每家公司最终都会发现自己有一份三个部门悄悄各自修改成三个版本的共享演示文稿——相同的logo，三种不同的蓝色调，两种无人记得批准的项目符号样式。没有人故意选择这种结果。当“随便拿一个模板”成为整个模板策略时，这就是问题所在，也是为什么选择一份公司演示文稿模板与选择一份看起来漂亮的模板是两码事。 这篇文章要讨论的是这个决定——在团队标准化使用一份未来两年内会被反复复制的模板时，应该检查什么，而不是在市场页面中哪些模板看起来最好。 --- ### 什么让模板“公司适用”而非仅仅商业主题 一份单次销售演示文稿模板只需要经受一个人编辑一次的考验。而一份公司模板则需要经受十个人、十种不同技能水平的考验，其中大多数人永远不会打开幻灯片母版，而是会复制看起来最接近自己需求的幻灯片，然后直接在上面输入内容。真正的考验不是第一版看起来是否精致，而是由销售部门中从未接触过母版布局的人在第四十张幻灯片上创建的内容，是否仍然与第二张幻灯片保持一致。 在实际应用中，这归结为占位符的严格管理。一份为重复使用而设计的模板会将字体大小、间距和颜色锁定在母版中的命名样式中，这样新增的文本框会自动继承正确的外观。而一份仅为截图看起来漂亮而设计的模板则通常不会这样做——每张幻灯片的文本框都是手动调整大小和颜色，在预览中看起来完全一致，但一旦两个人开始扩展它，就会迅速崩溃。 --- ### 每次都会被复制的幻灯片，以及从不重建的幻灯片 打开任何公司的共享演示文稿文件夹，你会发现一些幻灯片类型被频繁复制——如章节分隔符、单一指标总结、比较表格。另一些幻灯片则只建立一次，出于习惯被拖入每个新的演示文稿中，但从未针对面前的观众进行实际重建。一份真正适用于公司的模板应该让前者易于复制，并且默认不鼓励后者——如总结幻灯片和装饰性结尾，这些内容会<[静默膨胀]>{0}公司演示文稿，而没有人决定添加它们。如果模板的默认幻灯片数量过多依赖于此类填充内容，那么它是在优化预览中的完整感，而不是优化团队实际会重复使用的内容。 --- ### 一个能经受实际品牌颜色测试的色彩调板 大多数公司模板附带四五种“品牌”辅助颜色，这些颜色在市场预览中到处应用（如标题、图标、图表系列、页脚），因为这样看起来更完整。问题出现在后续：当你替换为自己的两色调板后，幻灯片的一半视觉层次依赖于不再存在的辅助色，本应吸引注意力的元素现在只是随机显示剩余的颜色。一份值得标准化的模板将色彩视为每张幻灯片突出一个要点的工具，而非用于装饰每张幻灯片的装饰品——这与决定<[一份精致的演示文稿是否经得起审视]>{1}的克制性相同。在全公司采用模板前，值得测试一下将其色彩调板简化为两种颜色，看看有什么会“断裂”。 --- ### 如果跳过这一步会浪费的时间 由GfK为Made in Office进行的一项调查覆盖了1,000多名办公室工作者，发现经常使用PowerPoint的人每月平均花费约20小时在上面——其中大约8小时用于格式化（不包括内容）。这个数字与通常发生在公司跳过模板选择步骤后的情况相符：每个新的演示文稿都从某个人能找到的旧文件开始，一周中大量时间被用于重新修正字体和间距，而这些本可以通过锁定母版自动处理。事先选择一个具有严格占位符的模板，就是在为这8小时争取回时间。 这也是为什么按类别浏览比按“看起来漂亮”浏览更有价值——过滤出专为商业和公司用途设计的模板集合，可以排除那些为一次炫酷的销售演示而设计、而非重复内部使用的模板。带有锁定母版和较小色彩集的<[商业PowerPoint模板]>{2}，比逐张适应通用模板更快捷。 --- ### 在告诉团队“这就是我们的选择”之前 在宣布模板为标准前，用实际的演示文稿测试它——不是样本内容，而是某人下周要演示的真实内部演示文稿。复制一张幻灯片并重新输入，模拟不熟悉文件的人的操作。将辅助颜色简化为实际的两三种品牌颜色，看看有什么会变得暗淡无光。数一数默认幻灯片集中，你会真正重复使用的幻灯片类型与一眼就想删除的类型各有多少。一份能经受住这种测试的模板，不是第一张幻灯片看起来最好的，而是第四十张幻灯片看起来仍然属于同一个文件的那种。 这就是在问题出现前解决“文件夹分叉”问题的方法：不是通过编写无人阅读的品牌指南，而是选择一个模板，让做错事比做对事更耗时。