空のPowerPointスライドを開いて、手書きで五段階のプロセス図を描いてみましょう — 五つのボックスと四つの矢印、均等な間隔で。ほとんどの人が六分後に第三のボックスを整列させようとまだ手を動かしているところです。実際に五分以内にこれを完了させるツールは、形状ライブラリではありません。それはほとんどの人が最後、もしくは開かない場合もあるツールです。
5分ルールは特定の図表にしか適用されません
SmartArtはPowerPointでリストから図表への最速の方法です。しかし、その五分間の主張は特定のカテゴリにのみ当てはまります：連続的または階層的な関係 — プロセスステップ、組織構造、サイクル、シンプルなハブアンドスポークのアイデアです。比較マトリックスや加重付けされた意思決定フレームワークを表現するよう要求すると、レイアウトと戦う時間が手書きで形状を描くよりも長くなります。コンテンツがどのカテゴリに属するかを挿入メニューを開く前に知っていることが、これが五分間の仕事になるか二十分間の仕事になるかを決定します。
リストを図表に変換する — 実際の方法
ここが、これまでOrgチャートしか使ったことのない人に驚きを与える部分です：何もデザインしません。まず書き、次に変換します。
- スライド上に、フォーマットなしの単純な箇条書きリストとしてポイントを入力します。
- テキストボックスを選択し、ホーム > SmartArtに変換に移動し、コンテンツに合ったレイアウトカテゴリ（プロセス、サイクル、階層、関係）を選択します。
- テキストパネル（キャンバスではなく）で単語を編集します — 形状を手動で移動させることが五分間を食う原因ではなく、タイピングです。
- 個々の形状を個別にスタイル設定するのではなく、単一の「色変更」または「SmartArtスタイル」プリセットを適用します。
ここが、多くの人が見落としてしまうポイントです：テキストパネルは、ステップの追加や削除も扱えます — 新しい箇条書きをEnterキーで追加すると、形状が自動的に再配置されます。手動でボックスをコピーしてやると、毎回スペースが崩れてしまいます。
SmartArtの限界とそのコスト
装飾的なものになるまでは柔軟に見えますが、それ以上の機能が必要になると、その限界が現れます。五段階のプロセス矢印に第六ステップを追加すると、テキストが収まるように小さくなり始めます；階層に八つまたは九つのノードを追加すると、全体が後ろの行の誰も読めないほど小さなボックスの壁になってしまいます。これは誰も最初から明かさないトレードオフです：SmartArtは作成の速度を最適化していますが、情報の密度には最適化されていません。私の経験では、図表が実際にデータを運ぶ必要があるとき — パーセンテージ、日付付きのタイムライン、比較可能な値など — SmartArtの自動レイアウトはあなたの代わりに働くのではなく、あなたに反するようになります。そして、それが通常、固定された要素を持つ図表テンプレートが自動生成されたものよりも優れるタイミングです。
本当の時間の無駄は図表を描くことではありません
仮に図表そのものが問題ではないと仮定しましょう — どちらの方法でも早く作成できるものとします。では、実際に時間はどこに費やされるのでしょうか？empowerのグローバルPowerPoint調査によると、GfKの研究に基づき、チャートや図表の作成とフォーマットがオフィス労働者がPowerPointで頻繁に遭遇する時間の無駄の一つにランクインしており、週あたり約2.6時間の従業員時間がフォーマット関連のタスクに費やされています。この数字は、図表の最初のバージョンについてのものではありません — データが変わったり、ブランドカラーが変更されたり、誰かが「もう一つカテゴリを追加して」と頼んだりした後の第五回目のリビジョンについてです。五分間の作成が五分間の作成のままであるのは、図表がステークホルダーのレビューに耐えられるものでない限りです。
SmartArtが対応できないとき
スライドが実際に数値を扱っている場合 — 比較チャート、フunnel、加重軸を持つマトリックス — あなたはもう図表の領域を超え、チャートの領域に入っています。PowerPointのネイティブチャートツールまたは専用のチャートテンプレートが、SmartArtの形状ベースのレイアウトよりもデータの変更に耐えます。また、複数のプレゼンテーションで再利用する図表 — 例えば、定期的に発生するプロジェクトタイムライン — を毎回から作成するのは、上記の研究が指摘するような繰り返しのコストです；一度編集した事前構築されたタイムラインレイアウトを使えば、最初のプレゼンテーション以降のすべてのプレゼンテーションで五分間の作成を完全にスキップできます。
五分間の図表は実在しますが、それは狭い約束です — 初期のドラフトの単純なプロセスにしか当てはまりません。次に図表を作成する前に、解決しようとしている問題は何かを問う価値があります：スライドに何かを素早く載せること、それとも来期に再構築する必要がないことですか。
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