Es gibt eine bestimmte Art von Präsentationfolie, die einen Designer leise nach der Löschtaste greifen lässt.

Sie hat eine ungeschickte Überschrift. Eine Tabelle. Einige Zahlen. Vielleicht drei Spalten, eine kurze Empfehlung und kaum visuelle Dramatik.

Und dann sagt der CEO: „Genau das brauchte ich.“

Diese Reaktion kann frustrierend sein, wenn man denkt, dass gute Präsentationdesign vor allem darin besteht, Folien beeindruckend aussehen zu lassen. Doch nach der Arbeit an genug Business-Decks habe ich gelernt, dass Führungskräfte und Designer oft völlig unterschiedliche Ziele verfolgen.

Der Designer fragt: „Sieht diese Folie gut aus?“

Die Führungskraft fragt meist: „Kann ich das in zehn Sekunden verstehen und hilft es mir, eine Entscheidung zu treffen?“

Die „hässliche“ Folie hat meist nur eine Aufgabe

Designer bemerken zunächst die Komposition. Führungskräfte bemerken vor allem die Nützlichkeit.

Eine Folie mit einer dichten Vergleichstabelle mag in einer Design-Besprechung langweilig wirken. Doch wenn die Tabelle einem Manager ermöglicht, drei Anbieter zu vergleichen, den Preisdifferenz zu sehen, das Risiko zu identifizieren und eine Option ohne fünf Nachfragen zu wählen, hat die Folie ihre Aufgabe hervorragend erfüllt.

Deshalb sind einige der wertvollsten Business-Folien optisch unauffällig.

Sie versuchen nicht, einen Design-Wettbewerb zu gewinnen. Sie versuchen, eine Entscheidung aus der mentalen Arbeitslast einer Person zu entfernen.

Etwas, das oft übersehen wird, ist, dass Executive-Präsentationen oft Arbeitsdokumente sind – genauso sehr wie sie Präsentationen sind. Das Publikum könnte später auf eine Zahl zurückkommen, Alternativen vergleichen oder eine Folie an jemanden weiterleiten, der nicht an der Besprechung teilgenommen hat.

In solchen Situationen kann Dekoration sekundär zur Informationsarchitektur werden.

Führungskräfte brauchen keine Folie, die schön ist. Sie brauchen eine, die offensichtlich ist.

Stellen Sie sich eine Quartalsgeschäftsüberprüfung vor.

Auf einer Folie gibt es ein großes Foto, eine stilvolle Überschrift, drei übergroße Zahlen und eine wunderschön gestaltete Grafik. Sie sieht auf dem Bildschirm hervorragend aus.

Auf einer anderen Folie steht eine einfache Überschrift: „Der Umsatz stieg um 8 %, aber die Marge fiel um 3 Punkte aufgrund erhöhter Akquisitionskosten.“ Darunter befindet sich eine kompakte Grafik und eine kurze Aufschlüsselung der Treiber.

Diese zweite Folie wird wahrscheinlich keinen Behance-Wettbewerb gewinnen.

Doch sie erklärt der Führungskraft, was passiert ist, warum es passiert ist und wo das Problem liegt.

Das macht einen Unterschied.

Gute Executive-Folien machen oft die Interpretation sichtbar, statt die Zuhörer dazu zu zwingen, sie selbst zu leisten. Die Überschrift benennt nicht nur das Thema. Sie sagt dem Publikum, was die Daten bedeuten.

Deshalb kann eine gut aufgebaute Finanzdatenvisualisierungs-Folie nützlicher sein als eine hochstilisierte Infografik. Wenn jemand die finanzielle Leistung schnell verstehen muss, muss die visuelle Hierarchie der Entscheidung dienen und nicht mit ihr konkurrieren.

Warum Designer manchmal die Folien hassen, die Führungskräfte tatsächlich nutzen

Hier gibt es einen echten Konflikt, und das Leugnen desselben macht Präsentationstipps weniger nützlich.

Designer werden trainiert, auf Ausrichtung, Typografie, Abstände, Proportionen, visuellen Rhythmus, Wiederholung und Konsistenz zu achten. Das ist wichtig.

Doch Führungskräfte bewerten die Folie meist nach anderen Kriterien:

  • Kann ich den Hauptpunkt sofort verstehen?
  • Kann ich die wichtigsten Optionen vergleichen?
  • Kann ich sehen, was sich geändert hat?
  • Kann ich die Annahme hinter der Empfehlung hinterfragen?
  • Kann ich diese Folie nach der Besprechung nutzen?

Eine Folie kann auf der ersten Liste gut abschneiden und auf der zweiten schlecht.

Genau hier werden Designer genervt.

Zum Beispiel könnte ein Designer eine Sechszeilen-Tabelle durch eine saubere visuelle Zusammenfassung ersetzen wollen. Das kann die Präsentation deutlich verbessern. Doch wenn die Führungskraft alle sechs Zeilen prüfen muss, weil jede einen anderen Geschäftsbereich darstellt, könnte die „sauberere“ Version tatsächlich nützliche Informationen entfernen.

Gutes Design bedeutet nicht immer, Informationen zu reduzieren. Manchmal geht es darum, notwendige Informationen leichter zu hinterfragen.

Der Konferenzraum verändert, was „gutes Design“ bedeutet

Eine Präsentation, die in einem Konferenzraum gezeigt wird, hat eine andere Aufgabe als eine Präsentation, die für eine Konferenzbühne erstellt wurde.

