Pregúntele a alguien cuánto tiempo dedicó a su última presentación y te hablará del contenido —el argumento, los datos, la historia—. Pregúntele cuánto de ese tiempo se pasó ajustando un punto y aparte medio centímetro hacia la izquierda y la respuesta se vuelve más tenue. Nadie presupuesta ese tiempo. Simplemente ocurre.

Hay un número que aparece constantemente cada vez que alguien mide esto en lugar de adivinarlo. Una encuesta realizada por GfK en nombre de Made in Office, que incluyó a más de mil trabajadores de oficina, descubrió que los empleados dedican en promedio alrededor de 20 horas al mes trabajando en PowerPoint —y aproximadamente 8 de esas horas se destinan específicamente a la formateación en lugar del contenido. No a escribir, no a estructurar un argumento, ni a decidir qué necesita escuchar la audiencia. Formateación.

Dónde van esos ocho horas realmente

He visto cómo la gente rechaza ese número la primera vez que lo escucha —"ocho horas suenan altas"— hasta que enumeran lo que hicieron en una presentación la semana anterior. Alinear un gráfico que llegó de un archivo antiguo con una fuente diferente. Verificar tres versiones de la misma diapositiva porque nadie estaba seguro de cuál era la actual. Reconstruir una tabla porque la presentación original usaba una paleta de colores de dos rebrandings atrás.

La investigación de GfK desglosa el tiempo de formateación en categorías bastante mundanas: diseñar y formatear diapositivas visualmente atractivas, alinear correctamente tablas y gráficos, convertir diapositivas antiguas en un nuevo plantilla, y buscar la imagen o icono adecuado. Ninguna de estas tareas por sí sola suena a ocho horas. Sumadas a lo largo de un mes de presentaciones, se acumulan de una manera que es fácil subestimar porque cada instancia parece pequeña.

Una cosa que la gente suele pasar por alto es que la mayoría de las presentaciones no se crean desde una diapositiva en blanco. La misma investigación encontró que aproximadamente el 78% de las presentaciones se elaboran a partir de diapositivas existentes en lugar de crearse desde cero. Esto suena eficiente en teoría —¿por qué reconstruir lo que ya existe?—, pero en la práctica suele ser donde se paga el "impuesto" de la formateación. Una diapositiva heredada lleva una fuente antigua, un color antiguo, un diseño creado para una proporción de aspecto diferente. Reutilizarla no ahorra trabajo de formateación; solo traslada el problema a otro punto del proceso.

El número que nadie quiere decir en voz alta

Aquí está la parte que suele omitirse en los resúmenes de este estudio: no es solo que la formateación consume tiempo, sino que ese tiempo no garantiza diseño coherente. La misma encuesta reveló que alrededor del 70% de las presentaciones aún no siguen los estándares de diseño corporativo de la empresa, incluso después de todas esas horas de formateación. Ese es el detalle incómodo. Si esos ocho horas al mes realmente produjeran ocho horas de contenido alineado con la marca, el número sería más fácil de aceptar. En su lugar, gran parte de ese tiempo se va a corregir cosas que luego vuelven a desalinearse en la siguiente presentación, porque el problema no era el plantilla o la biblioteca de diapositivas subyacente.

Esto vale la pena reflexionar un momento, porque cambia lo que debería ser la solución. Si el tiempo de formateación fuera simplemente una cuestión de trabajar con cuidado, más tiempo eventualmente produciría presentaciones conformes. No es así. Esto sugiere que el cuello de botella no es el esfuerzo —sino que la gente está formateando a partir de material fuente inconsistente desde el principio.

Por qué esto no ha desaparecido con mejores herramientas

Esperaría que un dato como este hubiera disminuido para ahora —herramientas de redacción por IA, plantillas más inteligentes, asistentes de diseño integrados directamente en PowerPoint—. Y en cierta medida, el tiempo de preparación para una presentación sencilla ha bajado; algunos informes recientes de la industria sitúan la preparación de una presentación básica de 10 diapositivas en menos de dos horas, frente a las dos o tres horas de hace unos años. Pero eso es tiempo de preparación para una presentación fresca y sencilla. No aborda el problema específico que describen los números de GfK, que es el retraso creado por el contenido reutilizado, plantillas incompatibles y la búsqueda de la versión correcta de una diapositiva que ya existe en algún lugar de la empresa.

Las herramientas de automatización ayudan con la parte mecánica —realineación de formas, aplicación de una paleta de colores a granel—. Lo que no solucionan es el desorden previo: una presentación de marketing basada en una plantilla de 2019, una presentación de ventas con tres estilos de gráficos diferentes porque fue ensamblada a partir de dos presentaciones distintas. Ninguna cantidad de velocidad en el lado de edición soluciona un problema estructural en el material fuente.

Qué realmente mueve el número

En mi experiencia, las presentaciones que no "sangran" horas de formateación comparten una característica: alguien decidió la disposición con antelación, en lugar de descubrirla diapositiva por diapositiva. Una estructura preconstruida —donde el estilo del gráfico, los espacios y la lógica de color ya están definidos— elimina la toma de decisiones que consume la mayor parte del tiempo de formateación. Ya no estás preguntándote "¿esto se ve bien?", sino que solo completas los números.

Eso es diferente de "usa un plantilla", que es el tipo de consejo que aparece en cada artículo sobre este tema y que, por sí solo, significa casi nada. La distinción que importa es si el plantilla fue construido realmente para el tipo de gráfico o diagrama que estás produciendo, o si es una plantilla genérica que estás adaptando. Una revisión trimestral elaborada a partir de una plantilla de gráficos diseñada específicamente para esa comparación no necesita rehacer los ejes, la leyenda y los colores —porque esas decisiones ya fueron tomadas correctamente desde el principio.

La parte que es fácil pasar por alto

Nada de esto significa que la formateación no importe. Una presentación descuidada debilita el mensaje que lleva, y los números de GfK demuestran que la gente lo sabe —eso es exactamente por qué dedican ocho horas al mes a ello—. El problema no es que la formateación sea insignificante. Es que la mayor parte de ese tiempo no se destina a hacer el contenido más claro; se va a corregir inconsistencias que no deberían haber existido desde el principio.

Si una presentación ya se basa en un plantilla de diapositivas consistente y diseñada específicamente —con maestros, variables de color y lógica de diseño ya decididos—, la formateación deja de ser una decisión de diseño bajo presión de plazo y se convierte en algo más cercano a llenar un formulario. Es una tarea más pequeña, menos interesante, y, honestamente, ese es el punto.

La próxima vez que se encuentre ajustando una forma dos píxeles a las 9 p.m. la noche antes de una reunión con un cliente, vale la pena preguntarse si es un problema de formateación o de punto de partida. Por lo general, es lo segundo.