Wie viele Stunden im Monat Menschen tatsächlich mit der Formatierung von Folien verbringen

Fragt man jemanden, wie lange sie an ihrer letzten Präsentation gearbeitet haben, wird die Antwort meist über den Inhalt gehen – die Argumentation, die Daten, die Geschichte. Fragt man, wie viel davon für das Verschieben eines Bullet Points um einen halben Zentimeter verbraucht wurde, wird die Antwort leiser. Niemand plant dafür Zeit ein. Es passiert einfach.

Eine Zahl taucht immer wieder auf, wenn jemand diese Zeit tatsächlich misst – statt sie zu raten. Eine von GfK im Auftrag von Made in Office durchgeführte Umfrage, die über tausend Büroangestellte umfasste, ergab, dass Mitarbeiter im Durchschnitt etwa 20 Stunden im Monat in PowerPoint verbringen – und davon gehen etwa 8 Stunden speziell für Formatierung und nicht für Inhalte drauf. Nicht für das Schreiben, nicht für die Strukturierung einer Argumentation, nicht für die Entscheidung, was das Publikum hören soll. Für Formatierung.

Wo die Acht Stunden tatsächlich hingehen

Ich habe Menschen beobachtet, die bei dieser Zahl zunächst Einwände erheben – „Acht Stunden klingen hoch“ –, bis sie am Ende aufschreiben, was sie in einer Präsentation der Vorwoche gemacht haben. Eine Grafik aus einer alten Datei mit einer anderen Schriftart ausrichten. Drei Versionen derselben Folie noch einmal überprüfen, weil niemand sicher war, welche aktuell war. Eine Tabelle neu aufbauen, weil die ursprüngliche Präsentation eine Farbpalette aus zwei früheren Neugestaltungen verwendet hat.

Die GfK-Forschung unterteilt die Formatierungszeit in recht alltägliche Kategorien: das Gestalten und Formatieren ansprechender Folien, das Ausrichten von Tabellen und Grafiken, das Umwandeln alter Folien in ein neues Template und das Suchen nach dem richtigen Bild oder Icon. Keine dieser Aufgaben klingt einzeln nach acht Stunden. Über einen Monat hinweg summieren sie sich jedoch auf eine Weise, die leicht unterschätzt wird, weil jede einzelne Instanz klein wirkt.

Etwas, das viele übersehen, ist, dass die meisten Präsentationen nicht von einer leeren Folie aus erstellt werden. Die gleiche Studie ergab, dass etwa 78 % der Präsentationen aus bestehenden Folien und nicht von Grund auf neu erstellt werden. Das klingt zwar in der Theorie effizient – warum etwas Neues aufbauen, wenn es schon existiert? –, aber in der Praxis ist es oft dort, wo die Formatierungskosten anfallen. Eine geerbte Folie trägt eine alte Schriftart, eine alte Farbe, ein Layout, das für ein anderes Seitenverhältnis konzipiert wurde. Das Wiederverwenden spart nicht die Formatierungsarbeit; es verschiebt sie nur auf einen anderen Zeitpunkt im Prozess.

Die Zahl, die niemand laut ausspricht

Hier kommt der Teil, der in den Zusammenfassungen dieser Studie oft weggelassen wird: Es geht nicht nur darum, dass Formatierung Zeit frisst, sondern auch darum, dass diese Zeit nicht für Design-Konformität sorgt. Die gleiche Umfrage ergab, dass rund 70 % der Präsentationen selbst nach all den Formatierungsstunden immer noch nicht den unternehmensweiten Corporate-Design-Standards entsprechen. Das ist der unangenehme Teil. Wenn acht Stunden im Monat tatsächlich acht Stunden an brandkonformen Ergebnissen produzieren würden, wäre die Zahl leichter zu akzeptieren. Stattdessen geht viel dieser Zeit damit verloren, Dinge zu reparieren, die dann bei der nächsten Präsentation wieder aus der Ausrichtung geraten, weil das zugrundeliegende Template oder die Folienbibliothek nicht das eigentliche Problem war.

Das lohnt es sich kurz zu überlegen, denn es verändert, wie die Lösung aussehen sollte. Wenn Formatierungszeit einfach eine Frage von sorgfältiger Arbeit wäre, würde mehr Zeit irgendwann zu konformen Präsentationen führen. Das tut sie aber nicht. Das deutet darauf hin, dass der Flaschenhals nicht der Einsatz ist – sondern dass Menschen von unzuverlässigem Ausgangsmaterial formatieren müssen.

