PowerPointは自分が作り出した問題を責められがちです

数年に一度、誰かがPowerPointが生産性を殺していると宣言します。

スライドは退屈です。ミーティングは長すぎます。経営陣は画面を見つめるばかりで、本質的な問題について議論しません。チームはプレゼンテーションのフォーマットに時間を費やすばかりで、実際の仕事をする時間がありません。

そして、明らかな結論は：もしかするとPowerPointが問題かもしれません。

私はそうは思いません。

PowerPointはただのツールです。スプレッドシートが悪い予測を引き起こすわけでもなく、カメラが悪い写真を撮るわけではありません。結果の質は、そのツールを使う人の腕に大きく依存し——そして、さらに重要なことに、そのツールがどのような目的を達成するためのものであるかを理解しているかどうかに依存します。

本当の問題は、誰かがPowerPointを開く直前の段階で、はるかに早い時期にあります。

最悪のプレゼンテーションは、ほとんどの場合、思考の問題から始まります

私は、スライドのフォントを1時間調整する人を見たことがありますが、そのスライドの主な論点が明確ではありませんでした。

彼らは色を変えます。チャートを動かします。アイコンを追加します。別のテンプレートを試します。テキストを減らします。アニメーションを追加します。

何も改善しないのは、根本的な質問が答えられていないからです：

私たちがオーディエンスに理解してもらったり、決断してもらうべきことは、具体的に何なのでしょうか？

答えが不明確な場合、PowerPointは不確実性を隠す場所になります。

人は空のボックスを埋めようとします。空のスライドは不安定に感じられるからです。データを貼り付けます。データは権威があるように見えるからです。もう一つのチャートを追加します。前のチャートがポイントを十分に証明していないからです。

最終的に、スライドは20枚あり、それでも論理的な主張が含まれていません。

だからこそ、私はスライドの見出しをデザインする前に書くことをよく勧めます。同じ原則はコンサルティングスタイルのプレゼンテーション作業にも現れています：論理は視覚的な表現よりも先にテストされるべきです。ImagineLayoutがMcKinseyがプレゼンテーションを構成する方法について語る記事も、論理の構築と装飾の違いを同じように区別しています。論理がデザインの前に来る様子を見てください。

PowerPointが危険になるのは、情報とコミュニケーションを混同したときです

スプレッドシートには1万個の有用な数字が含まれることがあります。

しかし、1万個の数字をスライドに載せるべきではありません。

しかし、その逆のミスも同じくらい一般的です：情報をあまりにも削除して、オーディエンスがあなたが言っていることを検証できなくなることです。

良いプレゼンテーションデザインは、その両極端の間でバランスを取ります。

例えば、売上報告書を考えましょう。

弱いスライドは、ダッシュボードのスクリーンショットで12の指標、6色、複数の小さなラベルを含むかもしれません。技術的には、すべてがそこにあります。

別の弱いスライドは、一つの大きな数字——“売上：1240万ドル”—と下に飾りのグラフィックを載せるかもしれません。見た目は綺麗ですが、その数字が良い、悪い、増加しているのか、計画よりも下回っているのか、オーディエンスには全くわかりません。

有用なスライドは、売上の数字、関連する基準との変化、そしてその動きを説明する2、3の要因を示すかもしれません。

これはPowerPointのトリックではありません。

ビジネスの論理を視覚的に表現しただけです。

データが多いプレゼンテーションの場合、構造化された財務データビジュアライゼーションPowerPointテンプレートは、手続きを助けることができますが、どの数字が実際に重要かを決めることはできません。その決定は、プレゼンテーションを作成する人に任されています。

ソフトウェアは47枚のスライドを決めることはありません

PowerPointが47枚のスライドが必要なミーティングを決めたわけではありません。

誰かが決めたのです。

PowerPointが20ページのレポートからのすべての文をブレットポイントにすることを決めたわけではありません。

誰かが決めたのです。

PowerPointが5種類のチャートを使うことを決めたわけではありません。プレゼンターが「デッキをより視覚的にする」ためにそうしたからです。

誰かが決めたのです。

この区別は明らかのように聞こえますが、プレゼンテーションの改善方法を変えます。

もしソフトウェアを責めるなら、別のツールを見つけることになります。

もしプロセスを責めるなら、実際に何かを修正できる可能性があります。

ときどきツールを変えるのが役に立つことがあります。しかし、同じ悪いコンテンツをPowerPointからGoogle Slides、Canva、または別のプレゼンテーションプラットフォームに移すことは、魔法のように良い主張を作り出すわけではありません。

