Une chose étrange se produit après une bonne réunion : la présentation disparaît.

Les gens peuvent avoir regardé chaque diapositive, hoché la tête devant les chiffres importants, posé des questions et même été d’accord avec la recommandation. Une semaine plus tard, le même ensemble de diapositives reste intouché dans une pièce jointe par e-mail ou un dossier partagé. Lorsqu’on l’ouvre enfin à nouveau, on doit souvent demander au présentateur original ce que la moitié des diapositives étaient censées signifier.

L’affirmation souvent répétée selon laquelle « 70 % des présentations ne sont jamais relues » n’est pas quelque chose que je traiterais comme une statistique industrielle vérifiée sans une étude nommée en arrière-plan. Mais le problème sous-jacent est très réel : un ensemble de diapositives peut réussir en tant que performance en direct et échouer complètement en tant que document réutilisable.

La présentation était conçue pour la réunion, pas pour la personne qui l’ouvrira plus tard

C’est la première distinction que la plupart des équipes manquent.

Pendant une réunion, le présentateur fournit un contexte qui n’apparaît jamais sur la diapositive. Il explique pourquoi un graphique est important, définit un acronyme, pointe un chiffre particulier et répond à la question évidente avant qu’on ait à la poser.

Retirez le présentateur, et la diapositive peut soudainement devenir presque sans signification.

Un titre comme « Performance du T3 » ne dit presque rien à un lecteur ultérieur. La performance était-elle bonne ? Mauvaise ? Meilleure que prévu ? Quel indicateur compte ? Quelle décision en a découlé ?

Comparez cela avec un titre comme « Les revenus du T3 ont augmenté de 18 %, mais le taux de désabonnement des entreprises a annulé la moitié de cette progression ». La deuxième diapositive a déjà accompli une partie du travail explicatif avant qu’on ne lise le graphique.

C’est l’une des raisons pour lesquelles ImagineLayout recommande des titres qui énoncent la conclusion plutôt que de simplement nommer le sujet. Une présentation conçue pour être parcourue doit communiquer son point sans s’appuyer entièrement sur l’orateur. Comment Construire une Présentation que les gens Regardent jusqu’à la Fin

Les gens ne relisent pas les diapositives de la même manière qu’ils relisent les documents

Un rapport invite à la lecture. Une présentation invite généralement au survol.

Cette différence devient importante après la réunion. Personne ne veut reconstruire une présentation de 30 diapositives en lisant chaque phrase de la première à la dernière pour trouver une décision ou un chiffre.

La question utile n’est donc pas « Peut-on lire cette diapositive ? » mais « Peut-on trouver les informations importantes sur cette diapositive sans que le présentateur soit à côté ? »

Cela change la manière dont vous construisez l’ensemble de diapositives.

  • Utilisez le titre pour communiquer le message clé.
  • Faites en sorte que les graphiques répondent à une question spécifique plutôt que de simplement afficher des données.
  • Gardez les détails de soutien proches de l’affirmation qu’ils expliquent.
  • Rendez les chiffres importants visuellement repérables.

Cela ne signifie pas transformer chaque diapositive en un poster minimaliste. Les présentations riches en données ont parfois besoin de détails. L’erreur est de forcer le lecteur à déterminer lui-même la hiérarchie.

La diapositive la plus coûteuse est souvent celle que personne ne comprend sans vous

Imaginez qu’un manager reçoive une présentation trois semaines après la réunion. Il se souvient qu’il y avait quelque chose d’important concernant la rétention des clients, mais il ne se souvient pas de quelle diapositive elle contenait.

Il ouvre le fichier.

La diapositive 7 dit « Rétention des Clients ». La diapositive 8 dit « Rétention par Segment ». La diapositive 9 dit « Métriques Clients ». La diapositive 10 contient un graphique avec six lignes colorées.

Les informations peuvent toutes y être. L’ergonomie, en revanche, ne l’est pas.

Une chose que les gens négligent est que la récupérabilité fait partie de la conception des présentations. Un ensemble de diapositives qui sera réutilisé doit aider quelqu’un à localiser la réponse sans avoir à se souvenir de la conversation originale.

C’est là que la séquence claire des diapositives devient plus précieuse que la cohérence décorative. La discussion d’ImagineLayout sur la structure des présentations fait un point similaire : la structure en trois parties n’est pas suffisante à elle seule ; la proportion, la séquence et la relation entre les sections déterminent si le public peut suivre l’argument. Comment Structurer une Présentation en Utilisant la Règle des Trois Parties

Il y a un deuxième problème : certaines présentations contiennent trop de preuves et trop peu de sens

Les équipes répondent souvent à la peur de ne pas être comprises en ajoutant plus d’informations.