Warum das mit besseren Tools nicht verschwunden ist

Ich würde erwarten, dass eine solche Zahl inzwischen geschrumpft wäre – dank KI-gestützter Entwurfs-Tools, intelligenterer Templates und Design-Assistenten, die direkt in PowerPoint integriert sind. Und in gewisser Weise ist die Vorbereitungszeit für eine einfache Präsentation tatsächlich gesunken; einige neuere Branchenberichte geben an, dass eine grundlegende 10-Folien-Präsentation unter zwei Stunden Vorbereitung benötigt, im Vergleich zu zwei bis drei Stunden vor ein paar Jahren. Aber das betrifft nur die Vorbereitungszeit für eine frische, einfache Präsentation. Es berührt nicht das spezifische Problem, das die GfK-Zahlen beschreiben, nämlich den Aufwand, der durch wiederverwendeten Inhalt, nicht passende Templates und das Suchen nach der richtigen Version einer Folie entsteht, die irgendwo im Unternehmen existiert.

Automatisierungstools helfen bei der mechanischen Arbeit – das Neuausrichten von Formen, das Anwenden eines Farbschemas im Batch-Verfahren. Was sie nicht lösen, ist das strukturelle Problem: eine Marketing-Präsentation, die auf einem Template aus dem Jahr 2019 basiert, eine Verkaufspräsentation mit drei verschiedenen Grafikstilen, weil sie aus zwei anderen Präsentationen zusammengesetzt wurde. Keine Menge an Geschwindigkeit auf der Bearbeitungsseite löst ein strukturelles Problem im Ausgangsmaterial.

Was die Zahl tatsächlich bewegt

In meiner Erfahrung teilen die Präsentationen, die keine Formatierungsstunden „verschwenden“, eine Gemeinsamkeit: Jemand hat die Struktur im Voraus festgelegt, statt sie Folie für Folie zu entdecken. Eine vorab erstellte Struktur – bei der Stil der Grafik, die Abstände und die Farblogik bereits festgelegt sind – entfernt die Entscheidungsfindung, die den Großteil der Formatierungszeit verschlingt. Man fragt sich nicht mehr „sieht das aus?“, sondern füllt nur noch Zahlen ein.

Das ist eine andere Aussage als „nutze ein Template“, was die Art von Rat ist, der in jedem Artikel zu diesem Thema vorkommt und auf sich allein genommen kaum Bedeutung hat. Die entscheidende Unterscheidung ist, ob das Template tatsächlich für den Art der Grafik oder des Diagramms, das Sie erstellen, gebaut wurde, oder ob es ein generischer Rahmen ist, den Sie anpassen müssen. Eine Quartalsüberprüfung, die auf einem richtig strukturierten Grafik-Template, das speziell für diesen Vergleich entworfen wurde, benötigt keine Neuausrichtung der Achsen, der Legende und der Farben, die eine umfunktionierte generische Folie erfordern würde – weil diese Entscheidungen bereits korrekt beim ersten Mal getroffen wurden.

Der Teil, der leicht übersehen wird

All das bedeutet nicht, dass Formatierung unwichtig ist. Eine schlampige Präsentation untergräbt die Botschaft, die sie vermitteln soll, und die GfK-Zahlen zeigen klar, dass die Menschen das wissen – genau deshalb verbringen sie acht Stunden im Monat damit. Das Problem ist nicht, dass Formatierung unwichtig ist. Es ist, dass die meisten dieser Stunden nicht für die Klärung des Inhalts verwendet werden, sondern für die Korrektur von Inkonsequenzen, die von vornherein nicht existieren sollten.

Wenn eine Präsentation bereits auf einem konsistenten, zweckgebundenen Folien-Template basiert – mit bereits festgelegten Meistern, Farbvariablen und Layout-Logik – wird Formatierung zur Design-Entscheidung unter Zeitdruck und wird stattdessen etwas näher an das Ausfüllen eines Formulars. Das ist eine kleinere, weniger spannende Aufgabe – und ehrlich gesagt, das ist der Punkt.

Das nächste Mal, wenn Sie sich dabei ertappen, eine Form um zwei Pixel um 21 Uhr am Vortag eines Kundenmeetings zu verschieben, lohnt es sich zu fragen, ob das ein Formatierungsproblem oder ein Ausgangspunktproblem ist. Meistens ist es Letzteres.