Erstellen Sie eine leere PowerPoint-Folie und versuchen Sie, ein Diagramm mit fünf Schritten per Hand zu zeichnen – fünf Kästchen, vier Pfeile, gleichmäßig verteilt. Die meisten Menschen korrigieren immer noch das dritte Kästchen in der Ausrichtung, wenn die Sechs-Minuten-Marke erreicht ist. Das Tool, das dies tatsächlich in fünf Minuten schafft, ist nicht die Formensammlung. Es ist dasjenige, das die meisten Menschen zuletzt öffnen – wenn sie es überhaupt öffnen.

Die 5-Minuten-Regel Gilt Nur Für Eine Art Diagramm

SmartArt ist der schnellste Weg von Aufzählungszeichen zu einem Diagramm in PowerPoint, Punkt. Aber es erfüllt diese fünfminütige Anspruch nur für eine bestimmte Kategorie: sequentielle oder hierarchische Beziehungen – Prozessschritte, Organisationsstrukturen, Kreisläufe, einfache Hub-and-Spoke-Ideen. Fordern Sie es auf, eine Vergleichsmatrix oder ein gewichtetes Entscheidungsrahmenwerk darzustellen, und Sie verbringen mehr Zeit damit, sich mit der Layout-Struktur zu beschäftigen, als wenn Sie die Formen manuell gezeichnet hätten. Zu wissen, in welche Kategorie Ihr Inhalt fällt bevor Sie das Menü „Einfügen“ öffnen, bestimmt tatsächlich, ob dies eine fünfminütige oder eine zwanzigminütige Aufgabe ist.

Eine Liste In Ein Diagramm Umwandeln – Die Tatsächlich Methode

Hier ist der Teil, der Menschen überrascht, die SmartArt nur für Organigramme verwendet haben: Sie entwerfen nichts. Sie schreiben, dann konvertieren.

  • Tippen Sie Ihre Punkte als einfache nummerierte Liste auf der Folie – ohne Formatierung, nur Text.
  • Wählen Sie den Textkasten aus, gehen Sie zu Start > In SmartArt umwandeln und wählen Sie eine Layout-Kategorie, die zu Ihrem Inhalt passt (Prozess, Zyklus, Hierarchie, Beziehung).
  • Nutzen Sie das Textfeld (nicht die Leinwand) zum Bearbeiten der Formulierungen – das manuelle Verschieben von Formen frisst Ihre fünf Minuten auf, nicht das Tippen.
  • Wenden Sie ein einzelnes „Farben Ändern“ oder „SmartArt-Stil“-Voreinstellung an, statt die Formen individuell zu gestalten.

Das ist alles. Eine Sache, die viele übersehen: Das Textfeld verwaltet auch das Hinzufügen oder Entfernen von Schritten – drücken Sie Enter für einen neuen Punkt und die Formen verteilen sich automatisch neu. Versuchen Sie, dies durch manuelles Kopieren eines Kästchens zu tun, und Sie brechen die Ausrichtung jedes Mal.

Wo SmartArt Versagt – Und Was Das Für Sie Kosten

Es sieht flexibel aus, bis Sie etwas anderes davon verlangen als nur Dekoration. Fügen Sie einen sechsten Schritt zu einem fünfstufigen Prozess-Pfeil hinzu und der Text beginnt, um Platz zu passen, zu schrumpfen; drücken Sie über acht oder neun Knoten in einer Hierarchie und das Ganze verwandelt sich in eine Wand voller winziger Kästchen, die niemand in der letzten Reihe lesen kann. Das ist der Kompromiss, den niemand von Anfang an erwähnt: SmartArt optimiert für die Geschwindigkeit der Erstellung, nicht für die Informationsdichte. In meiner Erfahrung ist der Moment, in dem ein Diagramm echte Daten tragen soll – Prozentwerte, Zeitpläne mit Daten, vergleichbare Werte – SmartArt-Layouts beginnen, gegen Sie zu arbeiten, statt für Sie zu arbeiten, und das ist normalerweise der Punkt, an dem ein speziell erstelltes Diagrammvorlage mit festen, manuell positionierten Elementen besser funktioniert als eine automatisch generierte.

Die Echte Zeitfalle Ist Nicht Das Zeichnen Des Diagramms

Nehmen wir an, das Diagramm selbst ist nicht Ihr Problem – dass Sie eines schnell mit jeder Methode erstellen können. Wo geht dann die Zeit wirklich hin? Laut der „empower“-Globalen PowerPoint-Studie, basierend auf GfK-Forschung, zählen das Erstellen und Formatieren von Diagrammen und Charts zu den häufigsten Zeitfressern im Büro, mit denen PowerPoint-Nutzer konfrontiert sind, und tragen zu etwa 2,6 Stunden pro Mitarbeiter pro Woche bei, die durch formatierungsbezogene Aufgaben verloren gehen. Diese Zahl bezieht sich nicht auf die erste Version eines Diagramms – sie bezieht sich auf die fünfte Überarbeitung, nachdem sich die Daten geändert haben, die Markenfarben verschoben wurden oder jemand nach „noch einer Kategorie“ gefragt hat. Die fünfminütige Erstellung bleibt eine fünfminütige Erstellung nur, wenn das Diagramm nicht einer Überprüfung durch Stakeholder standhalten muss.

Wenn Sie Etwas Brauchen, Das SmartArt Nicht Kann

Wenn Ihre Folie tatsächlich Zahlen trägt – ein Vergleichsdiagramm, ein Trichter, eine Matrix mit gewichteten Achsen – sind Sie nicht mehr im Bereich von Diagrammen, sondern von Charts, und PowerPoints eingebaute Chart-Tool oder eine spezielle Chart-Vorlage wird Datenänderungen besser bewältigen als das formbasierte Layout von SmartArt. Und wenn das Diagramm etwas ist, das Sie in mehreren Präsentationen wiederverwenden – etwa ein wiederkehrender Projektzeitplan – ist das Erstellen von Grund auf bei jedem Mal genau die Art von Wiederholungskosten, auf die die oben genannte Studie hinweist; eine vorgefertigte Zeitplanvorlage, die Sie einmal bearbeiten und wiederverwenden, überspringt den fünfminütigen Aufbau bei jeder weiteren Präsentation nach der ersten.

Das fünfminütige Diagramm ist real, aber es ist eine enge Zusage – es deckt nur den ersten Entwurf eines einfachen Prozesses ab, nichts mehr. Bevor Sie das nächste erstellen, lohnt es sich zu fragen, welches Problem Sie tatsächlich lösen möchten: etwas schnell auf die Folie zu bringen oder es nicht jedes Quartal neu aufbauen zu müssen.