月間で人々が実際にスライドのフォーマットに費やす時間はどれくらいですか？

誰かが自社の最後のプレゼンテーションに費やした時間について聞けば、内容について話すでしょう——論理、データ、物語。しかし、その時間のうちどれだけが、一つの箇条書きをわずか0.5センチ左にずらすような細かい調整に費やされたのかと聞けば、声が小さくなるでしょう。誰もその部分を予算に組み込んでいません。それはただ起こるだけです。

実際に測定するのではなく推測する人々が繰り返し浮かべる数字があります。GfKが「Made in Office」の依頼で実施した調査は、1000人以上のオフィスワーカーを対象に、平均して1ヶ月あたり約20時間をPowerPointで作業に費やしていることが明らかになりました——そのうち、約8時間は内容作成ではなく、フォーマット調整に費やされています。書くことでもなく、論理構成を作ることでもなく、聞き手に伝えたいことを決めることでもありません。フォーマット調整です。

実際の8時間がどこで費やされるのか

この数字を初めて聞いたとき、人々は「8時間は高すぎる」と反論することがあります——「先週のプレゼンでやったことを挙げてみると」と言い始めるまで。古いファイルから異なるフォントで送られてきたチャートを揃えること。同じスライドの3つのバージョンを確認すること——誰もどれが最新か分からなかったから。2つ前のリブランドからの色使いを使った古いプレゼンからテーブルを再構築すること。

GfKの研究では、フォーマット調整時間はかなり平凡なカテゴリに分類されています：視覚的に魅力的なスライドのデザインとフォーマット、テーブルやチャートの揃え直し、古いスライドを新しいテンプレートに変換すること、そして適切な画像やアイコンを探すこと。これらの個々の作業は8時間に聞こえません。しかし、1ヶ月分のプレゼンを通して積み重なると、小さな作業が見過ごされがちなほど時間がかかることに気づきます。

人々が見落とすのは、ほとんどのプレゼンテーションが空のスライドから作られるのではなく、既存のスライドを使って作られることです。この研究では、約78%のプレゼンがゼロからではなく、既存のスライドを使って作られていることがわかりました。理論上は効率的なように聞こえます——なぜ既存のものを作り直す必要があるのか？——しかし実際には、この方法がフォーマット調整の負担を別のタイミングに移すことが多いのです。継承されたスライドには古いフォント、古い色、異なるアスペクト比向けのレイアウトが含まれている可能性があります。それを再利用しても、フォーマット作業は省けません。ただ、その作業がプロセスの別の段階に移るだけです。

誰も口に出さない数字

この研究の書き起こしでよく省かれる部分があります：フォーマット調整が時間を奪うだけでなく、その時間がデザインの一貫性を生み出さないということです。同じ調査では、約70%のプレゼンテーションが、フォーマット調整の8時間を費やした後も、会社のコーポレートデザイン基準に従っていないことがわかりました。これが不快な部分です。もし8時間が実際にブランドに一貫性のある出力を生み出していたら、この数字は受け入れやすかったでしょう。しかし、その多くの時間は、次のプレゼンで再びズレてしまうような、修正を繰り返すことに費やされています。それは、根本的な問題がテンプレートやスライドライブラリにあったからです。

この点をしばらく考える価値があります。それは、修正すべき対策がどのようなものであるべきかを変えます。もしフォーマット調整時間が単に人々が注意深く作業することで解決できる問題だったなら、時間をかければ最終的に一貫性のあるプレゼンが完成するはずです。しかし、そうはなりません。これは努力の問題ではなく、不一致なソースマテリアルからフォーマット調整を始めているためです。

より良いツールがこの問題を解決していない理由

このような数字が今でも存在するのは、驚くべきことではありません——AIによるドラフトツール、より賢いテンプレート、PowerPoint自体に組み込まれたデザインアシスタント。ある程度では、簡単なプレゼンの準備時間は短縮されています。最近の業界の書き起こしでは、基本的な10スライドのプレゼンの準備時間は2時間未満にまで短縮され、数年前は2〜3時間かかっていたとされています。しかし、これは新規で簡単なプレゼンの準備時間です。GfKの数字が指摘する特定の問題——再利用されたコンテンツ、テンプレートの不一致、会社内のどこかに存在する正しいスライドのバージョンを探すことによる遅延——には触れていません。

自動化ツールは、機械的な部分——形状の再揃え、一括で色スキームを適用する——を助けます。しかし、それらは上流の混乱を解決しません：2019年のテンプレートを使ったマーケティングプレゼン、3つの異なるチャートスタイルを使ったセールスプレゼン——それは2つの別のプレゼンを繋ぎ合わせたものだったからです。編集側でのスピードアップは、ソースマテリアルの構造的な問題を解決しません。

実際に数字を動かすもの

私の経験では、フォーマット調整時間を消費しないプレゼンは、一つの特徴を共有しています：誰かが事前にレイアウトを決めています。スライドごとにレイアウトを発見するのではなく、事前に決められた構造——チャートスタイル、スペース、色の論理がすでに固定されている——が、フォーマット調整の大半の時間を食う決定を取り除きます。あなたは「これは見栄えがするか」と問う必要はなく、数値を埋め込むだけです。

これは「テンプレートを使う」という、このトピックの記事でよく見られるような、単純な助言とは異なります。重要な違いは、テンプレートが実際に作成するチャートや図表に適合しているか、それとも汎用的な殻を強引に合わせているかです。正しく構築されたチャートテンプレートを使って作成された四半期レビューは、再利用された汎用スライドで行うよりも、軸、凡例、色の調整が不要です——なぜなら、これらの決定は最初から正しく行われていたからです。

見落としがちな部分

これらのことがすべて、フォーマットが重要ではないという意味ではありません。粗雑なプレゼンは伝えたいメッセージを損なうことがあり、GfKの数字は人々がこれを理解していることを示しています——それが8時間を1ヶ月費やす理由です。問題はフォーマットが重要でないということではなく、その多くの時間が本来存在すべきでない不一致を修正することに費やされていることです。

もしプレゼンが既に一貫性のある、目的別のスライドテンプレートを使って作られていれば——マスタースライド、色変数、レイアウトの論理がすでに決まっている——フォーマット調整は締め切りの圧力下で行われたデザイン決定ではなく、フォームを埋めるようなものになります。これはより小さく、興味のない作業であり、正直なところそれが目的です。

次に、クライアントミーティングの前夜の9時に形状を2ピクセル動かすのを止めるとき、それはフォーマットの問題なのか、それともスタートポイントの問題なのかと自分に問う価値があります。通常は後者です。