Fangen Sie mit der finanziellen Frage an, nicht mit der Tabelle

Eine finanzielle Präsentation kann zwar genaue Zahlen enthalten und die Zuhörer trotzdem unsicher lassen, was sie daraus mitnehmen sollen. Das Problem beginnt oft schon vor dem Erstellen der ersten Grafik: Zu viel Aufmerksamkeit wird auf die Datensammlung gerichtet und zu wenig darauf, zu entscheiden, was die Präsentation erklären soll.

Wenn Sie lernen, wie man eine finanzielle Präsentation erstellt, beginnen Sie damit, die Frage hinter den Zahlen zu definieren. Erklären Sie, warum sich der Umsatz verändert hat? Vergleichen Sie die tatsächlichen Ergebnisse mit dem Budget? Stellen Sie eine Prognose vor? Zeigen Sie eine Investitionsmöglichkeit? Überprüfen Sie die finanzielle Leistung?

Diese Frage sollte die Struktur der Präsentation bestimmen. Ein Quartalsergebnis-Deck, zum Beispiel, benötigt eine andere visuelle Geschichte als eine Investorenvorstellung oder eine detaillierte finanzielle Analyse.

Bauen Sie eine einfache Struktur für die finanzielle Präsentation auf

Sobald die Hauptfrage klar ist, organisieren Sie die Informationen in einer Abfolge, die es dem Publikum ermöglicht, die Zahlen zu verstehen, ohne ständig zwischen den Folien hin- und herzuspringen.

Eine praktische Struktur für viele finanzielle Präsentationen ist:

  • Kontext: Erklären Sie den Zeitraum, den Geschäftsbereich oder die finanzielle Situation, die besprochen wird.
  • Wichtige Kennzahlen: Zeigen Sie die kleine Gruppe von Zahlen, die die aktuelle Situation definiert.
  • Analyse: Erklären Sie die wichtigsten Veränderungen, Beziehungen oder Abweichungen.
  • Treiber: Zeigen Sie, was die finanzielle Bewegung verursacht hat.
  • Prognose: Stellen Sie die erwartete zukünftige Leistung dar, wo dies relevant ist.
  • Handlung oder Entscheidung: Erklären Sie, was das Publikum als Nächstes berücksichtigen sollte.

Das bedeutet nicht, dass jede finanzielle Präsentation genau sechs Abschnitte benötigen muss. Der entscheidende Punkt ist, dass die Folien der Logik der finanziellen Geschichte folgen sollten, nicht der Reihenfolge, in der die Daten zufällig gesammelt wurden.

Wählen Sie Diagramme basierend auf der Frage, die Sie beantworten müssen

Ein Diagramm sollte etwas beantworten, das schwerer mit einem Satz oder einer einfachen Zahl zu erklären wäre. Die Wahl des Diagramms hängt daher von der Beziehung ab, die das Publikum erkennen soll.

Nutzen Sie Vergleiche, wenn der Unterschied wichtig ist

Säulen- oder Balkendiagramme können gut funktionieren, wenn der Zweck darin besteht, den Umsatz zwischen Perioden, Ausgaben zwischen Abteilungen oder die Leistung im Vergleich zu einem Ziel zu vergleichen. Halten Sie den Vergleich auf die Kategorien beschränkt, die tatsächlich für die Entscheidung relevant sind.

Nutzen Sie Linien, wenn die Bewegung über die Zeit die Geschichte ist

Ein Liniendiagramm ist nützlich, wenn das Publikum eine finanzielle Entwicklung sehen muss, statt nur einen einzelnen Punkt. Umsatzwachstum, Cashflow, Kosten oder Änderungen in der Prognose können leichter zu interpretieren sein, wenn die Zeitdimension visuell offensichtlich ist.

Nutzen Sie Zusammensetzungsdiagramme, wenn die Teile das Ganze erklären

Kreisdurchschnitts- oder gestapelte Diagramme können angemessen sein, wenn die wichtige Frage darin besteht, wie ein Gesamtbetrag aufgeteilt ist. Zum Beispiel kann eine Aufschlüsselung der Ausgaben zeigen, welche Kategorien den größten Teil der Gesamtkosten ausmachen.

ImagineLayouts Financial Analysis PowerPoint Template enthält finanzielle Diagramme für Bereiche wie Umsatzströme, wirtschaftliche Trends, Bilanzanalyse und Sparszenarien, was den Präsentierenden mehrere visuelle Formate zur Verfügung stellt.

Machen Sie finanzielle Daten lesbar, bevor Sie sie ansprechend gestalten

Finanzfolien haben ein besonderes Problem: Das Publikum muss möglicherweise zwischen sehr ähnlichen Zahlen unterscheiden. Umsatz und Gewinn sollten zum Beispiel nicht mit gleicher visueller Betonung präsentiert werden, wenn einer von ihnen der Hauptpunkt der Folie ist.

Beginnen Sie damit, die wichtigste Zahl zu identifizieren. Geben Sie dieser Zahl eine klare Position und genug visuelles Gewicht, damit sie sofort erkannt wird. Unterstützende Metriken können dann diese Zahl erklären, statt mit ihr zu konkurrieren.

Das gleiche Prinzip gilt für Diagramme. Wenn ein Diagramm zehn Kategorien enthält, aber nur zwei für die Entscheidung relevant sind, macht es die Folie schwerer zu interpretieren, wenn alle zehn gleich hervorgehoben werden. Das Ziel ist nicht, Informationen zu verbergen, sondern eine visuelle Ordnung für sie zu schaffen.