Un autre graphique. Une autre note de bas de page. Un autre paragraphe expliquant le paragraphe précédent.

Cela semble plus sûr car tout est documenté. En pratique, le point important peut devenir plus difficile à trouver.

Je vois souvent cela lorsqu’une présentation est construite à partir d’une feuille de calcul ou d’un rapport. L’auteur veut que la diapositive préserve chaque élément d’information utile. Mais un ensemble de référence n’a pas besoin de chaque élément de preuve sur chaque diapositive. Il a besoin assez de contexte pour que le lecteur comprenne l’affirmation et assez de structure pour trouver des informations plus approfondies si nécessaire.

Les conseils d’ImagineLayout sur la conception des diapositives mettent le même principe en termes pratiques : lorsqu’une diapositive contient trop de contenu, la diviser est généralement préférable à la réduction de la taille de la typographie jusqu’à ce que le public ait du mal à lire. 10 Règles pour Concevoir des Diapositives qui N’Ennuient Pas Votre Public

Un ensemble de diapositives pour une réunion et un ensemble de référence ne sont pas toujours la même chose

C’est là que le conseil habituel « gardez chaque diapositive simple » cesse d’être utile.

Une présentation en direct peut délibérément révéler les informations étape par étape. Une version de référence ne peut pas dépendre de cette séquence. Un présentateur peut dire : « Regardez la barre surlignée à droite. » Une personne lisant le PDF plus tard a besoin que la diapositive elle-même rende cette barre visiblement importante.

Parfois, la meilleure solution n’est pas de forcer un seul ensemble de diapositives à accomplir les deux tâches.

Vous pouvez avoir une présentation concise pour la réunion et une version légèrement plus détaillée en annexe ou en version de référence pour les personnes qui doivent revoir le matériel plus tard.

Le compromis est simple : une présentation optimisée uniquement pour la diffusion en direct peut être plus engageante dans la salle, tandis qu’une présentation optimisée uniquement pour la documentation peut devenir douloureusement lente à présenter. Le bon choix dépend de savoir si le fichier est censé survivre à la réunion.

Construisez l’ensemble de diapositives à rebours à partir de la question que quelqu’un posera plus tard

Si vous savez que la présentation sera envoyée par e-mail après la réunion, testez-la sans parler.

Ouvrez le fichier comme si vous ne l’aviez jamais vu auparavant. Donnez-vous une tâche simple : trouvez la décision, trouvez le chiffre clé, identifiez la recommandation, ou expliquez pourquoi la proposition a été approuvée.

Si vous ne pouvez pas le faire rapidement, le problème n’est probablement pas le modèle.

Ce pourrait être la structure.

Une approche utile consiste à écrire les titres des diapositives en premier et à les lire dans l’ordre. Si les titres racontent une histoire cohérente à eux seuls, l’ensemble de diapositives a une bien meilleure structure. S’ils ressemblent à une collection de sujets – « Marché », « Concurrence », « Finances », « Prochaines Étapes » –, vous avez probablement un ensemble de sections plutôt qu’un argument.

Cette logique est également centrale dans la manière dont les ensembles de diapositives de type conseil sont structurés : l’argument est élaboré avant le polissage visuel, plutôt que de s’attendre à ce que le design sauve une raisonnement peu clair. Comment McKinsey Conçoit Leurs Diapositives de Présentation

Le vrai test est ce qui reste après que le présentateur soit parti

Une présentation ne devrait pas nécessairement être jugée uniquement par ce qui se passe pendant qu’elle est à l’écran.

Demandez-vous ce qui reste lorsque la réunion est terminée.

Un collègue peut-il comprendre la décision principale sans vous appeler ? Un manager peut-il trouver le chiffre pertinent deux semaines plus tard ? Quelqu’un peut-il envoyer trois diapositives à un autre département sans avoir à écrire une explication séparée ?

Si la réponse est oui, la présentation est devenue bien plus qu’un simple outil de réunion. Elle est devenue un document de travail.

C’est bien mieux que de poursuivre un pourcentage non vérifié sur le nombre de présentations qui seraient supposément relues. L’objectif n’est pas de faire en sorte que les gens rouvrent chaque ensemble de diapositives. L’objectif est de rendre l’ensemble de diapositives suffisamment précieux pour que, quand ils le rouvrent, ils comprennent immédiatement pourquoi il a compté.