ce que l’audience doit envisager ensuite.

Cela ne signifie pas qu’une présentation financière doit obligatoirement comporter exactement six sections. L’essentiel est que les diapositives suivent la logique de l’histoire financière plutôt que l’ordre dans lequel les données ont été collectées.

Choisissez des graphiques en fonction de la question à laquelle vous souhaitez répondre

Un graphique doit répondre à quelque chose qui serait plus difficile à expliquer avec une phrase ou un simple chiffre. Le choix du graphique dépend donc de la relation que vous souhaitez faire percevoir à l’audience.

Utilisez des comparaisons lorsque la différence compte

Les graphiques en barres ou en colonnes peuvent bien fonctionner lorsque l’objectif est de comparer les revenus entre des périodes, les dépenses entre des départements ou les performances par rapport à un objectif. Gardez la comparaison centrée sur les catégories qui comptent vraiment pour la décision.

Utilisez des lignes lorsque le mouvement dans le temps est l’histoire

Un graphique en ligne est utile lorsque l’audience doit voir une tendance financière plutôt qu’un point unique. La croissance des revenus, le flux de trésorerie, les coûts ou les changements de prévision peuvent devenir plus faciles à interpréter lorsque la dimension temporelle est visuellement évidente.

Utilisez des graphiques de composition lorsque les parties expliquent le tout

Les graphiques en camembert, en donut ou empilés peuvent être appropriés lorsque la question importante est de savoir comment un total est divisé. Par exemple, une répartition des dépenses peut montrer quelles catégories représentent la majeure partie des coûts totaux.

Le modèle de présentation Financial Analysis PowerPoint Template d’ImagineLayout inclut des diagrammes financiers pour des domaines tels que les flux de revenus, les tendances économiques, l’analyse du bilan et les scénarios d’économies, offrant aux présentateurs plusieurs formats visuels à exploiter.

Rendez les données financières lisibles avant de les rendre attrayantes

Les diapositives financières ont un problème particulier : l’audience doit parfois distinguer entre des chiffres très similaires. Par exemple, les revenus et les bénéfices ne doivent pas être présentés avec la même emphase visuelle si l’un d’eux est le point principal de la diapositive.

Commencez par identifier le chiffre qui compte le plus. Donnez-lui une position claire et un poids visuel suffisant pour qu’il soit immédiatement reconnu. Les métriques de soutien peuvent ensuite l’expliquer plutôt que de lui faire concurrence.

Le même principe s’applique aux graphiques. Si un graphique contient dix catégories mais que seules deux sont pertinentes pour la décision, mettre en valeur toutes les dix de manière égale rend la diapositive plus difficile à interpréter. L’objectif n’est pas de cacher des informations, mais d’établir un ordre visuel pour elles.

Pour les rapports récurrents, des maquettes financières préconçues peuvent également réduire le temps passé à reconstruire des graphiques et des diagrammes. Le modèle de présentation Financial Reports PowerPoint Template d’ImagineLayout inclut des maquettes de rapports financiers et des diagrammes analytiques conçus pour présenter des informations sur le marché, le portefeuille, la monnaie et les rapports.

Utilisez des diagrammes financiers lorsque le graphique ne suffit pas

Toutes les idées financières ne sont pas des tendances ou des comparaisons. Parfois, l’audience a besoin de comprendre une relation entre des services, des composants financiers, des processus ou des catégories.

C’est là que les diagrammes peuvent être plus utiles que les graphiques conventionnels. Un diagramme peut montrer comment les services financiers se rapportent les uns aux autres, comment fonctionne une structure de reporting ou comment plusieurs éléments contribuent à un modèle financier plus large.

ImagineLayout propose également des Financial Services Diagrams, avec des maquettes de diagrammes modifiables conçues pour les présentations financières et comptables. La page décrit 28 diagrammes et sept schémas de couleurs, y compris des visuels liés aux devises et des maquettes de comparaison de services.

La distinction utile est simple : utilisez un graphique lorsque l’audience a besoin de comparer ou de mesurer des données, et envisagez un diagramme lorsque l’audience a besoin de comprendre une structure ou des relations.

Transformez les chiffres en une histoire financière

Une collection de graphiques non liés n’est pas encore une présentation financière. L’audience doit pouvoir comprendre comment une diapositive mène à la suivante.

Par exemple, une revue de performance pourrait commencer par les revenus totaux, passer à la différence par rapport à la période précédente, identifier les principaux moteurs de cette différence, puis montrer ce que ces moteurs pourraient signifier pour la prochaine prévision.

Cela crée une chaîne de raisonnement :

  • Qu’est-ce qui s’est passé ? Montrez le principal résultat financier.
  • À quel point était-il significatif ? Comparez-le avec le repère pertinent ou la période précédente.
  • Pourquoi s’est-il produit ? Découpez le résultat en ses principaux moteurs.
  • Que se passera-t-il ensuite ? Reliez l’analyse à la prévision ou à la décision.

Cette structure est souvent plus utile que l’ajout de plus de métriques financières. Une présentation avec moins de visuels bien connectés peut expliquer la situation plus efficacement qu’un ensemble de tableaux nécessitant que le présentateur interprète verbalement chaque diapositive.

Utilisez des modèles pour passer plus de temps à l’analyse

Créer chaque graphique et chaque diagramme financier manuellement peut transformer la préparation de la présentation en un projet de mise en forme. Lorsque l’histoire financière est déjà claire, il y a peu de valeur à passer des heures à reconstruire des flèches, des maquettes de graphiques, des blocs de comparaison et des graphiques de soutien.

Des designs PowerPoint prêts à l’emploi peuvent fournir un cadre de départ tout en laissant le contenu financier sous votre contrôle. Cela est particulièrement utile pour les rapports récurrents, les présentations trimestrielles, les analyses financières, les révisions de budget et les documents pour investisseurs.

La clé est de personnaliser le modèle autour de vos données plutôt que de forcer votre histoire financière dans une maquette simplement parce qu’elle est attrayante. Remplacez les éléments inutiles, ajustez la hiérarchie et gardez uniquement les visuels qui aident à répondre à la question financière.

Terminez par la décision que les chiffres soutiennent

La diapositive finale n’a pas toujours besoin d’être un résumé de tout ce qui précède. Si la présentation existe pour soutenir une décision, la conclusion doit rendre l’implication financière pertinente facile à identifier.

Pour une revue de gestion, cela pourrait signifier mettre en avant l’écart budgétaire le plus important et la zone nécessitant une attention particulière. Pour une présentation de prévision, cela pourrait être de montrer les hypothèses qui ont le plus d’effet sur le résultat projeté. Pour une présentation aux investisseurs, cela pourrait être de relier la performance financière à l’opportunité commerciale plus large.

Lorsque vous savez comment créer une présentation financière, l’objectif n’est pas simplement de mettre des données financières sur des diapositives PowerPoint. L’objectif est de rendre les relations importantes de ces données visibles. Commencez par la question, choisissez les preuves qui y répondent, sélectionnez les graphiques et les diagrammes en fonction des relations qu’ils doivent montrer, et utilisez des designs prêts à l’emploi là où ils éliminent le travail de mise en forme inutile. Cette approche permet à la présentation de faire ce qu’elle doit faire : aider l’audience à comprendre les chiffres et ce qu’ils signifient.