Konferenzfolien können atmosphärisch sein. Sie können Emotionen wecken, eine Marke etablieren oder einen Redner unterstützen, der die Erzählung kontrolliert.

Konferenzraum-Folien sind oft eher Beweismaterial.

Menschen unterbrechen. Sie fragen nach der Zahl hinter der Zahl. Sie vergleichen dieses Quartal mit dem vorherigen. Jemand fragt: „Was passiert, wenn wir diese Annahme entfernen?“ Eine andere Person möchte wissen, welche Region den Rückgang verursacht hat.

Plötzlich wird die schöne minimalistische Folie mit einer einzigen riesigen Zahl weniger nützlich.

Die langweilige Folie mit der detaillierten Aufschlüsselung wird zur wichtigen.

Deshalb würde ich nicht empfehlen, eine „weniger Information ist immer besser“-Regel auf Executive-Präsentationen anzuwenden. Das funktioniert, bis das Publikum etwas untersuchen muss.

Die bessere Regel ist spezifischer: Platziere die Informationen, die die Leute benötigen, auf der Ebene, auf der sie wahrscheinlich Fragen stellen werden.

Die Folien, die Designer hassen, werden oft wieder geöffnet

Es gibt einen weiteren Grund, warum Führungskräfte praktische Folien bevorzugen: Präsentationen enden nicht unbedingt mit dem Meeting.

Eine Entscheidungsträgerin könnte später eine Folie an eine Kollegin weiterleiten. Eine Finanzmanagerin könnte eine Zahl in eine Prognose kopieren. Eine Abteilungsleiterin könnte das Deck vor dem nächsten Meeting noch einmal durchgehen.

In solchen Situationen wird die Folie nicht mehr mit einem Präsentator konsumiert, der jeden Detail erklärt.

Sie muss für sich selbst stehen.

Eine visuell spektakuläre Folie kann überraschend schwach wirken, wenn sie aus dem Kontext der Präsentation entfernt wird. Eine einfache Folie mit einer beschreibenden Überschrift, klaren Zahlen und ausreichend Kontext kann außerhalb des Raumes viel nützlicher sein.

Das ist einer der Gründe, warum wiederverwendbare PowerPoint-Präsentationslayouts oft strukturierte Business-Formate bevorzugen: Die Struktur gibt dem Publikum einen Anhaltspunkt, wenn der Präsentator nicht mehr da ist, um die Geschichte zu erklären.

Doch Führungskräfte hassen eigentlich kein gutes Design

Hier wird der Designer-gegen-Führungskraft-Streit zu vereinfacht.

Führungskräfte kümmern sich sehr wohl um Design. Sie bemerken nur schlechte Designs anders.

Sie werden sich nicht über eine unregelmäßige Grundlinie beschweren. Sie werden nie erwähnen, dass zwei Icons nicht ausgerichtet sind.

Stattdessen erleben sie die Konsequenzen.

Eine Grafik dauert zu lange zum Verständnis. Eine Empfehlung ist in einem Absatz vergraben. Zwei Zahlen, die verglichen werden sollten, sind auf der Folie getrennt. Eine Farbe lässt eine Kategorie wichtiger erscheinen, als sie ist. Eine Überschrift nennt das Thema, aber nicht die Schlussfolgerung.

Das sind Designprobleme, auch wenn niemand im Meeting sie als solche bezeichnet.

Die stärkste Executive-Folie vereint daher beide Perspektiven. Sie hat genug Struktur, um einer Prüfung standzuhalten, und genug visuelle Disziplin, um diese Prüfung schnell zu machen.

Das ist sehr unterschiedlich davon, jede Folie visuell spektakulär zu machen.

Der beste Kompromiss: Design für die Entscheidung, nicht für den Designer

Wenn eine Folie langweilig aussieht, aber die Entscheidung offensichtlich macht, würde ich die langweilige Folie behalten.

Wenn eine Folie schön aussieht, aber das Publikum arbeiten lässt, um zu verstehen, was wichtig ist, würde ich sie umgestalten.

Das Interessante ist, dass dieser Ansatz nicht zu hässlichen Präsentationen führt. Im Gegenteil. Sobald die Hierarchie korrekt ist, werden Typografie, Abstände, Grafiken und visuelle Elemente viel leichter zu kontrollieren.

Das Design dient dann der Argumentation statt sie zu verzieren.

Für Teams, die regelmäßig dieses Material erstellen, kann auch ein strukturiertes Template-System unnötige Design-Entscheidungen entfernen. ImagineLayout bietet beispielsweise bearbeitbare PowerPoint- und Keynote-Vorlagen, die um Geschäftsanwendungsfälle gestaltet sind, während sein individueller Präsentationsdesign-Service auf Teams abzielt, die ein Präsentationssystem benötigen, das auf ihre eigene Marke und ihren Workflow zugeschnitten ist.

Das Ziel ist nicht, jede Executive-Folie aufregend zu machen.

Das Ziel ist, das Wichtige unmöglich zu übersehen.

Und vielleicht ist das der eigentliche Grund, warum Führungskräfte die Folien manchmal hassen, die Designer manchmal hassen: die Folie hört auf, bewundert zu werden, und beginnt, ihre Arbeit zu erledigen.