ファイル形式は変わります。思考は変わりません。

優れたPowerPointユーザーは、PowerPointを使わないときも知っています

さらに不快な点があります：時には、最も良いプレゼンテーションスライドは、スライドのないものです。

詳細な財務モデルが必要な議論がある場合は、モデルを開きましょう。

オーディエンスが契約書を読む必要がある場合は、契約書を渡しましょう。

決定が複雑な運用プロセスに依存している場合は、図やライブのウォークスルーが、さらにページのブレットポイントよりも有用かもしれません。

PowerPointは会話の共有された視覚的な枠組みを作成するのに非常に優れています。しかし、それは自動的にすべての種類の情報のベストコンテナになるわけではありません。

優れたプレゼンターはこの区別を理解しています。

彼らは「これをPowerPointにどう入れるか？」と問いません。

彼らは「このオーディエンスが理解したり、決断するために何が必要か？」と問います。

本当のスキルはPowerPointを知ることではなく、除外することを知ることです

ここが経験豊富なプレゼンテーションデザイナーの利点です。

彼らはスライドがプレゼンターが知っているすべてのことを保管するコンテナではないことを知っています。

それは主張の制御された視点です。

ときには、それは図です。ときには、それはチャートです。ときには、それは3行のテキストです。そして、ときには——私たちが最小主義的なプレゼンテーションについて教えられてきたこととは逆に——それは詳細を比較するためにオーディエンスが実際に必要とする密なテーブルであるかもしれません。

重要な質問は、スライドが最小限であるかどうかではありません。

問われるべきは、スライドのすべての要素がその場所を正当化できるかどうかです。

これは、プロフェッショナルに作られたPowerPointテンプレートが有用な理由でもあります。良いテンプレートは繰り返しのレイアウト決定を取り除き、チームに再利用可能な構造を提供し、人々がメッセージについて考える時間をより多く取ることができるようにします。最初からボックスを作り直す必要がなくなります。

PowerPointが悪いミーティングを作るわけではありません。悪いミーティングデザインが問題です

私は繰り返し見るパターンがあります：プレゼンテーションが、実際の問題はミーティングそのものであるのに、責められます。

明確な決断を下すべきことはありません。

オーディエンスは慎重に選ばれていません。

プレゼンターは部屋で何を望んでいるのかを知りません。

デッキには情報がありますが、優先順位はありません。

ミーティングは1時間続きますが、誰もどの質問が1時間を必要とするかを決めません。

そして、みんなが不満を持ち、誰かが「PowerPointの使用を止めるべきだ」と言います。

しかし、PowerPointを取り除いても、同じミーティングは構造のない60分の会話に簡単に変わる可能性があります。

ツールが問題ではありませんでした。

コミュニケーション戦略の欠如が問題でした。

PowerPointをツールとして使い、隠れ場所として使わないでください

私が関わった中で最も優れたPowerPointプレゼンテーションには共通点があります：ソフトウェアはほとんど目立たなくなります。

巧みなトランジションに気づきません。

テンプレートを称賛しません。

デザイナーがアイコンを揃えるのにどれだけ時間を費やしたかを考えません。

状況を理解し、証拠を見て、次にどの質問が来るのかを知ります。

これが良いプレゼンテーションデザインが達成すべきことです。

だから、PowerPointがビジネスを殺していないのです。

人は、明確な思考を補うためにプレゼンテーションソフトウェアを使うことで、自分のビジネスを傷つけます。

ツールを学ぶことはもちろん大切です。グリッド、チャート、レイアウト、タイポグラフィ、視覚的な階層を学びましょう。

しかし、より難しいスキルをまず学びましょう：オーディエンスが実際に見るべきものを決めることです。

それが明確になると、PowerPointは問題ではなくなり——そして、それが作られているためのものになります。