Ich habe nicht mehr gezählt, wie viele Präsentationen auf meinem Schreibtisch landen, auf denen ein ganzer Absatz in eine einzige Folie gepresst ist, während die Schriftgröße auf 10pt verkleinert wurde, nur damit es „passt“. Meistens liegt das nicht daran, dass die Person es besser weiß. Es liegt daran, dass sie Angst haben, etwas auszulassen.

Diese Angst ist der eigentliche Kern des Problems – nicht ein Mangel an Designsinn. Wenn man es als Frage der Angstbewältigung statt als Formatierungsproblem behandelt, werden die Lösungen viel offensichtlicher.

Die Folie ist nicht das Dokument

Etwas, das viele übersehen: Eine Folie und ein Begleitdokument sind nicht dasselbe Objekt, auch wenn die meisten Präsentationen so gebaut werden, als wären sie es. Wenn Ihre Folie allein überleben muss, ohne dass Sie neben ihr etwas erklären, dann ist es keine Präsentation mehr – es ist eine Berichtsseite mit einem 16:9-Seitenverhältnis.

Präsentationsfolien sind dazu da, einen Sprecher zu unterstützen. Das bedeutet, die Folie kann unvollständig sein. Sie kann weniger sagen, als Sie wissen. Was auf der Folie fehlt, soll in Ihrem Mund, nicht in einem Textkasten, leben. Wenn Sie nicht da sind, um es zu sagen, brauchen Sie keine Folie – Sie brauchen einen One-Pager, und das ist ein anderes Designproblem mit anderen Regeln.

Eine Idee, eine Folie

Ich würde nicht empfehlen, einen Anspruch, drei unterstützende Gründe und eine Einschränkung allesamt auf derselben Folie unterzubringen. Das sind vier Ideen, und ein Publikum kann pro Folie im ersten Blick wirklich nur eine Hauptidee aufnehmen.

Wenn Sie sich dabei ertappen, „und“ oder „auch“ in einem Aufzählungspunkt zu schreiben, ist das meist ein Zeichen, dass der Inhalt auf zwei Folien aufgeteilt werden will, statt auf eine gepresst zu werden. Das Aufteilen einer dichten Folie in zwei Hälften macht die Präsentation oft ausführlicher, nicht weniger – weil jetzt jede Idee ihren eigenen Akzent bekommt, statt überflogen zu werden.

Sätze auf Stichworte reduzieren

Vollständige Sätze auf Folien bewirken etwas Seltsames: Sie machen die Leute zum Lesen statt zum Zuhören. Sobald sich ein vollständiger Satz auf dem Bildschirm befindet, schaltet sich die Mehrheit des Publikums in den Lese-Modus um, und gleichzeitig zu Ihnen zu sprechen funktioniert nicht gut – die Leute schalten Sie entweder aus oder überfliegen den Punkt, an dem Sie mitten im Satz sind.

Versuchen Sie, Sätze in Stichworte oder Fragmente umzuwandeln:

  • „Unser Onboarding-Prozess dauert zu lange und führt zu Abbrüchen“ wird zu „Onboarding: zu langsam, verliert Nutzer“
  • „Wir empfehlen, das Marketingbudget im dritten Quartal zu erhöhen“ wird zu „Q3-Budget: Erhöhung“

Es liest sich schneller, und – das ist der Teil, den die Leute nicht erwarten – es zwingt Sie meistens, Ihr Material besser zu kennen, weil Sie sich nicht mehr auf den vollständigen Satz als Stütze während der Präsentation verlassen können.

Hierarchie statt Dichte nutzen

Nicht jeder Text auf einer Folie trägt gleiches Gewicht, aber viele Folien sind so formatiert, als wäre es so – gleiche Größe, gleiche Gewichtung, gleiche Farbe, von oben nach unten. Das flacht alles zu Lärm ab.

Eine einfache Hierarchie-Lösung: Wählen Sie pro Folie eine Überschriften-Ebene-Aussage aus und lassen Sie alles andere visuell zurücktreten – kleiner, leichter oder unter ihr gruppiert. Das Auge braucht einen ersten Anlaufpunkt. Ohne das verbringen die Zuhörer die ersten fünf Sekunden jeder neuen Folie damit, herauszufinden, wo sie anfangen sollen zu lesen, was fünf Sekunden sind, in denen sie Ihnen nicht zuhören.

Details in die Sprechernotizen verschieben, nicht in die Folienränder

In meiner Erfahrung führt der Impuls, „die Schrift einfach kleiner zu machen“ oder „es in eine Ecke zu setzen“ fast nie zum Ziel. Wenn die Details wichtig sind, setzen Sie sie in die Sprechernotizen oder auf eine Anhangsfolie, die das Publikum normalerweise nicht sieht, es sei denn, jemand fragt danach. Wenn es nicht wichtig genug dafür ist, gehört es wahrscheinlich gar nicht auf die Folie.

Das ist für viele, die Präsentationen erstellen, unangenehm, weil es sich anfühlt, als würde man Arbeit löschen. Das ist es nicht. Die Recherche und das Denken haben die Folie trotzdem geprägt – es ist nur nicht alles mehr auf der Oberfläche.

Ein schneller Bauchcheck vor der Finalisierung einer Folie

Ein paar Fragen, die sich für jede überladene Folie lohnen:

  • Könnte ich diese Folie präsentieren, wenn der Text verdeckt wäre, nur aus dem Gedächtnis?
  • Gibt es mehr als eine Idee, die hier um Aufmerksamkeit konkurriert?
  • Würde diese Zeile für jemanden Sinn ergeben, der sie in zwei Sekunden überfliegt?
  • Steht hier etwas nur da, weil ich Angst hatte, es zu kürzen?

Wenn eine Folie mehr als eine dieser Fragen scheitert, ist sie wahrscheinlich noch nicht fertig – nicht weil das Design hässlich ist, sondern weil sie immer noch die Arbeit eines Dokuments statt einer Folie verrichtet.

Wo Teams meist danebenliegen (und wie man es erkennt)

Das Überlastungsproblem zeigt sich selten auf Folie eins. Es schleich sich um Folie 15 ein, wenn der Deadline näher rückt und keine Zeit mehr bleibt, um umzustrukturieren – stattdessen wird der Inhalt auf eine bestehende Folie einfach eine weitere Zeile hinzugefügt. Es lohnt sich, am Ende eines jeden Präsentation-Builds einen Durchgang zu machen und nach Folien Ausschau zu halten, die seit der ersten Entwurf gewachsen sind. Diese brauchen meistens die stärkste Kürzung.

Hypothetisch: Stellen Sie sich eine Strategie-Präsentation vor, bei der die „Marktanalyse“-Folie mit drei Aufzählungspunkten begann und im Laufe einer Woche stumm auf neun angewachsen ist, wobei jeder Punkt von einem anderen Stakeholder hinzugefügt wurde, der seinen Punkt einbringen wollte. Niemand hat etwas entfernt. Das ist kein hypothetischer Designfehler – es ist ein Prozessfehler, und er lässt sich mit einer einfachen Regel beheben: Jede Ergänzung auf einer Folie erfordert, dass jemand auch einen Schnitt vorschlägt.

Wenn Ihre nächste Präsentation schwer wirkt, beginnen Sie nicht damit, die Schrift zu verkleinern. Fragen Sie stattdessen, welche Folien eigentlich versuchen, Dokumente zu sein – und lassen Sie diese zu Dokumenten werden.