Für wiederkehrende Berichte können auch vorgefertigte finanzielle Layouts die Zeit sparen, die für das Neuerstellen von Diagrammen und Grafiken aufgewendet wird. ImagineLayouts Financial Reports PowerPoint Template enthält finanzielle Berichtslayouts und analytische Diagramme, die für die Präsentation von Markt-, Portfolio-, Währungs- und Berichtsinformationen gedacht sind.

Nutzen Sie finanzielle Diagramme, wenn eine Grafik nicht ausreicht

Nicht jede finanzielle Idee ist eine Entwicklung oder ein Vergleich. Manchmal muss das Publikum ein Verhältnis zwischen Dienstleistungen, finanziellen Komponenten, Prozessen oder Kategorien verstehen.

Hier können Diagramme nützlicher sein als herkömmliche Grafiken. Ein Diagramm kann zeigen, wie finanzielle Dienstleistungen miteinander zusammenhängen, wie eine Berichtsstruktur funktioniert oder wie mehrere Elemente zu einem breiteren Finanzmodell beitragen.

ImagineLayout bietet auch Financial Services Diagrams, mit bearbeitbaren Diagrammlayouts, die für Finanz- und Buchhaltungspräsentationen entworfen wurden. Die Seite beschreibt 28 Diagramme und sieben Farbschemata, darunter währungsbezogene Visualisierungen und Dienstleistungsvergleichslayouts.

Die nützliche Unterscheidung ist einfach: Verwenden Sie ein Diagramm, wenn das Publikum Daten vergleichen oder messen muss, und überlegen Sie sich ein Diagramm, wenn das Publikum die Struktur oder Beziehungen verstehen muss.

Wandeln Sie die Zahlen in eine finanzielle Geschichte um

Eine Sammlung nicht zusammenhängender Diagramme ist noch keine finanzielle Präsentation. Das Publikum sollte verstehen, wie eine Folie zur nächsten führt.

Zum Beispiel könnte eine Leistungsbewertung mit dem Gesamtumsatz beginnen, dann zur Abweichung vom vorherigen Zeitraum übergehen, die größten Treiber dieser Abweichung identifizieren und dann zeigen, was diese Treiber für die nächste Prognose bedeuten könnten.

Das schafft eine Kette der Logik:

  • Was ist passiert? Zeigen Sie das Hauptfinanzresultat.
  • Wie bedeutend war es? Vergleichen Sie es mit dem relevanten Referenzwert oder dem vorherigen Zeitraum.
  • Warum ist es passiert? Zerlegen Sie das Ergebnis in seine Haupttreiber.
  • Was passiert als Nächstes? Verbinden Sie die Analyse mit der Prognose oder Entscheidung.

Diese Struktur ist oft nützlicher als das Hinzufügen weiterer finanzieller Metriken. Eine Präsentation mit weniger, aber gut verknüpften Visuals kann die Situation effektiver erklären als ein Deck voller Tabellen, bei denen der Präsentierende jede Folie verbal interpretieren muss.

Nutzen Sie Vorlagen, um mehr Zeit für die Analyse zu haben

Das manuelle Erstellen jeder finanziellen Grafik und jedes Diagramms kann die Vorbereitung der Präsentation in ein Formatierungsprojekt verwandeln. Wenn die finanzielle Geschichte bereits klar ist, gibt es wenig Wert darin, Stunden damit zu verbringen, Pfeile, Grafiklayouts, Vergleichsblöcke und unterstützende Grafiken neu zu erstellen.

Vorgefertigte PowerPoint-Designs können einen Startrahmen bieten, während der eigentliche finanzielle Inhalt unter Ihrer Kontrolle bleibt. Das ist besonders nützlich für wiederkehrende Berichte, Quartalspräsentationen, finanzielle Analysen, Budgetüberprüfungen und Investorendokumente.

Der Schlüssel ist es, die Vorlage um Ihre Daten herum anzupassen, statt Ihre finanzielle Geschichte in eine Layoutform zu zwingen, nur weil es attraktiv aussieht. Ersetzen Sie unnötige Elemente, passen Sie die Hierarchie an und behalten Sie nur die Visuals bei, die helfen, die finanzielle Frage zu beantworten.

Beenden Sie mit der Entscheidung, die die Zahlen unterstützen

Die letzte Folie muss nicht immer eine Zusammenfassung dessen sein, was zuvor kam. Wenn die Präsentation dazu dient, eine Entscheidung zu unterstützen, sollte das Ende die relevante finanzielle Implikation leicht erkennbar machen.

Für eine Managementüberprüfung könnte das bedeuten, die größte Budgetabweichung und den Bereich, der Aufmerksamkeit benötigt, hervorzuheben. Für eine Prognosepräsentation könnte es bedeuten, die Annahmen zu zeigen, die den größten Einfluss auf das prognostizierte Ergebnis haben. Für eine Investorenvorstellung könnte es bedeuten, die finanzielle Leistung mit der größeren Geschäftschance zu verknüpfen.

Wenn Sie wissen, wie man eine finanzielle Präsentation erstellt, geht es nicht einfach darum, finanzielle Daten auf PowerPoint-Folien zu setzen. Das Ziel ist es, die wichtigsten Beziehungen in diesen Daten sichtbar zu machen. Beginnen Sie mit der Frage, wählen Sie die Beweise, die sie beantworten, wählen Sie Diagramme und Grafiken entsprechend den Beziehungen, die sie zeigen müssen, und nutzen Sie vorgefertigte Designs, wo sie unnötige Formatierungsarbeit entfernen. Dieser Ansatz lässt die Präsentation das tun, was sie sollte: dem Publikum helfen, die Zahlen und ihre Bedeutung zu verstehen.