毎日のビジネスで使用されるプレゼンテーションでは、共通のスライドデッキが三つの部署によってそれぞれ別のデッキに分かれてしまうことがよくあります。同じロゴで、三つの異なるブルーの色、そして誰も承認していないはずの二種類のボリュームスタイルが使われていることも。誰もがこの結果を意図して選んだわけではありません。これは「テンプレートを使う」という考え方が全ての戦略だったために起こるもので、それが会社のプレゼンテーションテンプレートを選ぶことと、見た目が良いものを選ぶことが全く別の意味を持つ理由です。 これは、チームが二年間にわたってコピーし続けるテンプレートを標準化する際の選択についての話です。市場のサムネイルで最も見栄えの良いものを選ぶのではなく、そのような選択をする意味についてです。 --- ### 会社向けに「準備が整った」テンプレートとは何か 一回限りのピッチデッキテンプレートは、一度だけ編集されるだけで済めばよいです。しかし、会社のテンプレートは、十人もの異なるスキルレベルの人が編集することを想定しています。ほとんどの人がスライドマスターを開くことはせず、代わりに自分が必要とするものに最も近いスライドをコピーして、その上にテキストを打ち込みます。本当の試練は、最初のバージョンが綺麗に見えるかどうかではなく、スライド四十番目が、営業部門の誰かがマスターレイアウトに触ったことのない状態で作成したものであっても、スライド二番目と同じデザインに見えるかどうかです。 実践的には、これはプレースホルダーの規律に帰結します。再利用を想定したテンプレートは、マスター内の命名されたスタイルにフォントサイズ、スペース、色を固定しており、新たに追加されたテキストボックスも自動的に正しい見た目になるようになっています。一方、スクリーンショットで見た目が良く見えるテンプレートは、各スライドのテキストボックスを手動でサイズと色を調整しており、プレビューでは完全に一貫した見た目になっていても、二人の異なる人が編集を始めると崩れてしまいます。 --- ### 何度もコピーされるスライドと、誰も再構築しないスライド 会社の共有デッキフォルダを開くと、いくつかのスライドタイプが絶えずコピーされています。セクションの区切り、単一の指標の要約、比較表などです。一方で、いくつかのスライドは一度作成され、習慣的に新しいデッキにドラッグインされ、実際にその場で再構築されることはほとんどありません。会社にとって本当に役立つテンプレートは、前者のスライドタイプを簡単にコピーできるようにし、後者のスライドタイプ（リキャップスライドや飾りのようなクローザー）がデフォルトで作成されることを促さないようにするべきです。これらは静かにプレゼンテーションを膨らませるもので、誰かが意図的に追加したわけではありません。テンプレートのデフォルトのスライド数がこれらのフィラーに偏っている場合、それはプレビューで完成したように見せるための最適化であり、チームが実際に再利用するものではないことを意味します。 --- ### 実際のブランドカラーとの接触に耐えられるパレット ほとんどの会社のテンプレートは、ヘッダー、アイコン、チャートシリーズ、フッターなどに四つから五つの「ブランド」アクセントカラーが既に適用されています。これは市場のプレビューでより完成度が高く見えるためです。しかし、問題は後になって現れます。自社の二色のパレットに置き換えると、半分のスライドの視覚的な階層が存在しなくなり、目に引き付けられるはずの要素がただ何色かになってしまいます。価値のあるテンプレートは、色をスライドごとに一つの要素に焦点を当てるものとして扱い、全てのスライドを飾るためのものとして扱わないはずです。これは、ポリッシュされたデッキが実際に審査に耐えられるか、それとも見た目だけに見えるかを決定するのと同じ制約です。テンプレートを会社全体で採用する前に、パレットを二色に絞ってテストし、何が壊れるかを確認する価値があります。 --- ### このステップをスキップした場合に実際にかかる時間 GfKがMade in Officeのために実施した調査では、1,000人以上のオフィス労働者を対象に、頻繁にPowerPointを使用する人の月間の平均使用時間が20時間であることが判明しました。そのうち、約8時間はフォーマットに費やされており、内容の作成には使われていません。この数字は、通常会社がテンプレート選択のステップをスキップした後に起こることと一致しています。新しいデッキは誰かが見つけた古いファイルから始まり、マスターが自動的にフォントやスペースを調整する代わりに、毎週の一部分がフォントやスペースの修正に費やされます。前もってディシプリンのあるプレースホルダーを備えたテンプレートを選ぶことで、その8時間を取り戻すことができます。 これは、カテゴリでブラウジングすることが「見た目が良い」ものでブラウジングすることよりも価値がある理由でもあります。ビジネスやコーポレート用途に特化したテンプレートに絞り込むことで、一回の華やかなピッチのために設計されたテンプレートから、繰り返しの内部使用のために設計されたものへと絞り込むことができます。マスターがロックされ、色のセットが小さい、準備されたビジネス用PowerPointテンプレートは、スライドごとに一般的なデッキを調整するよりも、はるかに速いスタートポイントとなります。 --- ### チームに「これが選ばれた理由です」と言う前に テンプレートを標準として発表する前に、実際のデッキをテンプレートで走らせるべきです。サンプルコンテンツではなく、来週誰かがプレゼンテーションするための実際の内部デッキを使ってください。スライドをコピーして、ファイルに慣れていない人が行うようにテキストを再入力してください。アクセントカラーを実際の二色から三色のブランドカラーに絞り込み、何が薄くなるかを確認してください。デフォルトのセットの中で、実際に再利用するスライドタイプと、即座に削除したいスライドタイプを数えてください。このようなテストに耐えられるテンプレートは、最初のスライドが最も良いわけではありません。スライド四十番目がスライド二番目と同じファイルに属しているように見えるテンプレートが正解です。 これはフォルダの分岐問題を事前に解決することです。それは誰も読まないブランドガイドラインを書くことではなく、正しいことをするのが間違ったことをするよりも労力がかかるようなテンプレートを選ぶことで解決されます。